Del-stvo_Met_2013

ЗАДАНИЕ 8

1. На основании созданного в Задании 1 шаблона с угловым расположением реквизитов составить акт в соответствии с приведенной ниже тематикой:

–акт приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, матереальных ценностей и т.д.);

–акт приемки-сдачи объекта;

–акт проведения производственных испытаний;

–акт уничтожения (дел, документов, испорченных товаров и т.п.)

–акт инвентаризации;

–акт несчастного случая;

–акт списания материальных ценностей;

–акт приема законченных работ;

–акт ревизии;

–акт проверки сохранности документов;

–акт, фиксирующий конкретное событие на предприятии, в организации (по выбору студента).

2. На основании созданного в Задании 1 шаблона с продольным или угловым расположением реквизитов составить протокол заседания коллегиального органа. Вид коллегиального органа и тематику заседания принять самостоятельно.

Сохранить документы, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

Докладные, служебные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения. Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие организации.

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

41

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Примеры докладных, служебных и объяснительных записок приведены на рис. 29 – 31.

Отдел рекламы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		Директору предприятия
		А. В. Данилову
12.02.2008	№ 3
О дополнительном финансировании

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2008 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей для завершения работы по заказу № 358/15.

Начальник отдела

(подпись)

Ю.Г. Ожегов

Рис. 29. Пример внутренней докладной записки

Бухгалтерия

		Начальнику
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА		отдела снабжения
		Е.Ю. Волковой
22.11.2008	№ 4
О сроках поставки мебели

Уважаемая Евгения Юрьевна!

Просим Вас сообщить о сроках поставки новой офисной мебели и канцтоваров в отдел снабжения, а также предоставить платежные документы по закупке офисной мебели от 20.11.2008.

Главный бухгалтер

(подпись)

М.Е. Буриев

Рис. 30. Пример служебной записки

42

Транспортный цех		Главному механику
		ООО «АФЗ»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА		М.П. Малышеву
08.06.2008	№ 5
Об опоздании на работу

08.06.2008 я опоздал на работу на 45 минут из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.

Механик

(подпись)

К.Л. Епифанов

Рис. 31. Пример объяснительной записки

ЗАДАНИЕ 9

1.На основании созданного в Задании 1 шаблона с угловым расположением реквизитов составить внешнюю докладную записку, связанную

срешением текущих проблем предприятия или организации.

2.Составить внутреннюю докладную записку, связанную с решением текущих проблем предприятия или организации.

3.Составить служебную записку, связанную с решением текущих проблем предприятия или организации.

4.Составить объяснительную записку по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков, поведения и т.п. отдельных работников предприятия.

Сохранить документы, выбрав в качестве типа файла Документ

Word.

Справки

Справки – это документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по определенному вопросу. Справки делят на две группы – справки с информацией о фактах и событиях служебного характера (составляются по запросу и представляются в установленные сроки) и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям (удостоверяющие какой-либо юридический факт).

Примеры справок приведены на рис. 32, 33.

43

Федеральное государственное унитарное предприятие

ОАО «Аленушка»

Московский филиал

По месту требования

Ленинградское ш., 6,

Москва, 125171 Тел.: [phone] Телефакс: (095) 945 00 28

СПРАВКА

20.03.2008

№ 31

Леонова Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга ОАО «Аленушка» с окладом 15 800 (пятнадцать тысяч восемьсот) рублей в месяц. Справка составлена на основании запроса от 01.03.2008.

Директор	(подпись)	И.Г. Белобородов
Гл. бухгалтер	(подпись)	Е.Ю. Волкова
	М.П.

Рис. 32. Пример справки, выданной заинтересованным гражданам и учреждениям

ЗАДАНИЕ 10

1.Составить справку, удостоверяющую какой-либо юридический факт (о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, месте учебы, наличии иждивенцев и т.п.). При составлении справки использовать формат А5, альбомную ориентацию.

2.Составить справку с информацией о фактах и событиях служебного характера (внутреннюю или внешнюю). Справка должна содержать таблицу, состоящую не менее чем из пяти строк. Для справок, направляемых за пределы организации, использовать созданный в Задании 1 шаблон с угловым расположением реквизитов.

