1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документации

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд

1.3. Организация кадровой деятельности

Главное назначение должностных инструкций состоит в том, чтобы сделать трудовой процесс максимально прозрачным. Этот документ призван перечислять обязанности и сферу ответственности работника, область его компетенции, основные критерии, применяемые для оценки эффективности труда, а также структурные элементы управления, связанные с деятельностью сотрудника.

Чтобы грамотно составить должностную инструкцию, следует тщательно вникнуть в особенности деятельности служащего, подготовить описание рабочего места либо должности так таковой. Внимательный анализ осуществляемых видов работ даст возможность четко определить необходимые требования к конкретной должности, а также перечень знаний и навыков, которыми должен обладать квалифицированный сотрудник.

Должностные инструкции работников кадровых служб тесным образом связаны с основным положением о кадровой службе. Подобные инструкции создаются для каждой конкретной должности и вступают в силу после утверждения руководителем кадровой службы.

Можно привести следующий перечень основных элементов должностной инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Стоить отметить, что должностные инструкции могут благоприятно повлиять на психологический климат в организации, разрешить конфликтные ситуации, четко разграничить обязанности между сотрудниками и повысить уровень ответственности. ³

Должностная инструкция выполняет свои функции в течение длительного времени и, как правило, существует вплоть до появления новой должностной инструкции, призванной заменить устаревшую. Этот организационно-правовой документ является основой, на которой строится вся система регулирования деятельности работника.

Должностная инструкция входит в группу документов со строго