Del-stvo_Met_2013

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

	РЕШЕНИЕ
Дата	№ 00
Наименование коллегиального органа
Заголовок к тексту начинается
с предлога «О …»

Текст констатирующей части документа (причина издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа.

Распорядительная часть начинается словами: Коллегия (Совет и т.д.)

РЕШИЛА (РЕШИЛ):

1.Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.

2.В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Председатель	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О. Фамилия

Рис. 14. Макет решения

21

ЗАО «Северный мех» РЕШЕНИЕ

07.09.2008	№ 5
Совета директоров
О подготовке к пушному аукциону
в Санкт-Петербурге

В декабре 2008 г в Санкт-Петербурге будет проводиться пушной аукцион. На основании координационного плана от 03.01.2008 Совет директоров ЗАО «Северный мех» считает необходимым принять участие в данном аукционе. Исходя из вышеизложенного, Совет директоров РЕШИЛ:

1.Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе коммерческого директора А.Д. Васильева.

2.А.Д. Васильеву подготовить предложения по составу делегации и представить их на рассмотрение Совету до 15.09.2008.

3.Начальнику отдела сбыта Л.В. Смирнову подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить его на рассмотрение Совету до 15.09.2008.

4.3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на заместителя

генерального директора	О.Б. Федотова.
Председатель Совета	(подпись)	И. О. Шилов
Секретарь	(подпись)	И. О. Горбунов

Рис. 15. Пример решения

ЗАДАНИЕ 2

1. На основании ранее созданного бланка с продольным расположением реквизитов составить один из следующих документов:

1.1.Приказ об установлении единого режима работы центральных складов предприятия;

1.2.Приказ об итогах ревизии работы предприятия;

1.3.Приказ о более рациональном использовании отходов производ-

ства;

1.4.Приказ об итогах ревизии по проверке финансового учета на предприятии;

22

1.5.Приказ об итогах работы с документами на предприятии в отчетном году;

1.6.Приказ о премировании работников предприятия;

1.7.Приказ о наложении взысканий на работников предприятия;

1.8.Приказ по основной деятельности (вид деятельности выбрать самостоятельно).

Сохранить созданный приказ, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

2. На основании ранее созданного бланка с продольным расположением реквизитов составить выписку из приказа. Сохранить выписку, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

3. На основании ранее созданного бланка с продольным расположением реквизитов составить распоряжение. Круг рассматриваемых в распоряжении вопросов определить самостоятельно. Сохранить распоряжение, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

4. На основании ранее созданного бланка с продольным расположением реквизитов составить указание. Круг рассматриваемых в указании вопросов определить самостоятельно. Сохранить указание, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

5. На основании ранее созданного бланка с продольным расположением реквизитов составить решение, принятое Советом директоров предприятия, Общим собранием акционеров, Ученым советом университета и т.п. Круг решаемых вопросов определить самостоятельно. Сохранить решение, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

6. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

К организационной документации относятся учредительные документы (учредительный договор, устав), положения, штатное расписание, инструкции, правила.

Учредительные документы – это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании юридического лица и в период его функционирования. К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор – это правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации. Учредительным договором утверждается, если он необходим, устав, который

23

дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение – документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений. Положения бывают двух видов:

-типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений и т.п);

-индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения и т.п.).

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров и т.п.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Макет оформления штатного расписания (форма № Т-3) приведен на рис. 16.

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные стороны деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые устанавливают для работника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

ЗАДАНИЕ 3

1.Используя приведенные в литературе [2, 3, 4, 5, 6] примеры, самостоятельно ознакомиться со структурой, содержанием и реквизитами учредительных документов (учредительный договор и устав организации).

2.Используя приведенные в литературе [2, 3, 4, 5, 6] примеры, самостоятельно ознакомиться со структурой, содержанием и реквизитами Положения об организации (структурном подразделении) и Положения о персонале предприятия, организации.

3.Составить штатное расписание организации (не менее пяти должно-

стей).

4.Используя приведенные в литературе [2, 3, 4, 5, 6] примеры, самостоятельно ознакомиться со структурой, содержанием и реквизитами Должностных инструкций.

24

Унифицированная форма № Т-3

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Коды

Форма по ОКУД

0301017

по ОКПО

(наименование организации)

Номер

Дата

документа

составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

на период с «__»___________20__года

Приказом организации

от «

»_____________20 г. №___

Штат в количестве

____________ единиц

Структурное

Должность

Надбавка, руб.

подразделение

(специаль-

Коли-

ность, про-

чество

Тарифная

фессия),

штат-

ставка

Всего,

Приме-

Наиме-

код

разряд, класс

ных

(оклад),

руб.

чание

нование

(категория)

еди-

руб.

квалифика-

ниц

ции

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

и т.д.

Итого по листу

Руководитель кадровой

службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Главный бухгалтер

личная подпись

расшифровка подписи

Рис. 16. Штатное расписание (макет)

25

7. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Письма

Письма (деловая корреспонденция) – общепринятое название боль-

шого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.

