СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………………….5

1. Теоретические аспекты организации учета с подотчетными лицами………..6

1.1. Правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами…………6

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами……………………..

2. Расчеты с подотчетными лицами………………………………..

2.1 Введение списка подотчетных лиц………………………………………..

2.2 Операция выдачи денежных средств……………………………………..

2.3 Ввод авансовых отчетов

2.4 Получение отчетов

2.5 Возврат в кассу неиспользованных подотчётных денежных средств……

Заключение

Список используемых источников

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизированный учёт позволяет в должной степени детализировать аналитический учёт по счетам учёта расчетов с работниками и позволяет получить должную информацию по расходованию средств организации.

Выбор актуальности темы автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами обусловлен необходимостью осуществлять должный контроль за сроками выдачи и возврата подотчётных сумм, лиц получивших подотчетные суммы, а также для оперативного и своевременного контроля за расходованием денежных средств организацией, что без автоматизированного учёта представляется достаточно сложным и проблематичным. Автоматизированный учёт также необходим для соблюдения своевременного учёта для налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении подотчётных граждан. Бездействие организации в отношении невозвращенных своевременно сумм (непредъявление работнику сумм к вычету из заработной платы), особенно длительное бездействие вызывает естественные вопросы у контролирующих органов.

Целью данной работы является теоретически и практически рассмотреть автоматизацию взаиморасчетов с подчиненными лицами. Я использовал для автоматизированного учёта программу», т.к. она является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учёта. Она может поддерживать различные системы учёта, различные методологии учёта, использоваться на предприятиях различных типов деятельности. В системе «1С:Бухгалтерия» главные особенности учёта ведения учёта задаются конфигурацией системы. К ним относятся: основные свойства плана счетов, виды аналитического учёта, состав и структура используемых справочников, документов, отчётов и т.д.

1. Теоретические аспекты организации учета с подотчетными лицами

1. Правовые регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Свод правил бухгалтерского учета разработан на основе концепции бухгалтерского учета в России и представляет собой систему нормативных документов, которые в зависимости от назначения и статуса разделяются на четыре уровня [1].

Основным актом первого уровня является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, который определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.

К первому уровню системы следует отнести также Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Постановление Правительства Российской Федерации «О Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными учетными стандартами финансовой отчетности» от 06.03.98 г. № 283 и др.

Остановимся более подробно на законе о бухгалтерском учете.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» - первый законодательный акт, принятие которого с нетерпением ожидали специалисты в области бухгалтерского учета и налогообложения. В нем сведены воедино все основные правовые и методологические принципы организации и ведения бухгалтерского учета, сложившиеся в РФ на настоящий момент и содержащиеся во многих нормативных документах Минфина РФ.

Кроме того, с развитием рыночных отношений и международного сотрудничества назрела необходимость в закреплении концептуальных основ организации и ведения бухгалтерского учета, порядка составления и представления бухгалтерской отчетности на более высоком, законодательном уровне.

Указанный Закон имеет большое значение для развития бухгалтерского учета в стране, поскольку:

1. повышает юридический статус норм бухгалтерского учета для коммерческих и некоммерческих организаций;

2. закрепляет обязанность юридических лиц вести бухгалтерский учет;

3. повышает статус норм бухгалтерского учета до уровня статуса норм другого законодательства.

Вместе с тем Закон не вносит никаких кардинальных изменений в сложившийся порядок организации и ведения бухгалтерского учета на территории РФ, а лишь систематизирует наиболее устойчивые и уже продемонстрировавшие свою практическую применимость принципиальные моменты российского бухгалтерского учета [3].

Сложившийся в настоящее время фактически в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета и закрепленный в проекте закона второй уровень документов представляет собой ПБУ - Положения по бухгалтерскому учету. Положения по бухгалтерскому учету создаются, как известно, согласно Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283.

Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) устанавливают принципы и правила (критерии признания, оценки, группировки и т.д.) формирования информации об отдельных объектах бухучета (активах, обязательствах, операциях) и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Отечественные ПБУ в отличие от международных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер. Большинством ПБУ предусмотрены различные варианты учета соответствующих объектов [4].

Методические рекомендации и инструкции (3-й уровень) призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

Примером данных нормативных документов служит план счетов и инструкцию по его применению.

Последний уровень регулирования бухгалтерского учета представлен рабочими документами самого предприятия.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основные рабочие документы организации:

• документ по учетной политике предприятия;

• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

• графики документооборота;

• утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Следует отметить, что многие организации ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами [5].

Охарактеризуем теперь нормативные документы, непосредственно регламентирующие порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчет.

Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчет.

Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику под отчет при условии, что он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчет средства другим лицам. Для того чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия.

Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком.

Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ).

Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.

При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная.

Во-первых, в соответствии с пунктом 2 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор перевозки пассажира, устанавливает стороной в договоре перевозки физическое лицо - пассажира. Аналогично статья 75 Устава автомобильного транспорта РСФСР, утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. № 12, устанавливает, что по договору перевозки пассажира автотранспортное предприятие обязуется перевезти пассажира в пункт назначения.

Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется. Такое же мнение было высказано Минфином России в письме от 30 декабря 1997 г. № 04-03-11.

Иногда в ходе проверки некоторые налоговые инспекции, выявив факт выдачи денег в подотчет работникам из поступившей в кассу наличной выручки, расценивают это как нарушение наличного денежного обращения, то есть расходование наличных денежных средств непосредственно из кассы, минуя расчетный счет. Налагая штраф, они руководствуются пунктом 9 Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения».

Однако это неправильно. Ведь в пункте 9 Указа Президента РФ № 1212 предусмотрено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. А в рассматриваемой ситуации производится выдача денег сотрудникам предприятия в подотчет на конкретные цели (хозяйственные или командировочные расходы) по расходным кассовым документам, что разрешено этим же пунктом указа. При этом нет оснований расценивать это как факт использования наличных денежных средств для внесения их на счета других предприятий и физических лиц [2].