11.2. Текст та основні реквізити документа

Структура документа

Реквізити – це сукупність обов`язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Реквізити:

1. державний герб,

2. емблема організації,

3. зображення нагород,

4. код організації,

5. код документа,

6. назва міністерства чи відомства,

7. назва підприємства (установи, організації, фірми),

8. назва структурного підрозділу,

9. індекс підприємства зв`язку, поштова та телеграфна адреса, номер рахунку в банку, електронна адреса (е-mail),

10. назва виду документа, дата, індекс (вихідного документа),

11. дата,

12. індекс,

13. посилання на індекс та дату вхідного документа,

14. місце складання чи видання,

15. гриф обмеження доступу до документа,

16. адресат,

17. гриф затвердження,

18. резолюція,

19. заголовок до тексту,

20. позначка про контроль,

21. текст,

22. позначка про наявність додатка,

23. підпис,

24. гриф погодження,

25. візи,

26. відбиток печатки,

27. позначка про завірення копії,

28. прізвище виконавця та номер його телефону,

29. позначка про виконання документа та направлення його до справи,

30. позначка про перенесення даних на машинописний носій,

31. позначка про надходження.

Постійні реквізити вдруковані в бланк чи форму документа, змінні вносять у процесі його підготовки.

Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, модель побудови документа.

Бланк документа (офіційного) – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Оформлення сторінки

1. Формат: документи оформляються на папері А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210).

2. Робоча площа документа – це площа, визначена формуляром чи бланком, призначена для заповнення реквізитами. Береги документа – площа, призначена для закріплення документа при зберіганні чи нанесення спеціальних позначок: лівий – 20 (35) мм, правий – не менше 8 мм, верхній не менше ніж 10 (20) мм, нижній не менше ніж 8 (19/16) мм (у дужках подані застарілі стандарти, яких повсякчас досі дотримуються).

3. Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У великих документах нумерація починається з другої сторінки арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10мм від краю. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому куті праворуч, а парні – ліворуч.

4. Текст. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог:

• на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком кольору, розміру й ґатунку;

• підпис укладача чи відповідальної керівної особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

• у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання: розділи, частини, пункти, параграфи, абзаци, різноманітна нумерація (цифри – арабські/ римські/ 1.1.2, літери – не використовують ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь.