- •Теория и практика архивного дела
- •Система учета документов в государственных архивах.
- •Снса к документам государственных архивов. Проблема нса на современном этапе.
- •Научно-информационная деятельность государственных архивов. Проблема использования архивных документов на современном этапе.
- •Обеспечение сохранности документов в государственных архивах. Проблемы обеспечения сохранности архивных документов.
- •Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов на современном этапе. Проблемы эцд и комплектования арх.
- •Архивная служба рф в 1990-е – нач. 2000-х гг.
- •Законодательство Российской Федерации об Архивном деле в 1990-е – 2004 гг.
- •Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций
- •Проблемы ведомственного хранения документов на современном этапе
- •Документационное обеспечение управления
- •Унификация и стандартизация как средства оптимизации работы с документами.
- •Рациональный документооборот, регистрация, контроль исполнения документов, как средства реализации эффективной управленческой деятельности.
- •Номенклатура дел как документ многофункционального целевого назначения.
- •Служба доу как центр координации, контроля и реализации работ с документами в организациях.
- •Подготовка документов к передаче в ведомственный архив – завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
- •Нормативно-методическая база современного делопроизводства
- •Археография
- •Основные этапы развития археографии в дореволюционной России.
- •Развитие отечественной археографии в XX веке
- •Процесс научной публикации исторического источника. Методика выбора и передачи текста документа при публикации.
- •История государственных учреждений дореволюционной России
- •Высшие органы государственной власти России в XVIII – начале XX вв.
- •Центральные органы государственной власти в России XVIII – начале XX вв.
- •Местные органы государственной власти в России XVIII – начале XX вв.
- •История государственных учреждений России
- •Советы как местные органы власти. 1917–1980-е гг.
- •Трудовое право
- •Трудовой договор
- •Роль кадровой службы в управлении персоналом
- •Источниковедение
- •Понятие «исторический источник».
- •Метод источниковедения.
- •Современные средства организационной техники как составляющая современного офиса.
- •1. Современные средства организационной техники как составляющая современного офиса.
- •Программное обеспечение как составляющая современного офиса.
Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций
Ведомственный архив – это, как правило, структурное подразделение организации (любой, независимо от масштабов деятельности и форм собственности), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование арх доков.
История: первые вед.арх появились во время существования приказов
Потом коллегии Петра – в них путаница с документами.- потом министерства… например, ведомственный архив – МАМЮ
Декрет 18 года покончил с ведомственным хранением!???????
Создалась система ведомственных архивов:1 – низовой уровень – архивы организаций; 2 – объединенные ведомственные архивы (от нескольких организаций) ведомственные, межотраслевые); 3 – центральнве архивы министерств.
Их функции: передача документов в госархивы, - обеспечение сохранности, - ЭЦД, - учет, - НСА, - использование, - организуют делопроизводство!!!!!!
В нач 90-ых система претерпела изменения: снач исчезли межведомственные объединения, потом исчезли многие центральные вед архивы.
К концу 90-ых – виды архивов:
1 - центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
2 - центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;(их 11 шт, работают по правилам гос архивов!!)
3 - объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
4 - архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Основные ведомственные архивы и фонды: (начало в советский период – т.к. не пускали ГАУ во многие архивы по причине секретности) в положении 1980г их 11, в положении об АФ РФ перечислены министерства, которые не входили в росархив и заключали с ним соглашения!
1 – 1991г. – архив президента (раньше – кремлевский архив) – 90 000 ед хр – доступ только Радзинскому…
2,3 – 2 архива МИД – Архив внешней политики РФ (с 1020г, 1 300 000) и Архив внешней политики Российской Империи ( 1946г, доки с 1720 – по 1917гг, 550 000 док = почти исторический,открытый и хорошо оснащенный)
4– центрархив мин. бороны - с 1920 за период с 1946 – 1982гг – 18 000 000 !!! сам крупный! Откр.
5 – центральный военно-морской архив мин обороны с 1938 г – 2 000 000
6 – центр архив ФСБ с 1954, более 200 000, закрыт,
7 – архив службы внешней разведки (бывший 1 отдела охранки) 350 000 документов за 1920-90 гг, закрыт
8 – архив загсов с 1917г, доки с 18 века
9 – архив мин атоми
10, 11 – архивы МВД – центр архив МВД (дела милиции), и центр архив внутренних войск МВД(дела политические)
отраслевые ведомственные архивы: Российский геологический фонд, Госфильмфонд, Гостелерадиофонд, Российская книжная палата и т.д.
( в Екатеринбурге – 2000 предприятий – только 60 – источники; в Перми – 800 и 98 )
123тыс и-ков комплектования -- -это 6% всех организаций
в ведомственных архивах только дел по личному составу – 115 млн!!!!!
сейчас всего на постоянном хранении – 214 млн дел!
В «основах» – статья №13: «государственное попечение над негосударственными архивами»: по просьбе собственников негос архивов, отнесенных к составу АФ РФ, архивы и управления оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Собственники негос архивов, отнесенные к АФ РФ имеют право на передачу по соглашению на хранение в гос архивы, право на создание их страховых копий, реставрацию и использование.
Положение о ФАС 1998:
Функции: - контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы,
- осуществляет научно-методич руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве, участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов.
- проверяет выполнение организациями независимо от их подчиненности требований законодательства и т.д.
