Del-stvo_Met_2013

ставляться от руки. Для удобства ввода номера документа следует расставить соответствующие позиции табуляции. При этом номер документа должен располагаться на расстоянии 14 см (56 печатных знаков) от левого поля. Начиная с даты и номера, весь текст документа рекомендуется вводить, используя шрифт Times New Roman размером 12 пт, без выделения;

–ввести место составления или издания документа (реквизит 14), выровняв его по центру;

–предусмотреть место для ввода заголовка к тексту. В ряде случаев

рекомендуется проставлять на бланке для реквизита «Заголовок к тек-

сту ограничительные знаки. При этом символы вставляются посредством команды «Вставка – Символ…» с последующим выбором шрифта Symbol на вкладке «Символы»;

– сохранить бланк, выбрав в качестве типа файла Шаблон документа.

2.Создать бланк для письма с угловым расположением реквизитов. При создании бланка соблюдать требования, изложенные в п. 1. Предусмотреть возможность свободного ввода данных об адресате (реквизит 15)

вправой части листа. Для этого при создании бланка ввод текста целесообразно осуществлять в соответствующие ячейки таблицы с последующим удалением видимых внешних границ. Реквизит «Адресат» печатается на расстоянии 8 см (32 печатных знака) от левого поля. Сохранить бланк, выбрав в качестве типа файла Шаблон документа.

3.Создать бланк для письма с продольным расположением реквизитов. При создании бланка соблюдать требования, изложенные в п. 1. При необходимости воспользоваться вводом данных в ячейки таблицы. Сохранить бланк, выбрав в качестве типа файла Шаблон документа.

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Текст документа формата А4 рекомендуется печатать через 1,5 межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером 12 или 13 пт. Размеры полей: левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм.

Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует писать с красной строки.

11

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» допускается отделять друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа рекомендуется отделять друг от друга одной пустой строкой.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки и наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 –	после 5 печатных знаков (1,25 см) для начала абзацев в тексте;
2 –	после 16 печатных знаков (4 см) для составления таблиц и трафа-
ретных текстов;
3 –	после 24 печатных знаков (6 см) для составления таблиц и трафа-
ретных текстов;
4 –	после 32 печатных знаков (8 см) для реквизита «Адресат»;
5 –	после 40 печатных знаков (10 см) для реквизитов «Гриф утвер-
ждения»;
6 –	после 48 печатных знаков (12 см) для расшифровки подписи в
реквизите «Подпись»;
7 –	после 56 печатных знаков (14 см) для составления таблиц и тра-

фаретных текстов, для печатания слов «Копия» при снятии копии с документов об образовании, со свидетельств о браке и других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатного устройства.

12

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Описанные правила следует применять при использовании для оформления документов печатающих устройств ПЭВМ.

5.ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Краспорядительной документации относятся приказы, распоряжения, указания, решения, постановления.

Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения производственных задач. Приказы делятся на две основные группы – приказы по основной деятельности

иприказы по личному составу (персоналу) предприятия.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации и его заместителями. Оно представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Указание – организационно-правовая форма управленческого решения. Оформляется по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и т.п.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления (Совет директоров АО, Ученый совет и т.п.). По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению распоряжения.

Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, а также властными органами субъектов Российской Федерации.

Макеты и примеры оформления распорядительных документов приведены на рис. 7–15.

13

Эмблема, товарный знак

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

	ПРИКАЗ
Дата	№ 00
Место составления или издания
Заголовок к тексту начинается

с предлога «О...», отвечает на вопрос «О чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его И.О. Фамилия или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2.Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3.В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на … ( указывается должность, И.О. Фамилия или наименование структурного подразделения).

Наименование должности
руководителя	(подпись)	И.О. Фамилия
Визы заинтересованных лиц
Должность
(подпись)	И.О. Фамилия
Дата
С приказом ознакомлены:
Должности	(подписи)	Расшифровки
Даты		подписей
Исполнитель (инициалы, фамилия)
Телефон
В дело 00-00	(подпись)
Дата

Рис. 7. Макет приказа

14

Открытое акционерное общество «Фармация»

ПРИКАЗ

15.01.2008	№ 10
	г. Архангельск
О введении Инструкции по
делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ОАО «Фармация» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ОАО.

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2008.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ОАО с 01.02.2008 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений.

4.Секретарю-референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование

Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения пред-

приятия до 01.02.2008.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора И.И. Клименко.

Директор		(подпись)	Р.Н. Зиненко
Юрисконсульт
(подпись)	А.П. Морозова
05.01.2008
С приказом ознакомлены:		(подпись)	И.И. Клименко
Заместитель директора
16.01.2008
Секретарь-референт		(подпись)	О.Д. Сотникова
16.01.2008
А.Д. Сергеева
93 16 21
В дело 10-01	(подпись)
18.01.2008

Рис.8. Пример приказа

15

Открытое акционерное общество «Фармация»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

15.01.2008	№ 10
	г. Архангельск
О введении Инструкции по
делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ОАО «Фармация» и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ОАО с 01.02.2008 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений.

Директор

Р.Н. Зиненко

Верно

Секретарь-референт	(подпись)	Е.Ю. Волкова
20.01.2008

Рис. 9. Пример выписки из приказа

16

Эмблема, товарный знак

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата

№ 00

Место составления или издания

Заголовок начинается с предлога “ О...”, отвечает на вопрос “ О чем”

Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ (ПРЕДЛАГАЮ):

1.Пункты распоряжения строят по схеме: должность - исполнитель – действие

–срок исполнения.

Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование структурного подразделения или должности, инициалы, фамилия).

Наименование должности лица,		(подпись)	И.О. Фамилия
подписавшего документ
Гриф согласования или визы
(наименование должности,
подпись, расшифровка подписи, дата)
С распоряжением ознакомлены:		(подписи)
Должности			Расшифровки
Даты			подписей
Исполнитель (инициалы, фамилия)
Телефон
В дело 00-00	(подпись)
Дата

Рис.10. Макет распоряжения

17

ЗАО «Эталон»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.10.2008	№ 10
	Москва
О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3

ОБЯЗЫВАЮ:

1.Начальника ремонтно-технической службы Д.И. Макарова провести ремонтные работы в цехе № 3, срок – 18.10.2008.

2.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника

цеха № 3 Ю.В. Антонова.

Директор	(подпись)		П.И. Абрамов
Главный инженер
(подпись)	С.И. Виноградов
14.10.2008
Начальник цеха № 3
(подпись)	Ю.В. Антонов
13.10.2008
С распоряжением ознакомлен:
Начальник ремонтно-технической службы		(подпись)	Д.И. Макаров
15.10.2008
А.П. Краснов
913 45 03
В дело 10-05
16.10.2008	(подпись)

Рис. 11. Пример распоряжения

18

Эмблема, товарный знак

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

УКАЗАНИЕ

Дата

№ 00

Место составления или издания

Заголовок выражает краткое содержание, начинается предлогом “ О…”

Текст констатирующей части начинается формулировками: «В соответствии...», «В целях...», «Во исполнение...».

Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может не быть.

Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

Если, согласно законодательству, исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия) – действие (начинается с глагола в неопределенной форме) – срок исполнения.

2.В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Наименование должности лица,
подписавшего документ		(подпись)	И.О. Фамилия
Гриф согласования или визы
(при необходимости)
С указанием ознакомлены:		(подписи)
Должности			Расшифровки
Даты			подписей
Исполнитель (инициалы, фамилия)
Телефон
В дело 00-00	(подпись)
Дата

Рис.12. Макет указания

19

Открытое акционерное общество «Фармация»

УКАЗАНИЕ

15.10.2008	№ 10
	г. Архангельск
О графике отпусков на 2009 год

Для составления графика отпусков на 2009 год

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска

в2009 году. Срок представления списков – 19.12.2008.

2.Отделу кадров составить свободный график отпусков на 2009 год и представить его на утверждение в дирекцию. Срок предоставления графика – 22.12.2008.

3.Контроль за исполнением настоящего указания возложить на начальника от-

дела кадров О.Ю. Панкратову.
Зам. директора	(подпись)	П.И. Абрамов
С указанием ознакомлена:
Начальник отдела кадров	(подпись)	О.Ю. Панкратова
15.10.2008

И.О. Самойлова

913 48 11

В дело 07-15
19.10.2008	(подпись)

Рис. 13. Пример указания

20