Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации зао «Ланта-тур вояж»

3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации зао «Ланта-тур вояж».

Ранее мы провели анализ документооборота (в частности – кадрового документооборота) ЗАО «Ланта-тур вояж». Этот факт позволяет нам сделать определенные выводы относительно структуры документооборота и его недостатков.

Обратим внимание на следующую таблицу:

Таблица 13

Недостатки документооборота зао «Ланта-тур вояж» и пути их решения

Основные недостатки документооборота предприятия	Пути решения
Отсутствие электронной подписи при отправке документов	ЭЦП
Отсутствие положения об экспертной комиссии	Регламент
Небольшие недостатки: 1. Нарушение правил оформления документов 2. Отсутствие номенклатуры дел 3. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности.	Индивидуальное исправление

А теперь рассмотрим данную в таблице информацию поподробнее.

1. Действующее устройство системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет ряд недостатков.

Нет четкого порядка регистрации документов (директивы по личному составу фиксируются с указами по основной деятельности); имеются нарушения правил подготовки и оформления документов; нет перечня дел Компании. При внутренней переписке работники Компании применяют 2 вида документов – служебные и докладные записки. Служебная записка – акт, не вошедший в имеющуюся официальную систематизацию, широко применяется при передачи и сообщении информации от 1-го должностного лица иному. При этом записка исполняет особую роль – уведомление руководителя о нештатных обстановках, срывах правил внутреннего распорядка и т.д. Эти 2 документа по своему оформлению и содержанию схожи, и видится

3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации «Ланта-тур вояж»

Рассмотрим вероятные пути ответов очерченных задач назначения повышения производительности документооборота компании.

Для увеличения производительности оборота документов компании и ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие мероприятия:

Исключение недочетов в имеющемся порядке системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж».

Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы предприятия. При этом, как уже рассказывалось раньше, можно ввести «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг личного состава и указов по основной работе, при чем каждому виду документов будет присваиваться собственная нумерация. Не считая того,подготовка и оформление документов будет протекать без ошибок и значительно быстрее.

Высокофункциональные возможности системы «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами»:

Управление процессами бизнеса предприятия (BPM);

Внутренний оборот документов предприятия;

Управление связями с контрагентами (CRM);

Другие возможности.

Рассмотрим отдельные подпункты системы детальнее.

Комфортное меню разрешает войти в любой подпараграф, раскрывая его более тщательно (рис. 3).

Рис.3. Меню

Пункт «Приказы».

Документ работает для регистрации приказов компании разнообразного вида. Внедрение категорий бумаг разрешает удобно осуществить работу с различными видами приказов