10.7. Профессионалы советуют Внутренний аудит (Internal Audit)

Есть четкая разница между внутренним и внешним аудитом. Внутренний аудит – независимая оценочная функция, целью которой является помощь штабу в эффективной разгрузке его ответственности. Для этого внутренние аудиторы снабжают штаб анализом, оценками и рекомендациями по соответствующим видам активности.

Достоинства внутреннего аудита: - направление внимания менеджмента на ключевые выходы бизнеса, анализ слабостей в системе контроля; - позитивная уверенность в тех областях, где оперативный контроль достаточен; - идентификация возможностей повышения эффективности бизнеса; - предупреждение о потенциальных проблемах.

Недостатки: - могут быть большие затраты по времени; - может отвлекать менеджеров от текущей работы; - может вызывать у штаба желания дополнительных перепроверок.

Список действий. 1. Выбор целей аудита. 2. Выбор аудиторов. 3. Подготовка детального задания аудиторам. Вы должны быть уверены, что вся «подводная» информация имеется. Задание должно включать: - стратегический и бизнес-планы; - исходные указания; - меморандум об организации; - руководства по внутренним процедурам; - список ключевых руководителей; - описание структуры управления организацией. 4. Идентификация ключевых контрольных точек. 5. Оценка контроля. Она должна показать насколько эффективен контроль (что должно быть улучшено? имеются ли упущения?). Возможны вопросы: - если кто-то хотел бы совершить обман, где и как он бы это сделал? - если я покупатель, буду ли я доволен ценой и уровнем сервиса? 6. Тестирование системы. Выбирается случайно ряд активностей и подсистем и подвергаются пошаговому исследованию процедур и их описаний на предмет соответствия. 7. Выбор областей для более глубокого исследования. 8. Исследование вопросов: достигнут ли нужный объем продаж? Есть ли дополнительные возможности его увеличения? 9. Подготовка предварительного отчета. 10. Подготовка финального отчета с рекомендациями и планом действий. 11. Конкретные мероприятия по исправлению положения.

Что надо и чего не надо делать при внутреннем аудите.

Надо: - информировать штаб о выгодах внутреннего аудита; - информировать штаб о деталях аудита и позитивных действиях в его результате; - составить реальный план действий по результатам аудита; - отслеживать процесс по мере реализации этого плана.

Не надо: - относить внутренний аудит к ежедневным контрольным механизмам менеджмента; - ожидать от него выделения всех слабых мест в вашей системе.

Определение системы измерений деятельности (Establishing a Performance Measurement System)

Измерительная деятельность – один из ключевых реквизитов в любой программе улучшения деятельности. Система измерения деятельности организации – организованный комплекс средств определения, сбора, анализа с целью обеспечения принятия решений по всем видам деятельности.

Мера деятельности дает численный ответ на вопрос: достигли ли мы или превзошли некоторые индикаторные значения?

Достоинства измерения деятельности: - понимание текущей позиции организации; - определение места, где улучшения действительно имеются; - определение того, где улучшения требуются; - страхование решений на основе фактических измерений.

Единственным недостатком является дополнительный расход ресурсов на измерительные процедуры.

Список действий. 1. Выделение комитета, ответственного за разработку, внедрение и пересмотр системы. 2. Идентификация процессов, которые требуются измерять. Ответы на вопросы: - Что вы делаете? - Как вы это делаете? - С чего начинаются и чем заканчиваются ваши процессы? - Кто ваши потребители (внутренние и внешние)? 3. Идентификация активностей, подлежащих измерению. Критерии: - эффективность и стоимость; - качество, удовлетворенность потребителей; - временной график полного процесса; - продуктивность полного процесса; - безопасность полного процесса. 4. Установление индикаторов нормативов функционирования. 5. Сбор данных. Предварительно спросите себя: - Что я пытаюсь измерить? - Где я буду делать измерения? - Какова должна быть их точность? - Как часто нужно делать эти измерения? 6. Анализ/отчет о реальной деятельности. Перед тем, как сделать заключение по данным, проверьте что: - данные дают ответ на вопрос, который был задан; - не присутствует ли смещение в собранных данных; - имеется ли достаточно данных, чтобы делать значимые заключения. Обобщение данных и подготовку отчета следует делать, исходя из следующих требований: - категоризировать данные и использовать графики для показа трендов; - готовить отчет в соответствии с задачами и стандартами; - заботится о том, чтобы все необходимые измерения начинались и кончались в том же самом месяце или годе; - следует использовать стандартный формат; - дополнять базовые заключения! 7. Сравнение реальной деятельности с индикаторами (нормативами). 8. Предложения по модификациям деятельности. Сравнение с нормативами необходимо проанализировать следующим образом: - если активность ниже необходимой (это должно показать сравнение с индикатором), то причины должны быть установлены и намечены действия по изменению положения; - если отклонения несущественны, то следует использовать более высокий норматив и улучшить ситуацию; - если норматив слегка превзойден, то следует использовать более высокий норматив. 9. Продолжение измерительного мониторинга.

Что надо и чего не надо делать при измерении деятельности.

Надо: - измерять только важное; - вовлекать в работу штаб; - регулярно пересматривать нормативы.

Не надо: - оставлять измерения деятельности неизменными при изменении процессов и активности; - забывать о подведении результатов деятельности самой системы измерений; - удивляться, если нормативы не достигаются мгновенно.