Служебные письма оформляются на специальных бланках для писем. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

В составе реквизитов служебного письма отсутствуют реквизиты 10 (наименование вида документа), 16 (гриф утверждения), 26 (отметка о заверении копии). Реквизиты 23 (гриф согласования), 24 (визы) размещаются на последнем экземпляре письма, который подшивается в дело. Реквизит 27 (отметка об исполнителе), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.

Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере. Ниже приведены фрагменты писем различных тематических групп.

Письмо-приглашение:

17–18 июня 2008 г. фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытые системы» проводят семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 2 000 рублей на счет … и подтвердить свое уча- стие в семинаре по телефону ….

Письмо-подтверждение:

Подтверждаем долевое участие в строительстве административ- ного здания в 2008/2009 году в сумме 800 тыс.долл. США.

Письмо-напоминание:

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с договором № 027-64 от 02.06.2008 истек 01.09.2008. В случае невыполне- ния Вами принятых на себя обязательств мы будем вынуждены…

26

Информационное письмо:

ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к со- ставлению и оформлению служебных документов и правила работы с ни- ми. Заказать книгу можно по телефону: 129-92-61.

Письмо-извещение:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2007 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными пар- тиями в январе, феврале и марте 2008 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Гарантийное письмо

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Оплата гарантируется со счета №……… в Мосбизнесбанке.

или

Фонд готов принять на стажировку трех преподавателей инсти- тута на срок два месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выпла- чивается стипендия в размере минимальной заработной платы.

Инициативное письмо:

Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с одной до пяти тонн в су-

тки и расширения ассортимента необходимо помещение площадью не менее 300 кв. м.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письмо-ответ:

Запрашиваемая Вами реставрационная бумага не может быть поставлена в оговоренные ранее сроки в связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.

ЗАДАНИЕ 4

1. На основании созданного в Задании 1 шаблона с угловым расположением реквизитов составить:

∙письмо-просьбу, связанное с решением текущих проблем предприятия или организации;

∙информационное письмо, пропагандирующее деятельность организации, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу и т.д.

27

∙ одно или несколько писем (по указанию преподавателя) в соответствии с приведенной ниже тематикой:

–сопроводительное письмо;

–письмо-подтверждение;

–письмо-напоминание;

–рекламно-информационное письмо;

–письмо-приглашение;

–письмо-благодарность;

–гарантийное письмо;

–письмо-презентация;

–инициативное письмо (произвольная тематика);

–ответное письмо (произвольная тематика);

–коммерческий запрос;

–коммерческое предложение (оферта);

–рекламация;

–ответ на рекламацию.

При составлении писем руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-03. При вводе расшифровки подписи (реквизит 22) предусмотреть позицию табуляции на расстоянии 12 см (48 печатных знаков) от левого поля. Текст документа вводить шрифтом Times New Roman, размером 12 пт. Сохранить письма в отдельных файлах, выбрав в качестве типа файла Документ Word. Примеры писем приведены на рис. 17, 18.

ЗАДАНИЕ 5

Составить письмо зарубежному деловому партнеру. Письмо может быть составлено на русском или английском языке, но с соблюдением норм, принятых в англоязычных странах [2]. Следует отметить, что в настоящее время отсутствует единый международный стандарт на оформление служебных писем. Тем не менее, в практике деловой переписки используется ряд стандартов Международной организации стандартизации

(ISO - International Organization for Standardization), в частности, стандарт ИСО 5127-1, 1983 (Документация и информация).

Пример письма с применением формуляра, обычно использующегося для писем в англоязычные страны, приведен на рис. 19, 20.

Сохранить письмо, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

28

Герб (эмблема, товарный знак)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Почтовый и телеграфный адрес, индекс предприятия связи,

№телефона, факса и т.д.,

№счета в банке

Код организации

Код формы документа

00.00.0000	№ 00/00 - 000
На № 00	от 00.00.0000

Адресат: Наименование организации И.О. Фамилия (в дательном падеже)

ул. Название, № дома, г. Город, почтовый индекс

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем», начинается с предлога «О...»)

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора).

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть (мотивацию), излагающую причины написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих органи-

заций.
Приложение: на … л., в …	экз.
Наименование должности	(подпись)	И.О. Фамилия
руководителя

Визы: Должность

(подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель (инициалы, фамилия) телефон

000 00 00

В дело 00-00
00.00.0000	(подпись)

ОРГАНИЗАЦИЯ Вх. №_____

«___»______20___г.

Рис. 17. Макет служебного письма

29

Выставочный центр «Экспо-Бизнес»

ул. Вострякова, 118,

Москва, 125171 Тел.: [phone] Телефакс: [phone]

20.06.2008	№ 63/ 17-07
На № 25/08-15	от 12.06.2008

Директору ЗАО «Старт» г-ну В.Н. Некрасову ул. Новая, 28,

Москва, 115218

О рассмотрении заявки на участие в
выставке

Уважаемый Виктор Николаевич!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 27.11.2008 сроком на три дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С наилучшими пожеланиями,

Директор центра

(подпись)

Ю.В. Страхов

И.О. Васильева

215 11 30

В дело 08-15
22.06.2008	(подпись)

Рис. 18. Пример служебного письма

30