- •Розділ vі. Організація роботи з документами.
- •§ 1. Управлінська діяльність і діловодство.
- •Документування – це регламентований процес запису інформації на матеріальному носії, який забезпечує її юридичну силу.
- •§ 2. Основні елементи роботи з документами.
- •1.Організація документообігу.
- •Загальна схема документообігу в установі.
- •Підрозділів
- •2. Порядок проходження й виконання вхідних документів.
- •3. Порядок проходження вихідних документів.
- •8. Реєстрація документів.
- •8.1. Загальні положення.
- •9. Контроль за виконанням документів.
- •9.1. Загальні положення.
- •Кількість фактично виконаних документів
- •10.1. Складання номенклатур.
- •10.2. Зведена номенклатура справ установи.
- •Міністерство освіти й науки України затверджую
- •Підпис начальника канцелярії
- •14. Підготовка документів для наступного зберігання й використання.
- •. Експертиза наукової й практичної цінності документів.
- •. Формування й оформлення справ.
- •Секретар (підпис) в.О. Прохорова
- •Опис документів постійного й тривалого зберігання.
10.2. Зведена номенклатура справ установи.
Зведена номенклатура створюється канцелярією установи після розгляду, аналізу, коректури й редакції заголовків номенклатур справ структурних підрозділів з метою уніфікації найменувань справ та їх систематизації в номенклатурі підрозділів, централізації обліку справ і контролю за їх веденням.
Зведена номенклатура справ установи не є механічним поєднанням номенклатур справ структурних підрозділів. Вона будується з урахуванням організаційної структури й напрямків діяльності установи керівництво, планування, кадри тощо).
Першими розділами зведеної номенклатури справ є, як правило, назви структурних підрозділів установи (канцелярія – під номером 01). Потім ідуть розділи, які містять справи органів і підрозділів, які діють на громадських засадах (комісії, комітети, ради тощо); за ними – розділи зі справами громадських організацій (профспілковий комітет, комітет народного контролю тощо).
В установах з нестабільною структурою номенклатуру справ будують за функціональними ознаками (керівництво, планування, облік, контроль, постачання, кадри тощо).
До зведеної номенклатури складають довідковий апарат: назва, список уживаних скорочень, назва переліку документів з відміткою терміну їх зберігання.
Зведена номенклатура справ підписується завідувачем канцелярії, узгоджується з експертною комісією, архівом установи, організації та архівною установою (керівною установою), підписується керівником організації й уводиться в дію з початку календарного року.
Зведену номенклатуру складають у 4 екземплярах; узгоджують і затверджують 2 екземпляри (один знаходиться в канцелярії як документ постійного зберігання, другий – в архівній установі, з якою узгоджувався). Третій екземпляр – робочий, четвертий використовується для підготовки витягів, які направляються в структурні підрозділи.
Зведену номенклатуру щороку оновлюють, про внесені зміни інформується архівна установа. Повторному затвердженню зведена номенклатура підлягає лише за умови змін у структурі, функціях, характері роботи установи.
Зразок номенклатури справ.
Міністерство освіти й науки України затверджую
Ректор ЧАМ
Черкаська академія менеджменту (підпис) П.К. Сахно
23 червня 2004 р.
Номенклатура справ
Дата Індекс
на 2004 р.
Індекси справ |
Назви структурних підрозділів (чи напрямків діяльності) і справ |
Кількість справ (томів) |
Термін зберігання й статті за переліком |
При- мітки |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Підсумковий запис про категорії й кількість заведених справ.
За терміном зберігання |
Разом |
У тому числі перехідних |
Постійного |
|
|
Тривалого (понад 10 років) |
|
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|
|
Разом |
|
|