Teorija_i_laboratornye_po_WORD

1.СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТА

Ксистемам подготовки текстовых документов относятся редакторы текстов, текстовые процессоры и настольные издательские системы.

Редактор текстов обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначены в основном для подготовки текстов. К

числу таких программ относятся: Norton Editor, Multi Edit, Chiwriter,

отечественный редактор Лексикон и др.

Текстовый процессор – текстовый редактор, но с более сложной системой команд, позволяющий добавлять в текст рисунки, фрагменты текста из других программ, предварительно просматривать готовый текст и осуществлять верстку. К таким видам программ относится MS Word, который практически вытеснил с российского рынка другие текстовые редакторы.

Для издания книг и других типографских материалов используются издательские системы Page Maker, QuarkXpress, Ventura Publisher.

1.1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Центральным понятием текстового процессора является понятие документа-объекта, создаваемого и корректируемого этим процессором. Основными структурными элементами документа, подлежащими автономному форматированию, является символ, абзац, страница, раздел.

Символ определяется в первую очередь видом шрифта, размером и начертанием.

Абзац – это поле документа, набор в котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст – это последовательность абзацев, разделяющихся специальным символом «конец абзаца», который вводится нажатием клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки.

Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов (меню Главная, команды Шрифт и Абзац). Размер страницы определяется параметрами команды

Параметры страницы (меню Разметка страницы).

Раздел – это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т. д. Количество разделов в тексте не ограничено.

Современные информационные технологии позволяют сохранить не только созданный документ, но и совокупность действий, с помощью которых документ был создан. Этот достигается с помощью шаблонов, работу с которыми поддерживают все современные текстовые процессоры. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле.

Стиль – это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, базовом для документа. Стилевое оформление заменяет собой непосредственное форматирование документа. Атрибуты форматирования встроенных стилей можно изменять, можно создавать собственные стили, назначив им клавиатурные комбинации клавиш и используя их для оформления текста соответствующим стилем.

Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых кроме текста и списка стилей хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле.

1.2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР

Текстовый процессор Word 2007 входит в состав пакета Office Vista, который предлагает наиболее рациональные методы работы, что повышает производительность труда и обеспечивает эффективную совместную деятельность нескольких пользователей.

Достоинства редактора

1.Выполнение традиционных операций над текстом: набор и модификация; форматирование символов с применением множества шрифтов; форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски); форматирование документов в целом (авто форматирование, составление оглавления и разнообразных указателей); проверка правописания.

2.Реализованы возможности новейших технологий связывания и внедрения объектов (OLE), которые позволяет включать в документы текстов фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows.

3.Программа, которая позволяет выполнить операции верстки, подготовку оригинальных макетов для последующего тиражирования.

Недостатки

1.Основной недостаток – это низкая производительность при наборе чернового текста

2.Высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул

3. Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (альбомов, обложек журналов).

Способы запуска программы Word

1.Значок на рабочем столе

2.Главное меню (Пуск - Программы- Microsoft OfficeWord)

3.Через создание документа Microsoft Office (Пуск - Создать документ Office)

Способы завершения работы программы Word

1.	Щелчок на кнопке Закрыть (		)	в заголовке окна.
2.	Кнопка «Office»,
		Закрыть

1.2.1. Экранный интерфейс редактора

Экранный интерфейс редактора имеет общую концепцию окон принятых в операционной системе Windows и представляет собой вид, представленный на рис. 1.

Заголовок Меню Панель инструм.

Панель форматир.

Линейка Рабочая прокрутки область (документ)

Режимы	Строка состояния
отображения

Рис. 1.1. Элементы окна Word

Строка Меню содержит команды, обеспечивающие реализацию всех возможностей Word, которые содержаться в семи раскрывающихся меню. Приведем краткий обзор функций, выполняемых каждым меню.

Кнопка «Office». Создает новые файлы, сохраняет файлы, находит и открывает ранее созданные файлы. Обеспечивает форматирование текста на странице, а также просмотр и печать документов.

Главная. Перемещает, копирует, удаляет фрагменты текста и объекты, ищет и заменяет фрагменты текста. Позволяет изменять атрибуты текста, вставлять маркеры и нумерацию, изменяет стили.

Вставка. Позволяет вставлять объекты, автоматизирует добавление специальной информации (номеров страниц, даты, сносок и ссылок), оформлять колонтитулы. Обеспечивает автоматическое составление оглавление документа. Автоматизирует процедуры создания, правки и преобразования таблиц.

Разметка страницы. Позволяет выполнять нужное форматирование документа. Изменять темы, параметры страницы, фон страницы.

Ссылки. Позволяет обновлять таблицы; вставлять сноски, ссылки, названия; использовать предметный указатель.

Рецензирование. Позволяет выбрать язык, проверить правописание документа, выполнить автозамену. Позволяет защитить документ, создать примечания, отследить исправления.

Рассылки. Создание конвертов, использование мастера слияния, составление документов и вставка полей, просмотр результатов.

Вид. Позволяет рассматривать документ и его структуру различными способами; изменять масштаб отображения документа. Переключает окна различных документов, организует удобное размещение открытых окон. Вызывает на экран или скрывает панели инструментов, выполняет настройку панелей. Создает макросы.

Текстовый процессор кроме панелей, представленных на рис. 1. имеет еще ряд панелей, которые при необходимости могут быть выведены. Далее рассмотрим несколько панелей, которые также наиболее часто используются.

Панель Рисование появляется, когда открываешь фигуру или графический объект. Панель предназначена для создания рисунка возможностями Word. ( Выбрать объект, меню Формат)

панель Рисование также можно вызвать, при выделении объектов, и она появится сверху.

Панель Таблицы и границы предназначена для создания таблиц в Word.

Меню Вставка – Таблицы.

Панель настройка изображения предназначена для изменения насыщенности цветов, сжатия рисунка и т.д.

Строка состояния

1.2.2.Создание простых текстовых документов

Кэтим операциям относятся: создание документа, ввод текста, редактирование текста, форматирование текста, установка параметров документа, просмотр документа, сохранение документа, печать документа.

Создание документа. Существует несколько способов создания документа: автоматически при открытии Word; кнопка «Office»-Создать ; использование клавиш Ctrl +N.

Кроме работы с пустым документом существует работа с шаблонами. Шаблон – это особый вид документа (заготовка), представляющий специальные средства для быстрого оформления документа. Шаблон может содержать рисунок, стандартный текст, оформление, стили и т.д. Для использования шаблонов нужно выполнить команды: кнопка «Office»– Создать– Общие шаблоны– выбрать нужную вкладку и из списка выбрать подходящий шаблон.

Установка параметров страницы. Для установки размеров и границ страницы используется диалоговое окно Параметры страницы, которое открывается командами Разметка страницы-Параметры страницы из строки горизонтального меню. Выбрав вкладку Поля, можно установить отступы от всех краев листа бумаги. Поле – это область страницы, где не может размещаться текст. Отступы – расстояние от границ левого и правого полей до текста. Страница – это часть текста, ограниченная линиями разделения страниц. Существует понятие логической и физической страницы, параметры страницы и документа показаны на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Параметры страницы и текстового документа

Для установки размера бумаги нужно использовать вкладку Разметка страницы-Параметры страницы - Бумага- Размер бумаги, которая позволяет установить не только размер листа, но и его ориентацию при печати.

Ввод текста. Обычный способ ввода текста – с клавиатуры, в которой учитывается переключение алфавита. Переключить алфавит можно следующими способами: Ctrl + Shift; Alt + Shift; щелчок на панели задач на индикации алфавита. При вводе текста используется текстовый курсор, который представляет собой вертикальный штрих, указывающий, куда в следующий момент времени будет вводиться знак текста, вставляться таблица или рисунок. Передвигать текстовый курсор можно с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши, произведя щелчок в нужном месте документа. При вводе текста нужно помнить, что:

∙заглавная буква набирается при нажатой клавише Shift;

∙текст, состоящий только из заглавных букв вводится при включенной клавиши Caps Lock;

∙для поднятия текста вверх по странице – щелчок мыши в том месте, куда хочется поднять текст, и нужно нажать клавишу DEL;

∙чтобы опустить текст вниз по странице – щелкните мышкой перед текстом и нажмите клавишу Enter;

∙если при вводе текста была допущена ошибка, она устраняется удалением символов клавишами Back Space или Del;

∙ввод символов, которых нет на клавиатуре осуществляется командами Вставка– Символы и в открывшемся диалоговом окне нужно выбрать требуемый символ;

∙все операции ввода, редактирования и форматирования протоколируются и поэтому необходимое количество последних действий

можно отменить на Панели быстрого доступа – Отменить

;

∙при вводе текста используются начертания и размер шрифта, которые устанавливаются с помощью меню Главная – Шрифт или при выделении объектов нужная панель появится сверху.

