23. Документы, регламентирующие деятельность pr-подразделения.

24. Цели, функции и задачи pr-службы.

Пресс-служба - это отдел сбора и обработки информации по материалам печати.

Предназначение пресс - службы – обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и телепередач, содержащих информацию PR-характера об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов и предоставить необходимые знания.

Крупные организации имеют собственные пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они являются подразделениями отдела PR, а ответственный за связь с прессой подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного - двух до 20 и более.

Существуют 3 основных функции:

1. информационная;

2. общественно-политическая;

3. управленческая.

ПС следит за имиджем руководителя, помогает формулировать мысли, продвигать его стратегии. ПС переводит язык чиновников и статистики на доступный язык. Для журналистов - добывает отраслевые данные у узких специалистов; обеспечивает комментарии компетентных специалистов по той или иной проблеме; помогает журналистам согласовать даты, цифры и факты (достоверность).

Задачи П-С:

• сообщать детали и подробности;

• дополнять аргументацию (мнение специалистов);

• давать альтернативные подходы в кризисные моменты;

• общественно политическая функция - быть подкреплением руководителя добиваясь доверия публики;

• демонстрировать уважительное отношение к публики;

• составление тезисов выступления руководителя (пресс-секретарь);

• создание и реализация стратегии информационной политики компании;

• формирование с помощью СМИ общественного мнения;

• взаимодействие с российскими и иностранными СМИ в целях полного и объективного освещения деятельности компании;

• осуществление взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией;

• анализ тенденций и условий развития профильных СМИ;

• изучение материалов СМИ в целях определения их позиций и подготовки для руководства компании обзоров этих материалов, аналитики и справок.

25. Особенности содержания медиа-карты.

Для эффективной и качественной PR-активности необходимы знания не только о специфике и особенностях каждого вида СМИ, но и о журналистах, с которыми будет вестись сотрудничество. Для этого создается медиа-карта – специальный документ, где фиксируются важные сведения о СМИ, которые могут быть полезны при организации работы. В медиа-карте прописываются все средства массовой информации, с которыми идёт или будет проводиться работа: отраслевые, массовые, специализированные печатные издания, телевидение, радио, Интернет-издания. Медиа-карта – это выборка из наиболее интересных СМИ для каждого конкретного бизнеса, СМИ, которые читает и смотрит ваша целевая аудитория.

Составление медиа-карты происходит в несколько этапов:

1. Выявление целевой аудитории, ее ареалы проживания, интересы, предпочтения по формату и виду СМИ.

2. Составление списка средств массовой информации подходящих под требования клиента. Для этого подходят все формы поиска информации: от Интернета до опроса коллектива организации.

3. Подготовка поверхностной базы данных в электронном виде. Она состоит из названия и вида СМИ, специализации, тиража, методах и области распространения, рубрик, периодичности выхода, адреса редакции, контактов отдела новостей, ФИО контактного лица, его личные данные, примечания.

4. Анализ экземпляров каждого отобранного СМИ. Следует изучить формат издания, особенности подачи статей, темы на которые пишут журналисты этого СМИ. Это будет большим плюсом при дальнейшем общении с журналистом, ведь у вас будет возможность узнать, что действительно интересно для каждого конкретного СМИ, и какого рода информации в редакции отдают предпочтения.

5. Внесение правок в медиа-карту. Зачастую контактные данные в газете отличаются от тех, что вы видели на сайте. Их следует заменить. Кроме того, в базу следует занести имена конкретных представителей СМИ и их контакты. Наверняка, какие-то СМИ совершенно не подойдут по качеству и содержанию, и их будет нужно удалить из базы.

6. Актуализация медиа-карты. Каждая рассылка или контакт со СМИ подразумевает корректировки в базе данных.

7. Создание отдельной базы журналистов. Очень важная и нужна вещь в любое время и в любой ситуации. Благодаря именам и контактам вы всегда сможете связаться с ними по интересующему вас или их вопросу.