11. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

11.1. Документы, относящиеся к деятельности приемных и отделов префектуры района, ее структурных подразделений, печатаются в установленном порядке в приемных и соответствующими отделами, также здесь печатаются служебные письма за подписью заместителей префекта, руководителей подразделений, заявки и документы внутреннего характера.

11.2. Распоряжения префекта района по кадровым вопросам печатаются только в отделе делопроизводства и организационной работы.

11.3. Отделом делопроизводства и организационной работы печатаются:

• распоряжения префекта района;

• нормативно-методические документы префектуры района;

• проекты писем за подписью префекта и его первого заместителя;

11.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового и черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и не разборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в другом подразделении (в отделе) с использованием компьютерной техники, исполнитель представляет электронную копию документа на дискете.

Печатание документов под диктовку не производится.

11.6. Ответственность за организацию копировально-множительных работ возлагается на начальника отдела делопроизводства и организационной работы.

11.7. Отдел делопроизводства и организационной работы производит копировально-множительные работы документов только служебного характера.

11.8. Необходимость размножения служебных документов определяют префект его заместители и начальник отдела делопроизводства и организационной работы, которые несут ответственность за содержание размножаемых документов.

11.9 Работники множительной техники несут ответственность за сохранность размножаемых документов и сроков выполнения заказа.

11.12. Множительные работы выполняются по двум категориям срочности: срочные и обычные. Срочные работы выполняются в течение 3 часов, обычные – не более 3 дней (в зависимости от объема размножаемого материала).

11.13. Заказы, поступающие для ксерокопирования, выполняются в порядке их поступления.

11.14. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) материалов.

12. Организация дежурства в префектуре района

12.1. Для оперативного решения вопросов, касающихся жизнеобеспечения района, ведется дежурство префектуры района сотрудниками префектуры.

Координацию их работы осуществляет отдел делопроизводства и организационной работы.

12.2. Дежурство осуществляется в праздничные и выходные дни круглосуточно, а по будням с 18⁰⁰ - 9⁰⁰.

13. Организация работы в префектуре района

13.1. Вход в здание работников префектуры, ее структурных подразделений, а также руководителей предприятий и организаций района разрешен с 09.00 до 18.00 часов по предъявлению служебного удостоверения дежурному милиционеру (военному).

С 9.00 до 18.00 посторонним вход в здание разрешается по разовому пропуску, выписанному в бюро пропусков на основании документа, удостоверяющего личность, а также заявки руководителя службы на данное лицо.

После 18.00 вход в здание префектуры посторонним лицам запрещен.

13.2. В выходные дни вход в здание разрешается заместителям префекта и начальникам отделов.

13.3. Вход в здание уборщицам разрешен с 5.30 часов утра.

13.4. Нахождение в здании после 19.00 часов запрещается всем сотрудникам, кроме заместителей префекта, помощников префекта, руководителей структурных подразделений и дежурных лиц.

13.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания разрешается на основании пропуска, выданного префектом или его заместителями.

13.6. Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным лицам, имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме работников поста милиции, фельдсвязи.

13.8.Учет выхода на работу сотрудников ведется уполномоченными на то работниками. Табель учета выхода на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в отдел учета и отчетности префектуры.

13.9. За добросовестное отношение к работе, с учетом эффективности и качества работы, производится премирование работников.

Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам префектуры регламентируются Положением, утвержденным распоряжением префекта.

13.10. При увольнении работник префектуры обязан сдать служебное удостоверение – начальнику отдела делопроизводства и организационной работы, компьютерную технику и другие материальные ценности – начальнику АХО, личные номерные печати – в общий отдел администрации, о чем делаются отметки в обходном листе.

Материально-техническое обеспечение работы сотрудников администрации (мебель, обслуживание жизненно необходимых систем) возлагается на начальника АХО префектуры.

На проведение хозяйственных и ремонтных работ руководители структурных подразделений и начальники отделов подают заявку в АХО префектуры района.

13.11. Категорически запрещается дополнительное подключение в комнатах и помещениях электроприборов без согласования с АХО.

13.12. После окончания рабочего дня все электроприборы отключаются, окна, форточки и двери рабочих комнат и других помещений закрываются.

13.13. В случае возникновения пожара или других стихийных бедствий необходимо немедленно известить работников поста милиции, дежурного мэрии города и Правительства, принять меры к тушению пожара, спасению имущества.

13.14. Ответственность за организацию работы сотрудников префектуры, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка, поддержание порядка в комнатах и помещениях, сохранность имущества и документации возлагается на руководителей служб и структурных подразделений.