ЛЕКЦИЯ ЧЕТЫРНАДЦАТАЯ. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
Вопросы.
1. Планирование работы местной администрации.
2. Коллегиальные органы местной администрации
3. Подготовка и принятие муниципальных управленческих решений.
4. Организация контроля в работе местной администрации.
1. Планирование работы местной администрации
1.1. Основные требования к планированию работы местной администрации
Планирование представляет собой, с одной стороны, обязательный элемент процесса управленческой деятельности местной администрации, а с другой - рассматривается в качестве одного из показателей ее эффективности.
Планирование работы местной администрации осуществляется с целью обеспечения выполнения ее полномочий, координации деятельности ее структурных элементов, должностных лиц, а также других органов местного самоуправления.
Значимость планирования для местной администрации можно определить следующим выражением: "План - не догма, а руководство к действию".
Для того, что план действительно стал инструментом реализации замыслов местной администрации, необходимо его грамотно разработать, учитывая при этом несколько требований.
Первое. План должен соответствовать целевому назначению местной администрации как муниципальной управленческой организации. Оно выражается в эффективном управлении муниципальным хозяйством в целях удовлетворения общественных потребностей местного сообщества. Следовательно, планирование как форма организационной работы местной администрации призвавно обеспечивать выполнение поставленных перед ней целей и задач.
Второе. Планирование работы местной администрации осуществляется с учетом тех ресурсов, которыми она располагает для осуществления своей управленческой деятельности (материальных, финансовых,социальных информационных и других), включая потенциальные возможности данной муниципальной управленческой организации.
Третье. Планирование в работе местной администрацией связано с осуществлением функции координации и консолидации усилий всех организаций, осуществляющих свою деятельность на территории муниципального образования с целью решения проблем жизнедеятельности местного сообщества или местных сообществ.
Поэтому план работы местной администрации – это не только перечень вопросов, рассматриваемых на коллегиях, совещаниях, набор проводимых организационных и других мероприятий и т.п. В плане работы как в зеркале отражаются позиции и стремления структурных органов и подразделений местной администрации, что позволяет говорить об их реальных намерениях по разрешению стоящих перед ними проблем в конкретной сфере муниципальной управленческой деятельности.
Четвертое. К разработке плана работы местной администраци нельзя подходить как к какой-то технической процедуре. Ее описание нередко можно найти в Регламенте работы местной администрации.
Планирование следует рассматривать как неотъемлемый элемент научной организации труда аппарата местной администрации.
План работы местной администрации должен представлять собой систему последовательных управленческих действий, направленных на реализацию поставленных в нем стратегических и оперативных целей. Эта система ограничивается определенным временными рамками, четким разделением функций и ролей структурных органов, подразделений, высших должностных лиц администрации.
С учетом вышеизложенного можно предложить следующий подход к разработке планирования работы местной администрации.
В настоящее время план работы данной муниципальной управленческой организации формируется, как правило, на основе предложений структурных органов и подразделений местной администрации. Они "механически" разбиваются по формам организационной работы (коллегии, советы, комиссии, совещания при руководителе службы, учебы и т.п.) и по формам проведения массовых мероприятий. Отсюда и структура плана, который представляет собой именно план основных мероприятий, проводимых в течение определенного временного периода. При этом. Если в нем и обозначены цели и задачи, то весьма трудно определить – каким образом они будут выполнены и реализованы.
При планировании по целям изменяется структура плана работы местной администрации. Его основными разделами могут быть следующие:
1. Основные формы работы администрации по реализации перспективных (долгосрочных) целей и задач.
2. Основные формы работы администрации по реализации среднесрочных целей и задач.
3. Основные формы работы администрации по реализации краткосрочных целей и задач.
4. Основные формы работы администрации по реализации оперативных и текущих вопросов муниципального управления.
Заметим, реализация перспективных, среднесрочных и краткосрочных целей в планировании работы местной администрации практически всегда обуславливает необходимость консолидации усилий администрации в целом, или одновременно нескольких ее структурных органов и подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, других организаций и органов государственной власти субъекта Российской Федерации. Вместе с тем это требует четкого разделения функций и ответственности должностных лиц администрации, ее структурных подразделений. Возрастает роль главы местной администрации, служб его аппарата в координации структурных органов и подразделений по реализации поставленных целей и задач.
Вне сомнения, что планирование по целям предполагает существенное изменение сложившейся технологии планирования деятельности местной администрации.
2.1. Практика планирования работы в местных администрациях
В настоящее время в практике муниципальной управленческой деятельности местной администрации используются следующие формы планирования: перспективное (на год или более длительный срок), квартальное и месячное планирование.