∙при вводе текста различают символ, слово, строку, предложение, абзац. Символ – наименьший элемент, с которым оперирует текстовый редактор. Примерами символов являются буквы, цифры, знаки пунктуации и др. Слово

– набор символов, ограниченных с двух сторон пробелами или знаками препинания. Строка – набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов). Предложение – набор символов и слов, ограниченных с двух сторон знаками препинания. Абзац – это участок текста, который находится между двумя нажатиями клавиши Enter;

∙Word автоматически переносит в начало следующей строки слова, выступившие на правое поле, поэтому клавишу Enter в конце каждой строки нажимать не нужно, она используется только в конце абзаца;

∙ чтобы перейти на новую строку в пределах абзаца необходимо использовать клавиши Shift+Enter;

∙установка неразрывного дефиса, препятствующего нежелательному

разрыву словосочетания, можно осуществить клавишами Ctrl + Shift + ”—“, а установка неразрывного пробела, препятствующего разрыву взаимосвязанных фрагментов – клавишами Ctrl + Shift +” “;

∙ мягкие переносы слова, часть которого выступает на правое поле осуществляется клавишами Ctrl + “—“. Мягкие переносы отображаются,

если установлен флажок Автоматическая расстановка переносов в

диалоговом окне Расстановка переносов, которое вызывается командами меню Сервис-Язык-Расстановка переносов.

При вводе текста можно менять его атрибуты. Атрибут текста – параметр, который может быть изменен (размер символа, шрифт, цвет, величина отступа, красная стока – первая строка абзаца, имеющая отступ вправо).

Установить отступы в Word можно с помощью маркеров горизонтальной линейки меню (рис. 1.3) или командами меню Главная-Абзац-Отступы и

интервалы

Маркер отступа первой строки

Маркер отступа слева

Маркер отступа справа

Рис. 1.3. Маркеры горизонтальной масштабной линейки для установки отступов

Режимы просмотра документов. В текстовом процессоре Word

существуют следующие режимы просмотра документа:

∙режим разметки страниц;

∙режим чтения;

∙режим Web-документа;

∙режим структуры;

∙черновик;

∙режимы предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой меню Вид

или при помощи Строки состояния

В режиме разметки страницы

документ соответствует печатному

образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственным возможным при работе с кадрами. Кадр (надпись) – это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Вставка-Текст-Надпись

Режим чтения		предназначена для просмотра документов и их
		Для облегчения чтения текста в каждом абзаце
схемы на экране дисплея.

представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять.

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

Режим просмотра структуры		документа позволяет

проанализировать структуру сложного иерархического документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматизировано создавать оглавление документа и форматировать заголовки документа. При выполнении команды Вид-Структура документа на экране появляется панель инструментов Структура, с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа. Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии.

Команда Ссылка-Оглавление позволяет создать оглавление структурированного документа. На вкладке Оглавление этой команды можно выбрать формат оглавления и настроить его вид.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. Данный режим вызывается клавишей Предварительный

просмотр	на панели		инструментов
В режиме просмотра
		во весь экран можно видеть текст документа без

лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью горячих клавиш или контекстного меню.

В Word используется различный масштаб отображения документа.

Масштабирование текста		можно осуществить двумя путями:				командами
Вид-Масштаб ,		и с помощью Строки состояния

Сохранение документа. Сохранение документа надо проводить регулярно. Для этого на панели быстрого доступа нажать кнопку Сохранить, выбрать папку, где будет сохраняться документ, и ввести его название. А также можно сохранять при помощи нажатия клавиш Shift + F12. Для сохранения документов можно использовать команды: кнопка «Office» -

Сохранить и кнопка «Office» - Сохранить как. Команда Сохранить сохраняет документ с текущим именем, а команда Сохранить как позволяет сохранить документ под новым именем.

Открытие существующего документа. Открытие для редактирования уже существующего документа производится с помощью команд кнопка «Office» - Открыть. По умолчанию программа Word работает с файлами, имеющими расширение *.DОC. Поэтому в диалоговом окне Открыть будут представлены файлы именно с таким расширением. Второй способ открытия существующего файла – кнопка Открыть на панели быстрого доступа.

Редактирование текста. Под редактированием понимается изменение уже существующего текста. Большинство операций правки осуществляется над предварительно выделенными фрагментами документа. Выделение фрагмента текста производится мышью следующим образом:

∙слово – два щелчка на слове;

∙предложение – Ctrl + щелчок в любом месте предложения;

∙строка – щелчок на поле слева от строки;

∙абзац – два щелчка на поле слева от абзаца или три щелчка внутри абзаца;

∙любой фрагмент – установить указатель в начало фрагмента, нажать клавишу мыши и протащить указатель до конца объекта;

∙вертикальный фрагмент – как любой фрагмент, но при нажатой клавише Alt;

∙весь документ – с помощью команды Главная-Редактирование- Выделить-Выделить все или три щелчка мыши на полосе

выделения, а еще нажатием кнопок Ctrl+Num Lock+5.

Удаление выделенного фрагмента можно производиться следующими способами:

∙нажатием клавиши Del или Backspace;

∙командой Главная-Удалить;