2. Возможности базы данных в Excel. Формы данных.

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную информацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1. каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2. несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3. не включать в список пустые строки и столбцы.

Заполнение таблицы с помощью формы данных.

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Для ввода данных с помощью Формынеобходимо выделить любую ячейку списка и в пункте менюДанныевыбрать командуФорма. В результате появится диалоговое окно, представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для вводы информации, если этот столбец не содержит значений, вычисленных по формуле. В правой частиФормынаходятся кнопки для работы со списком.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая,Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишейTab.

Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопкуЗакрыть.

Редактирование ячеек при помощи контектсного меню.

При редактировании таблиц во многих случаях удобнее пользоваться контекстным меню, вызываемым нажатием правой клавиши мыши. Так, для форматирования ячеек их достаточно выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду ФорматЯчеек, вы перейдете к тому же диалоговому окну. Редактировать содержимое ячейки (исправлять, изменять данные) совсем не обязательно в Строке формул. Если дважды щелкнуть мышью по ячейке, в ней появится текстовый курсор, и можно произвести все необходимые исправления.

Задание 2.

Теперь продолжите выполнение задания и приступайте к заполнению таблицы данными.

1. В текущей работе обычно приходится заполнять таблицы вперемешку, например, в порядке поступления товара, поэтому вносите данные в таблицу в произвольном порядке.. Заполнение рабочей книги удобнее проводить в режиме Формы данных.

2. Выделите таблицу без первой строки, но захватите обязательно нижнюю незаполненную строку (в образце таблицы это строка 8). Эта строка должна содержать все формулы и нумерацию. Если вы забудете выделить в таблице незаполненную строку, то не будете иметь возможность продолжать заполнение таблицы в режиме формы.

3. Выполните команду ДанныеФорма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования («Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представляет строку таблицы).

4. Начинайте заполнение формы. Введите название отдела: Мясной, нажните Tab или перейдите мышью в следующую строку, в которой введите название поступившего товара, например, говядина. В следующей строке введите ед измерения: кг. В следующей строке введите цену прихода, например 28, далее – кол-во прихода, например, 50, далее – цену расхода, например 32, далее – кол-во расхода, например, 41. Когда заполните всю запись, нажмите клавишу Enter, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке – записи. Как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.

5. Заполните несколько новых записей на ваше усмотрение (или см. образец таблицы на рис.2). Вводите данные так, чтобы были товары из одного и того же отдела, и обязательно присутствовал товар с нулевым остатком. После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

Образец таблицы:

ПРИХОД

РАСХОД

ОСТАТОК

№

Отдел

Наименование товара

Единица измерения

Цена прихода

Кол-во прихода

Цена расхода

Кол-во расхода

Кол-во остатка

Сумма остатка

1

Мясной

Говядина

кг

28р.

50

32р.

41

9

288р.

2

Кондитерский

Конфеты

упаковка

60р.

50

75р.

44

6

450р.

3

Молочный

Кефир

упаковка 1л

5р.

40

9р.

35

5

45р.

4

Мясной

Колбаса

кг

35р.

30

45р.

24

6

270р.

5

Вино-водочнный

Водка

бут. 0,5 л

25р.

100

32р.

72

0

0р.

6

0

0р.

Рис. 2.