Перспективное планирование предполагает, что работа местной администрации планируется как минимум на год. Перспективный план на год включает в себя приоритетные направления деятельности администрации по социально-экономическому развитию муниципального образования. В перспективном плане, как правило, находят свое отражение:
- цели и задачи, которые предполагается достигнуть и решить на данном промежутке времени;
- способы и пути достижения поставленных целей и задач;
- организаторы и исполнители тех мероприятий, с помощью которых намечается решение выше обозначенных целей и задач;
- сроки или временные границы достижения целей и задач.
Перспективный план, как правило, базируется на планах или программах социально-экономического развития муниципального образования, отдельных подпрограммах развития отраслей муниципального хозяйства. При его разработке учитываются также:
- перспективный план работы представительного органа местного самоуправления;
- федеральные и региональные программы, в которых предусматривается участие муниципального образования;
- перспективные планы работы и законодательной деятельности органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
- программы социально-экономического развития крупнейших предприятий и организаций, функционирующих на территории муниципального образования независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Структура перспективного плана может быть представлена следующими основными разделами.
В преамбуле должны быть четко сформулированы основные цели и задачи, которые администрация предполагает решить в течение планируемого периода.
Первый раздел плана может включать в себя вопросы, которые предусматривается рассмотреть на заседании коллегиального органа местного администрации. Речь идет о рассмотрении важнейших вопросов жизнедеятельности местных сообществ, управления муниципальным хозяйством, его отдельными отраслями, обсуждения проектов программ социально-экономического развития муниципального образования, проекта генерального развития городского поселения и другие перспективные и актуальные вопросы.
Во второй раздел включаются вопросы, которые структурные органы и подразделения местной администрации планируют внести на рассмотрение представительного органа местного самоуправления. Обратим внимание, что в перспективном плане должны найти отражение основные перспективные вопросы, а не текущие, которые можно вносить в рабочем порядке.
Третий раздел. Как правило, в него включаются перспективные и наиболее значимые вопросы, выносимые на рассмотрение коллегиальных органов, создаваемых при структурных органах или подразделениях местной администрации.
В четвертый раздел включаются мероприятия, которые администрация планирует подготовить и провести по различным направлениям своей деятельности. Речь. к примеру, идет о работе администрации по развитю местного самоуправления, территориального общественного самоуправления; о работе с общественными, общественно-политическими и некоммерческими организациями так называемого третьего сектора; о работе со средствами массовой информации, с населением по формированию общественного мнения; о проводимых мероприятиях в сфере досуга и отдыха населения и т.п.
Пятый раздел может быть посвящен вопросам организации профессиональной учебы и переподготовки кадров муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий и учреждений, организаторов территориального общественного самоуправления и других самодеятельных организаций населения.
Шестой раздел связан с реализацией местной администрацией своих планов межмуниципального сотрудничества на международном уровне, в субъекте Российской Федерации, а также на уровне федеральных и межрегиональных ассоциаций муниципальных образований (к примеру, конгресс муниципальных образований, союз российских городов, союз городов Центра и Северо-Запада России и др.).
Седьмой раздел. В него включаются мероприятия, отражающие деятельность администрации по осуществлению контроля по выполнению важнейших решений представительного органа местного самоуправления, постановлений главы муниципального образования (главы местной администрации).
Восьмой раздел представляет собой мероприятия по совершенствованию муниципальной организации местного самоуправления, организационной структуры местной администрации и других муниципальных управленческих организаций, осуществляющих функции органов исполнительной власти в муниципальном образовании.
Перспективное планирование на уровне структурных органов и подразделений местной администрации. Обратимся к анализу годового плана работы департамента образования, культуры и спорта мэрии города в сфере образования.
Главной целью управленческой деятельности департамента является создание условий для устойчивого развития системы образования г. Архангельск, обеспечение ее соответствие современным запросам общества и личности. С учетом поставленной цели сформулированы задачи, направленные на решение вопросов обеспечения гарантий доступности и равных возможностей получения полноценного образования; внедрение системы мониторинга деятельности образовательного учреждения; изучение и прогнозирование потребностей рынка образовательных услуг для определения образовательной карты города; поэтапная реорганизация городской информационно-методической службы департамента.
В структуру плана входят следующие разделы:
1. Организационно-управленческая деятельность. В данный раздел вошли вопросы, которые планируется рассмотреть на заседании коллегии департамента, на аппаратных совещаниях при директоре департамента, на совещаниях с руководителями, заместителями руководителей образовательных учреждений.
2. Разработка нормативных правовых актов и инструктивно-методических материалов.
3. Методическое сопровождение (семинары, конференции, конкурсы, выставки).
4. Подведомственные целевые программы (федеральные, региональные, городские), опытно-экспериментальные проекты.