имеет право- получать от организаций необходимые материалы об архивах и делопроизводстве
- заслушивать представителей федеральных органов исполнительной власти и организаций.
- давать обязательные для исполнения письменные указания
( по положению о ГАУ 1980 – осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве министерств, организаций. --- и теже права)
в законе 2004: связи с архивами организаций оформляются документально: отнесение к источникам комплектования, передачу на хранение и т.д.
постановление о ФАА 2004: - выполняет услуги,
- организует информационное обеспечение, в том числе, и организаций,
- оказывает методическую помощь органам субъектов.
+осуществляет контроль за компектованием + согласование списов источников комплектования +участвует в ЭЦД
= не в праве вести нормативно-правовое регулирование, функции по контролю и надзору.
Контрольные и надзорные функции переданы службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия, которая находится в ведении Минкультуры и масскоммуникаций – по положению 2004 – следит за соблюдение лицензионных условий,решает вопросы вывоза документов, выдает предписания о привлечении к ответственности.
В общем, порядок контроля остается неясным, и все меньше рычагов влияния и контроля за организациями…..
Правила работы архивов организаций 2002
распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, на Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянноехранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
По правилам работы гос архивов 2002 г. --
органы управления архивным делом субъектовРФ
1 - определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах;
2 - утверждают:примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов;
3 - согласовывают:описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов;
4 - решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;
В общем, архив проводит комплексные, тематические и контрольные проверки деятельности архивов организаций, участвует в разработке внутренних нормативных актов, утверждает их (если ему даны такие полномочия), конролирует совместимость учета и прогр обеспечения, оказывает практическую помощь, разрабатывает методические пособия и предложения по усовершенствованию архивного дела в организации, осуществляет отбор и передачу документов в архив.
Архив проводит работу с (со всеми на договорной основе) (в ГАСО – этим занимается Фельдман)
- источниками комплектования
- организациями, имеющими право депозитарного хранения документов
- с организациями (в рамках договора)
в два этапа : 1 – орг-метод работа; 2 – прием на хранение
1 - ОРГ-МЕТОД РАБОТА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ:-- ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТ.
Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям:
– методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;
– контроль за отбором документови подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;
– взаимодействие с ЭКорганизаций;
– ведение государственного учетадокументов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;
– повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
Проверка:- с 64 года возложена на гос архивы – отделы комплектования или отдельных сотрудников (каждый курирует предприятия одной отрасли) Архив проводит проверки состояния хранения документов и . организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже 1 раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и кон-"тррля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
Она начинается с посещения службы ДОУ, проверки локальных нормативных актов ( например, график передачи доков в госархив) Далее осушествляется проверка правильности оформления документов, правильность формирования дел. Далее – проверяем работу по учеты (чтобы все показатели в разных доках сошлись- описи, листе заверителе, паспорте архива) и по сохранности, потом составляем справку проверки или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
Архив взаимодействует с ЭК источников комплектования:
– оказывает помощь в разработке положений о ЭК организаций
– согласовывает положения о ЭК, если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;
– участвует в работе ЭК организаций
– оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЭК;
– в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;
– заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЭК организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности до- кументов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.
Архив ведет государственный учетдокументов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов
– архив контролирует контролирует совместимость и преемственность учетно-справочного аппарата
– ведет учет описей дел, документов постоянного хранения,
– составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях
– участвует в создании описи и паспорта архива организации
Для чего организует
– рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;
– проведение семинаров по заполнению паспортов
– орг помощь
– анализ результатов паспортизации.
— источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.
Архив организует повышение квалификацииработников архивных и делопроизводственных служб организаций:
– постоянно действующие курсы
– разовые семинары
=при архивах или органах управления архивным делом
= в организациях
-- для определенных групп работников
--индивидуально
--для всех работников
На каждую организацию — источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы).
2 - ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):
– на постоянное хранение с передачей права собственности государству;
– на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.
Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.
Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.
При ликвидации организации — источникакомплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документыподлежат приему в архив. При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведенияЭЦД.
Архив может за плату принять на временное хранениеот государственной отнегосударственнойорганизацииликвидируемой без правопреемника организации, (отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива) - документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков:
– при отказе вышестоящей взять их и
– при наличии в архиве свободных площадей
– по договору архива с собственником, по решению соответствующего органа исполнительной власти, (который реш ? об оплате хранения данных документов)
Документы по личному составуликвидированной организации независимо от формы собственности - поступают на хранение вспециализированный архив (центр) документов по личномусоставу, а при их отсутствии — вобщий архив.
Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.
Есть противоречия с законом о банкротстве, по кот для ликвидирующихся оргций лишь ВОЗМОЖНА передача документов в госархив.
В последние 10 лет основными направлениями работы ГАСО были: - упорядочение архивов организаций; 2 – организация документов в делопроизводстве; 3 – контрольная работа, например по паспортизации; 4 – решение вопросов сохранности доков нВ ведоственном хранении
………не относится к данному вопросу: примеры негосударственных архивов: библиотека-фонд Солженицина «Русское зарубежье»,архив центра «Мемориал», есть архив у ЛДПР, архив Московского Патриарха. (зарегистрированы организации в управлении юстиуии и гос реестре юридических лиц) сейчас 40 федеральных партий, а не 61.