- •Розділ vі. Організація роботи з документами.
- •§ 1. Управлінська діяльність і діловодство.
- •Документування – це регламентований процес запису інформації на матеріальному носії, який забезпечує її юридичну силу.
- •§ 2. Основні елементи роботи з документами.
- •1.Організація документообігу.
- •Загальна схема документообігу в установі.
- •Підрозділів
- •2. Порядок проходження й виконання вхідних документів.
- •3. Порядок проходження вихідних документів.
- •8. Реєстрація документів.
- •8.1. Загальні положення.
- •9. Контроль за виконанням документів.
- •9.1. Загальні положення.
- •Кількість фактично виконаних документів
- •10.1. Складання номенклатур.
- •10.2. Зведена номенклатура справ установи.
- •Міністерство освіти й науки України затверджую
- •Підпис начальника канцелярії
- •14. Підготовка документів для наступного зберігання й використання.
- •. Експертиза наукової й практичної цінності документів.
- •. Формування й оформлення справ.
- •Секретар (підпис) в.О. Прохорова
- •Опис документів постійного й тривалого зберігання.
9. Контроль за виконанням документів.
9.1. Загальні положення.
Мета контролю – сприяння своєчасному й правильному виконанню документів і усних розпоряджень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців.
У контрольній діяльності виділяють дві групи операцій: контроль за виконанням документів за змістом поставлених у них питань і контроль за виконанням документів з точки зору відповідності їх форми, змісту й своєчасності виконання.
Основні задачі контрольної служби:
контроль за своєчасністю виконання документів;
контроль за виконанням усних розпоряджень керівництва;
контроль за формою рішень, прийнятих на виконання документів і розпоряджень керівництва;
узагальнення даних контролю;
аналіз виконання документів і розробка пропозицій щодо поліпшення виконавчої дисципліни.
В установі розробляється перелік документів, які підлягають контролю, і конкретні механізми їх контролю.
9.2. Строки виконання документів.
Для документів встановлюються два терміни виконання – типові (визначаються законодавством) і індивідуальні (вказуються у вхідних документах керівних органів). При їх відсутності керівник установи сам призначає термін виконання того чи іншого документа з моменту його надходження. Виконання документа контролюється з моменту його надходження й до моменту виконання.
Техніка контрольних операцій.
Картотека контрольної служби є основним технічним засобом
контролю. При реєстрації документа контрольна служба на підконтрольних документах (наприклад, білого кольору) проставляє знак контролю «К» або штамп «Контроль». Картки в контрольній картотеці (іншого, не білого кольору) і відповідній довідковій групуються за термінами виконання й заносяться в контрольну карту.
Кожну контрольну карту доцільно розділити на 33 рубрики: 31 рубрика
- за кількістю днів у місяці; у 32 рубрику заносяться документи, термін виконання яких припадає на наступний місяць; 33 рубрика призначена для відміток про невиконані в строк документи й нові терміни по яких ще не призначені.
Документ з контролю знімає та особа, яка його поставила на контроль.
Інформація про виконання документа надходить від виконавця, від його керівника (на картці підписом фіксують виконання документа й передають картку в контрольну службу).
Якщо картки, які надходять від виконавців, одного кольору (білого), а картки на
документи в контрольній службі іншого кольору, то при надходженні карток від виконавців їх легко виділити візуально.
Необхідна для контролю інформація фіксується в спеціальній відомості згідно з
кодовими таблицями (дата – три пари цифр; реєстраційні номери – чотирма останніми цифрами; зміст документа – згідно з індексами класифікатора).
9.4. Узагальнення й аналіз даних про виконання документів.
Дані про результати контролю за виконанням документів узагальнюються за станом на перше число кожного місяця й подаються керівництву. Ступінь виконання документів визначається як співвідношення за певний період часу (місяць, тиждень):