Сохранить документы, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

44

Федеральное Государственное унитарное предприятие

ОАО «Аленушка»

Московский филиал

Ленинградское ш., 6,

Москва, 125171 Тел.: [phone] Телефакс: (095) 945 00 28

СПРАВКА
20.06.2008	№ 31
О закупке продуктов питания

Директору Архангельского филиала ОАО «Аленушка» А.Р. Давыдову ул. Урицкого, 50,

г. Архангельск, 163061

В соответствии с договором поставки продуктов питания в 1-ом квартале 2008 г. были закуплены следующие виды наборов продуктов питания:

Вид набора	Количество, шт.	Стоимость, р.	Страна-производитель
Молочный	25	1500	Россия
Мясной	30	3500	Россия, США
Сухой паек	50	2500	Россия
Рыбный	14	900	Россия

Справка составлена на основании запроса от 10.06.2008.

Гл. бухгалтер

(подпись)

Е.Ю. Волкова

И.В. Иванова

552 12 03

Рис. 33. Пример справки информационного характера

45

8. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Важнейшей функцией кадровой службы (службы персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные документы, документы по социальному обеспечению и др.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

Примеры оформления документов по личному составу приведены на рис. 34 – 37.

		Директору Лесозавода № 29
	ЗАЯВЛЕНИЕ	Г.М. Волкову
		от Е.Ю. Петровой,
	19.06.2008	проживающей по адресу:
		ул. Садовая, 40, г. Архангельск

Прошу принять меня на работу на должность офис-менеджера в отдел статистики и планирования.

	(подпись)	Е.Ю. Петрова
	Рис. 34. Пример заявления о приеме на работу
Бухгалтерия	Директору ОАО «Альфа»
ЗАЯВЛЕНИЕ	В.Н. Копосовой
08.06.2008

Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переходом на новую работу с 22.06.2008.

Гл. бухгалтер

(подпись)

М.Ю. Демидов

Рис. 35. Заявление об увольнении с работы

46

Федеральное государственное унитарное предприятие

ОАО «Аленушка»

Московский филиал

ПРИКАЗ

30.05.2008	№ 11
По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ИГНАТОВА Виктора Константиновича на должность инженера по технике безопасности с 01 июня 2008 года с должностным окладом 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.

Основание: личное заявление В.К. Игнатова;

контракт № 231 от 29.05.2008.

С приказом ознакомлен:

2.ПЕРЕВЕСТИ:

2.1.ПЕТРОВУ Тамару Гавриловну с должности делопроизводителя на должность бухгалтера с должностным окладом 17 000 (семнадцать тысяч) рублей с 01 июня 2008 года.

Основание: служебная записка гл. бухгалтера З.И. Фёдоровой с визами; личное заявление Т.Г. Петровой.

С приказом ознакомлена:

2.2.СМИРНОВУ Ирину Викторовну с должности экономиста на должность ведущего экономиста с должностным окладом 21 500 (двадцать одна тысяча пятьсот) рублей с 01 июня 2008 года.

Основание: служебная записка нач. экономического отдела С.П. Михайловой с визами; личное заявление И.В. Смирновой.

С приказом ознакомлена:

3.УВОЛИТЬ:

АРЕФЬЕВУ Евгению Сергеевну с должности инженера по технике безопасности с 30 мая 2008 года по собственному желанию.

Основание: заявление об увольнении Е.С. Арефьевой от 16 мая 2008 года. С приказом ознакомлена:

Директор

(подпись)

В.В. Сидоркин

Рис. 37. Пример приказа по личному составу

47

С Е Р Г Е Й А Л Е К С Е Е В

ЦЕЛЬ - ПОЛУЧЕНИЕ ИНТЕРЕСНОЙ РАБОТЫ

ОПЫТ РАБОТЫ

1998–2008	ТОО «Башмачок»	Москва
Руководитель планового отдела

Введена новая система планирования.

Увеличены объемы продаж на 13%.

Уменьшены издержки производства на 23%.

1990–1998	ТОО «Башмачок»	Москва
Заместитель руководителя планового отдела

Увеличены объемы продаж на 7%.

Организована единая компьютерная сеть.

Введены в строй 4 филиала предприятия.

1980–1990	Трикотажная фабрика № 3	Москва
Старший экономист

Введена новая система расчетов с торговлей.

Улучшена связь с поставщиками.

Стажировка на головном предприятии.

ОБРАЗОВАНИЕ

1971–1975

Институт легкой промышленности

Москва

Факультет: Экономика легкой промышленности.

Специальность: Экономист.

УВЛЕЧЕНИЯ

Компьютеры, автомобили, чтение.

ТЕЛЕФОН: [phone] • ФАКС: [phone] E-MAIL: [e-mail]

УЛ. ЦЕНТРАЛЬНАЯ, 123-450, МОСКВА, РОССИЯ, 123456 •

Рис. 36. Пример резюме

48

ЗАДАНИЕ 11

1.Составить заявление о приеме на работу.

2.Составить заявление об увольнении с работы.

3.На основании созданного в Задании 1 шаблона с продольным расположением реквизитов составить приказ по личному составу.

4.Составить резюме (резюме – краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место). При составлении резюме можно пользоваться стандартными шаблонами WORD.

Сохранить документы, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

9.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С МНОГОСТРАНИЧНЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

В многостраничных документах нумеруются все страницы, кроме первой. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точка, тире), а также без указания слова «страница» («стр.», «с.» и т.п.).

При работе с многостраничными документами с использованием текстового процессора WORD удобно пользоваться режимом структуры. Он позволяет создавать для документа иерархическую структуру заголовков, изменять ее в процессе редактирования документа, применять встроенные стили заголовков, а также выполнять ряд других операций над фрагментами текста.

ЗАДАНИЕ 12

1.Загрузить в MS WORD многостраничный документ, указанный преподавателем.

2.Перейти в режим структуры (команда «Вид – Структура»).

3.Ознакомиться с Панелью инструментов «Структура».

4.Свернуть текст под всеми заголовками.

5.Поменять несколько заголовков местами, используя кнопки перемещения вверх и вниз. Проверить, перемещаются ли вместе с заголовками соответствующие разделы текста. Привести документ в первоначальное состояние.

6.Осуществить операции повышения и понижения уровней заголовков. Изменить стили оформления заголовков. Привести документ в перво-

49

начальное состояние.

7.Показать весь текст документа.

8.Закрыть многостраничный документ, не сохраняя сделанных изменений.

10.СОСТАВ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Контрольная работа выполняется студентами очно-заочной и заочной форм обучения. Основная цель контрольной работы – умение грамотно составить документ и оформить его в соответствии с требованиями стандарта [1]. Исходя из этого, в состав контрольной работы входит:

∙Введение;

∙Теоретическая часть;

∙Оригинальные образцы документов, разработанные студентом;

∙Список использованной литературы.

В теоретической части работы должно присутствовать не менее трех разделов по следующей тематике:

∙Классификация и структура организационнораспорядительных документов (ОРД). Формуляр и реквизиты ОРД.

∙Бланки документов;

∙Оформление распорядительных документов (приказы, выписки из приказов, распоряжения, указания, решения);

∙Оформление организационных документов (учредительный договор, устав, положения, штатное расписание, инструкции);

∙Оформление информационно-справочных документов (письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, справки);

∙Оформление документации по личному составу (резюме, заявления о приеме на работу и увольнении, приказы по личному составу);

∙Особенности работы с конфиденциальными документами;

∙Организация работы с документами. Общие принципы организации делопроизводства;

∙Систематизация и хранение документов,

Теоретическая часть в обязательном порядке должны быть проиллюстрированы примерами. Состав теоретической части и виды документов, которые должны быть приведены в качестве примеров, определяются преподавателем, исходя из программы дисциплины и в соответствии с вариантами заданий, представленными в данных методических указаниях. Ос-

50