5. Экспертиза. Контроль.
6. Информационно-издательская деятельность.
7. Общегородские мероприятия.
В качестве приложений к годовому плану рассматриваются планы работы на год отдельных структурных подразделений департамента, подведомственных муниципальных образовательных учреждений, предоставляющих психолого-педагогические и медико-социальные, информационно-методические услуги в сфере образования для образовательных учреждений, детей и подростков, молодежи.
Планирование работы местной администрации на квартал. Проект квартального плана работы администрации формируется организационной службой на основе плана социально - экономического развития города, предложений мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений мэрии.
План работы администрации на квартал состоит из следующих разделов:
1. Вопросы, вносимые на рассмотрение коллегиального органа местной администрации.
2. Подготовка проектов муниципальных нормативных правовых актов главы местной администрации, проектов решений представительного органа местного самоуправления.
3. Вопросы, вносимые для рассмотрения на ежемесячных и еженедельных совещаниях при главе администрации.
4. Вопросы, вносимые для рассмотрения на совещании у заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации.
5. График приема граждан руководителями структурных подразделений администрации.
6. Основные мероприятия, проводимые местной администрацией.
Предложения о включении в план работы передаются в организационную службу администрации не позднее первого числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду, и должны предусматривать: наименования вопроса или мероприятия, ответственных за подготовку, сроки подготовки, сроки рассмотрения вопроса или проведения мероприятия, место рассмотрения вопроса или проведения мероприятия.
Проект квартального плана работы администрации за 20 дней до начала планируемого периода организационная служба представляет главе администрации, его заместителям на предварительное рассмотрение, которые в течение 5 дней вносят свои замечания по проекту плана работы. План работы с учетом поступивших замечаний вносится на рассмотрение коллегии администрации. После рассмотрения на коллегии план работы утверждается постановлением мэра.
Утвержденный план работы администрации направляется главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений мэрии, в представительный орган местного самоуправления, в исполнительный орган субъекта Российской Федерации.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов, включенных в план работы, несут заместители главы администрации и руководители ее структурных подразделений. В случаях, если по каким-либо причинам намеченный вопрос или проект правового акта главы администрации, предусмотренные планом работы, не могут быть подготовлены в срок, заместители главы администрации должны проинформировать главу об этом, который рассматривает предложения и принимает решения об изменении или уточнении плана работы.
Контроль за выполнением плана работы осуществляется заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Общий контроль за выполнением плана работы возлагается на контрольную службу администрации, которая по результатам выполнения плана готовит информацию главе администрации.
Планирование работы администрации на месяц. Основное назначение месячного планы состоит в конкретизации деятельности местной администрации, ее руководителей и структурных подразделений в части решения текущих и перспективных вопросов жизнедеятельности местного сообщества, управления муниципальным хозяйством.
При планировании работы администрации на месяц необходимо учитывать:
- установленный регламент работы главы администрации;
- установленный порядок проведения совещаний, семинаров и других мероприятий;
- план работы исполнительного органа субъекта Российской Федерации;
- план работы представительного органа местного самоуправления.
В месячном плане работы администрации муниципального образования четко фиксируются формы организационной работы администрации (коллегия, совет, комиссия и т.п.); время их проведения (день, час); место их проведения; вопросы, выносимые на рассмотрение заседаний, проводимых в администрации и в ее структурных органах; ответственные за подготовку проводимых мероприятий.
Обратимся к анализу месячного плана работы администрации, который иногда еще определяют как план основных мероприятий, проводимых местной администрацией.
Его структура предусматривается следующие разделы:
1. Вопросы, рассматриваемые на заседании коллегиального органа местной администрации.
2. Вопросы, выносимые на ежемесячное совещание при главе администрации, проводимого с его заместителями, руководителями структурных подразделений.
3. Совещания, проводимые заместителями главы администрации.
4. Вопросы, рассматриваемые на коллегиях и советах структурных подразделений администрации.
5. Совещания, проводимые структурными подразделениями местной администрации.
6. Учеба муниципальных служащих, семинары, проводимые структурными подразделениями администрации.
7. Мероприятия, проводимые на территории муниципального образования.
Еженедельный календарный план мероприятий администрации. Еженедельный календарный план мероприятий (далее - календарный план) составляется организационной службой на основании предложений, представляемых главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений еженедельно по всем мероприятиям, планируемым на следующую неделю в структурных подразделениях администраций, в него также включаются мероприятия, проводимые в муниципальном образовании, в которых планируется участие высших должностных лиц администрации.
Проект календарного плана обсуждается на аппаратном совещании у главы администрации. Замечания и предложения к проекту календарного плана передаются в организационную службу администрации, который направляет уточненный календарный план главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений.