14. Підготовка документів для наступного зберігання й використання.

Підготовка виконаних документів до зберігання й використання – це завершальний етап діловодства, який включає в себе:

• експертизу (оцінку) наукової й практичної цінності документів;

• формування й оформлення справ;

• опис документів постійного й тимчасового зберігання;

• забезпечення їх зберігання;

• передачу справ в архів.

1. . Експертиза наукової й практичної цінності документів.

Основні задачі експертизи цінності документів такі:

• установлення термінів зберігання документів, які не передаються до державного архіву;

• відбір для знищення документів, термін зберігання яких скінчився.

Для виконання цієї роботи керівником установи призначається

експертна комісія в складі 3 – 5 осіб, яка є дорадчим органом. До її складу обов’язково включається начальник (завідувач) канцелярії; завідувач архівом установи є, як правило, секретарем експертної комісії.

Основна функція експертної комісії – організація щорічного відбору документів для постійного зберігання, які будуть передаватися в державний архів. Інколи проводиться попередній відбір документів на стадії формування справ.

Експертна комісія виконує також такі функції:

• бере участь у підготовці й розгляді проектів переліків документів із визначенням термінів їх зберігання, типових і рекомендованих номенклатур справ установи і її структурних підрозділів, інших методичних посібників з діловодства архіву установи;

• розглядає пропозиції щодо зміни термінів зберігання окремих категорій документів;

• надає методичну й практичну допомогу підвідомчим установам (структурним підрозділам) з питань організації й методики відбору документів для зберігання й знищення, складання й узгодження номенклатур справ, описів, актів і методичних посібників з організації й обліку документів, контролює проведення цієї роботи.

Експертна комісія розглядає такі документи:

• проекти номенклатур справ установи і її структурних підрозділів;

• описи справ постійного зберігання, які мають передаватися в державний архів, описи справ по особовому складу постійного й тимчасового зберігання;

• акти про виділення для знищення документів, які не підлягають передачі в державний архів.

Засідання експертної комісії проводяться в необхідній кількості, але не рідше двох

разів на рік. Протоколи засідань підписують голова й секретар комісії.

Для постійного зберігання відбирають оригінали документів, зміст яких

найповніше характеризує основну діяльність установи (статути, положення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, зведені плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи засідань колегіальних органів, зведені статистичні дані тощо). У цілому документи ділять, як правило, на три групи:

• основна документація – це документація з основних напрямків діяльності установи згідно з її призначенням; це, як правило, документи постійного зберігання;

• допоміжна документація – це оперативне листування, а також документи з фінансування, обліку, звітності, адміністративно – господарської діяльності тощо, тобто документи оперативного значення; для них, як правило, встановлюють тимчасові строки зберігання;

• документація по особовому складу – це документація, яка має, як правило, тривалі терміни зберігання.

Тривалість зберігання документів визначається спеціально

розробленими типовими й відомчими переліками з визначенням термінів зберігання різних категорій документів. Відомчі переліки є головними по відношенню до типових. Термін зберігання визначають, починаючи з 1 січня наступного по відношенню до закінченої справи року.

Після завершення роботи експертної комісії утворюється чотири групи документів з різними термінами зберігання:

• документи постійного зберігання в державних архівах;

• документи тривалого зберігання у відомчих архівах (понад 10 років);

• документи тимчасового зберігання (до 10 років);

• документи, які підлягають знищенню в зв’язку із закінченням терміну їх зберігання.

Справи, відібрані експертною комісією для постійного й тривалого

зберігання, описуються й затверджуються архівним органом. Він же дає дозвіл і на знищення відповідних документів.

Знищення відібраних документів оформляється актами, які підписують голова й члени експертної комісії.