5. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив – завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Понятие «экспертиза ценности документов»: это изучение документов на основе принципов и критериев, разработанных в отечественном архивоведение с целью отбора документов на гос. хранение и определение сроков их хранения.

Значение ЭЦД: позволяет обеспечить учёт и сохранность документов, работа над которыми закончена; позволяет отобрать документы на гос., ведомственное и оперативное хранение; выделить документы к уничтожению; установить или изменить сроки хранения документов.

Роль перечней в проведении экспертизы: при проведении ЭЦД используются общегосударственная нормативная база: ГСДОУ (специальный раздел), Типовая инструкция по делопроизводству, Типовая и примерная номенклатура дел и перечни – это систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках хранения. Выделяют перечни с указанием срока хранения (Типовые: 1989, 2000) , с постоянным сроком хранения (Типовой: 1973). Кроме этого используется нормативная база предприятий: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел предприятия, положения о структурных подразделениях, положение об экспертной комиссии.

Организация ЭЦД: при проведении ЭЦД руководствуютсяпринципами: историзма (оценить документ как будущий исторический источник), комплексности и объективная оценка.Критерии: происхождение документа (роль организации, её функционально-целевое назначение); содержание (значение информации, вид и разновидность документа); внешние особенности (форма фиксации и передачи информации, его физическое состояние).

Экспертные комиссии, их роль и функции: экспертная комиссия создаётся в организации для организации и проведения ЭЦД (если ЭК охватывает деятельность всей организации, то она называется ЦЭК). Является методическим совещательным органом и не включается в штатное расписание. ЭК возглавляет первый заместитель руководителя, в её состав входят представители службы ДОУ, ведомственного архива организации, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, представитель архивного органа (5-7 человек). Основные функции: организация ежегодного отбора документов на хранение, рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению, рассмотрение вопросов о приёме на ведомственное хранение документов личного происхождения, установление и изменение сроков хранения документов, участие в подготовке и рассмотрение проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, ЭЦД и отбору их на гос. хранение и др. ЭК собирается не реже 2х раз в год на заседание, которые протоколируются.

Порядок проведения экспертизы: осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством архива в конце календарного года: проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение правил оформления документов, формирование дел. Отбор документов на хранение или выделение к уничтожению производится на основании полистного просмотра дел. Изымаются дублетные материалы, проекты, черновики, документы, выполненные с нарушением ГОСТов, других сроков хранения, с пометкой ЭПК (означает, что при ЭЦД необходимо уточнять срок хранения, правильность оформления, состав дел). В результате образуются 4 группы документов с различными сроками хранения: 1.) постоянного хранения в госархивах; 2.) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10); 3.) временного хранения (до 10); 4.) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Оформление результатов экспертизы: На дела, выделенные к уничтожению составляются акт, который условно можно разделить на 3 части: 1) наименование организации; вид документа; дата; №; гриф утверждения; заголовок (о выделении документов с истекшим сроком хранения); состав комиссии; приказ, на основании которого образована; его дату и №; нормативный документ, которым она пользовалась при его составлении. 2) описательные статьи – таблица из пяти граф (№ дела; заголовки дел; крайние даты дел; количество дел; срок хранения и № статьи по перечню). 3) заключительная часть – цифрами и прописью указывается общее количество дел, включённых в акт, подписи председателей и членов комиссии; гриф согласования протоколом заседания ЭПК; отметка о способе уничтожении документов.

Остальные дела подлежат оформлению. Производится в структурных подразделениях, где формировалось дело, лицами, ответственными за делопроизводство.

Полное и частичное оформление дел: В зависимости от срока хранения дела, передаваемые в архив, подлежат полной (дела сроком свыше 10 лет), либо частичной (до 10 лет) обработке. Полное оформление: подшивка и переплёт дела, нумерация листов, составление листа-заверителя и при необходимости внутренней описи, внесение уточнений и дополнений в реквизиты обложки дела. Частичное: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Виды работ по подготовке дел к передаче в архив организации: документы подшиваются на 4 прокола в папку из плотного картона. В конец дела помещается чистый бланк для оформления заверительной надписи (В деле прошито и пронумеровано…указывается особенность нумерации+подпись составителя с указанием должности и даты составления); в начале дела – бланк внутренней описи (помещается в начале дела: порядковый № дела; его регистрационный номер; содержание/заголовок; дата документа; количество листов). Удаляются металлические скрепления. Проводится нумерация листов: все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, включая фотографии, чертежи, конверты. Номер ставится в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Исправляется зачёркиванием, если пропущены листы, то используются литерные номера.

Оформление обложки дела: на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется обложка: наименование вышестоящей организации; собственно организации; структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; крайние даты ; количество листов; срок хранения; архивный шифр (Ф., Оп., Д.).

Порядок передачи дел в архив организации: в архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описи и в соответствии с составленным архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утверждённым руководителем организации. Вместе с делами передаются РКК. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Зав. Архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр описи возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.