2. Расчеты с подотчетными лицами

2.1 Ведение списка подотчетных лиц.

"Подотчетными лицами могут являться только сотрудники организации.

Для ведения списка сотрудников организации предусмотрен справочник «Сотрудники».

Для ввода в справочник нового сотрудника и изменения информации о сотрудниках, уже внесенных в справочник, рекомендуется использовать документы типовой конфигурации - кадровые приказы."

Последовательность выполнения:

Главное меню «Справочники» - «Сотрудники» - клавиша «Insert» – завожу реквизиты сотрудника: «Петров Михаил Иванович» - закладка «Прочее» - завёл паспортные данные – Ок.

Аналогичным образом завёл ещё трёх сотрудников: Смирнов Михаил Иванович; Михеев Степан Иванович; Назаров Станислав Иванович.

2.2 Операция выдачи денежных средств

Операции по выдаче денежных средств из кассы вводятся при помощи документов "Расходный кассовый ордер".

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода используется документ "Расходный кассовый ордер".

Для работы с документами по движению наличных денежных средств предназначен журнал "Касса"

Последовательность выполнения:

Главное меню «Журналы» - «Касса» - клавиша «Insert» - «Расходный кассовый ордер» - клавиша «Enter» - в графе «Движение денежных средств» - «Выдача под авансовый отчёт» - «Корр.счёт» 71.1 – «Enter» - выбрал подотчётное лицо: «Назаров Станислав Иванович» - в строке «Основание» пишу: «Выдача денежных средств под отчёт» - в графе «Сумма» - 10 000.

Аналогичным образом осуществил выдачу денежных средств под отчёт: Петрову М.И. в сумме 5 000 рублей; Смирнову М.И. в сумме 20 000 рублей; Михеев С.И. в сумме 15 000 рублей.

2.3 Ввод авансовых отчетов

"Для ввода в информационную базу авансового отчета предназначен документ "Авансовый отчет". Документ позволяет получить печатную форму авансового отчета.

При проведении документ "Авансовый отчет" формирует бухгалтерские проводки в соответствии со сведениями, указанными в форме документа.

Для работы с авансовыми отчетами служит журнал документов "Авансовые отчеты".

Документ "Авансовый отчет" может использоваться для ввода как рублевых, так и валютных авансовых отчетов.

При выводе нового документа, прежде всего, следует установить: тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются

в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка "ОК").

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

В реквизите "Сумма" следует указать сумму, выплаченную поставщику.

Реквизит "В том числе НДС" заполнять не следует.

Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: "Поступление материалов", "Услуги сторонних организаций" и т. д.

Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т. п. Сумму НДС следует указать в реквизите "В том числе НДС". (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 "НДС по приобретенным ценностям" используется документ "Счет-фактура полученный".

Список валют, используемых при ведении учета, и история изменения их курсов хранится в справочнике "Валюты" .

Ввод операций по расчетам с подотчетными лицами вручную. Операции по учету расчетов с подотчетными лицами можно вводить вручную. При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, количество и суммы проводок.

Последовательность выполнения:

Главное меню «Журналы» - «Авансовый отчёт» - клавиша «Insert» - в типе авансового отчёта выбрал: «Рублевый», далее в графе «Сотрудник» выбрал «Назаров Станислав Иванович» - нажал кнопку «Записать» - нажал кнопку «Показать». В результате чего виден неизрасходованный остаток денежных средств у подотчетного лица, в данном случае, 10 000 рублей.

Перехожу на закладку «Оборотная сторона»

Заполняю содержание «Авансового отчёта»

Операция №1: В строке «Документ» прописал документ, на основании которого оформляется авансовый отчёт, данном случае «Товарный чек» - «Дата документа» - 05.12.08 – «№ документа» – 1 – «Корр. счёт» - 10.2. Выбрал купленный материал: в данном случае «панели», количество – 100, сумма 12 000. Авансовый отчёт заполнил полностью, нажал клавишу «Ок».

Аналогичным образом занёс авансовые отчёты : Петрову М.И. в сумме 5 000 рублей; Смирнову М.И. в сумме 20 000 рублей; Михеев С.И. в сумме 13 000рублей

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет". Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Последовательность выполнения:

Чтобы распечатать Авансовый отчёт необходимо: нажать кнопку «Печать»