5.1. Поля со списком подстановок или списком значений

Мастер подстановок Access позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из двух следующих типов:

• Список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса.

• Список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Каждый из таких списков может быть представлен в виде «Списка» или «Поля со списком».

Если поле подстановок используется в таблице или в запросе в режиме таблицы, то оно всегда отображается в виде поля со списком, вне зависимости от сделанного выбора. После создания для поля таблицы списка подстановок или списка значений добавление этого поля в форму приведет к автоматическому переносу в форму описания этого поля.

Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. Так, в таблице "Заказы", в поле "Код сотрудника" можно создать список кодов.

Список постоянных значений выглядит так же, как список подстановок, однако, содержит постоянный набор значений, которые вводятся при создании списка. Список постоянных значений используется для ввода в поля значений, принадлежащих к ограниченному набору, для которых не предполагается частое изменение. Поэтому, нет надобности сохранять образующие список значения в таблице. Например, удобно создать для заполнения поля "Обращение" список значений типа "Г-н.", "Г-жа. Выбираемое из списка значение заносится в запись без создания отношения со связанной таблицей. Если какое-либо значение из списка будет в дальнейшем изменено, это не отразится на ранее заполненных записях.

Создавать поля со списком подстановок или списком значений можно как в режиме конструктора таблицы, так и в режиме таблицы. Однако, если поле, которое будет использовано как поле внешнего ключа для поля подстановок, уже существует, необходимо открыть содержащую это поле таблицу в режиме конструктора и определить поле подстановок. Например, в таблице "Заказы"вам нужно создать новое поле «Сотрудник» перед полем «Дата Размещения». Это поле будет содержать коды сотрудников фирмы, оформивших заказы. Сведения о кодах сотрудников уже имеются в таблице «Сотрудники». Вам целесообразно превратить его в поле подстановок, в котором будут выводиться весь перечень кодов сотрудников.

5.2. Создание в режиме конструктора поля, заполняемого значениями из ссылочной таблицы

Откройте таблицу «Заказы» в режиме конструктора.

Для того чтобы вставить поле «Сотрудник» в таблицу выберите ячейку в строке поля, над которой требуется вставить описание нового поля (в нашем случае – это поле «ДатаРазмещения». и нажмите кнопку «Вставить строки» на панели инструментов. (Для добавление поля в конец таблицы выберите ячейку в первой пустой строке).

Введите в ячейку столбца "Имя поля" в новой строке «Сотрудники1».

Выберите ячейку в столбце "Тип данных", нажмите кнопку раскрытия списка и выберите "Мастер подстановок".

Выберите параметр, указывающий определение ссылочной таблицы или запроса и нажмите кнопку "Далее».

На втором шаге выберите таблицу из которой будет осуществляться подстановка – «Сотрудники» и нажмите кнопку «Далее».

На третьем шаге Мастера подстановок выберите поля значения которого будет использоваться для подстановок – «Код сотрудника» и нажмите кнопку «Далее».

На четвертом шаге согласитесь с предложенной шириной столбца выбранного поля или выберите новую. Нажмите кнопку «Далее».

На пятом, (последнем шаге Мастера подстановок) задайте подпись, которую будет содержать столбец подстановок – «Сотрудники1» и нажмите кнопку «Готово».

Создается поле подстановок, и задаются некоторые свойства поля на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах диалога мастера.

Откройте таблицу «Заказы» в режиме таблицы поле «Сотрудники1» в соответствии с приведенной ниже таблицей. Вам надо будет только выбирать необходимые коды сотрудников из появляющегося списка.

Закройте таблицу.

Создайте связь между полем «Код сотрудника» таблицы «Сотрудники» и полем «Сотрудники1» таблицы «Заказы» типа «один-ко-многим», как это было описано в п. 2.2. первого задания. Если связи не получается, то проверьте, что бы оба поля были одинакового типа. При необходимости измените тип поля таблицы «Заказы».

Закройте окно «Схема данных».