Del-stvo_Met_2013

Федеральное агентство по образованию Архангельский государственный технический университет

Институт экономики, финансов и бизнеса

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Методические указания и сборник заданий для выполнения практических, лабораторных

и контрольных работ

Архангельск

2013

49

Рассмотрены и рекомендованы к изданию методическим советом Института экономики, финансов и бизнеса

мая 2008 г.

Составитель:

М.Ю. Варакин, доц., канд. техн. наук;

Рецензент А.А. Коробовский, доц., канд. техн. наук

УДК 681.3.069

М.Ю. Варакин. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Методические указания и сборник заданий для выполнения практических, лабораторных и контрольных работ. –2- е изд., перераб. и доп. - Архангельск: Изд-во АГТУ, 2008. – 52 с.

Рассматриваются вопросы оформления организационнораспорядительной документации, а также документов по личному составу на основе использования текстового процессора Microsoft Word. Приведены задания к практическим, лабораторным и контрольным работам и требования к их выполнению.

Методические указания предназначены для студентов Института экономики, финансов и бизнеса специальностей «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Экономика и управление на предприятиях лесного хозяйства и лесной промышленности», «Менеджмент организации» и направлений бакалавриата «Менеджмент», «Экономика» очной, заочной и очно-заочной форм обучения.

Разработано кафедрой Автоматизации обработки экономической информации.

© Архангельский государственный технический университет, 2008 © М.Ю. Варакин, 2008

2

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Успех любого начинания, в том числе в сфере бизнеса, зависит от многих факторов. В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию (в письменном или электронном виде), т.е. правильно оформить документ. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: Доку-

ментированная информация (документ) – это зафиксированная на матери-

альном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В переводе с латинского слово «документ» (documentum) означает «свидетельство», «доказательство». Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением в сферу управления компьютерных систем, а также их организационным, программным и информационным обеспечением.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием

документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архив-

ному делу.

2. ФОРМУЛЯР И РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ОРД)

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр делит площадь формата на три зоны:

3

служебное поле документа, поле для размещения углового (продольного) штампа и рабочее поле документа.

Информационные элементы документа называются реквизитами. Состав, расположение и границы зон реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-03 (рис. 1–3). Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования, переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Ниже приведены реквизиты документов согласно ГОСТ Р 6.30-03: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-

новки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26- отметка о заверении копии;

27- отметка об исполнителе;

4

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Рис.1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка

5

Рис.2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка

6

О8-15

Рис. 3. Расположение основных реквизитов документа

7

3. РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланк документа в электронном виде называется шаблоном.

Различают общие бланки, которые используются для любых видов документов, кроме писем; бланки писем, бланки конкретного вида документа (кроме письма). Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений и должностных лиц. Примеры бланков приведены на рис. 4–6.

	Открытое акционерное общество
	«Фармация»
	ПРИКАЗ
__________	№
	г. Архангельск

Министерство Российской Федерации по связям и информатизации Архангельское областное производственно-техническое управление связи

	МЕЖОБЛАСТНОЙ УЧЕБНЫЙ КОМБИНАТ
	ПРИКАЗ
__________	№
	г. Архангельск

Рис. 4. Образцы продольных бланков приказов организации

8

Федеральное Государственное унитарное предприятие «Российская самолетостроительная корпорация «МиГ» Инженерный Центр

«ОКБ им. А.И. Микояна»

Ленинградское ш., 6, Москва, Россия, 125171

Тел.: [phone] Телефакс: [phone]

_________	№
На №	от__________

ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез»

ул. Профсоюзная, д. 21, офис 620,

Москва, 117036 Тел./факс: [phone]

_________	№
На №	от_________

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО НАДЗОРА ЗА СВЯЗЬЮ И ИНФОРМАЦИЕЙ

В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

при Минсвязи России

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО НАДЗОРА ЗА СВЯЗЬЮ И ИНФОРМАТИЗАЦИЕЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ул. Тимме, д. 26, г. Архангельск, 164061

Р/с 4056878697847568756 в АК СБ РФ г. Архангельска, БИК 041117601

Кор. сч. 30000000230495867 в РКЦ ГБ по Архангельской области

26–79–87, 23–62–84

_________	№
На №	от__________

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД

Милютинский пер., д.7а,

Москва, 101000 Тел. [phone], факс [phone]

ОКПО 02842708

__________	№
На №	от_________

Рис. 5. Образцы угловых бланков писем организации

9

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОНД			THE INTERNATIONAL
СОЦИАЛЬНО-			FOUNDATION
ЭКОНОМИЧЕСКИХ			FOR SOCIO-ECONOMIC
И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ			AND POLITICAL STUDIES
ИССЛЕДОВАНИЙ			(THE GORBACHEV
(ГОРБАЧЕВ-ФОНД)			FOUNDATION)
Ленинградский проспект, 49,			49 Leningradsky Prospect
Москва, 125458,			Moscow 125458
Контактный телефон: [phone]			Phones 943 99 90
Факс: [phone]			Fax [phone]
__________	№
На №	от__________

Рис. 6. Образец продольного бланка писем организации

ЗАДАНИЕ 1

1.Создать бланк приказа с продольным расположением реквизитов

сиспользованием текстового процессора WORD. Для этого выполнить следующие действия:

– создать новый документ WORD;

– установить поля документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03;

– вставить посередине верхнего поля документа эмблему или товарный знак организации (реквизит 03), выбрав для этого произвольный рисунок. Размер рисунка не должен превышать размеров поля документа;

– ввести наименование организации (реквизит 08) и при необходимости данные об организации (реквизит 09), код организации (реквизит 04), код формы документа (реквизит 07). При вводе указанных реквизитов

рекомендуется использовать шрифт размером 14…20 пунктов (пт), выравнивание по центру. Допускается применение полужирного начертания и курсива;

– ввести наименование вида документа (реквизит 10). При вводе использовать шрифт размером 12…16 пт, выравнивание по центру, полужирное начертание;

– предусмотреть места для ввода даты и регистрационного номера документа (реквизиты 11, 12). В дальнейшем при создании конкретного документа текущая дата вставляется посредством команды “ Вставка – Дата и время …” и выравнивается по левому краю. Поскольку датой документа является не дата его создания, а дата подписания, данный реквизит может про-

10