Изменения вносит специалист по СМК. Изменения вносятся во все учтенные копии (электронные и бумажные) под роспись владельцев копий в листах регистрации ознакомления и выдачи копий документов СМК.
Документы СМК анализируются с точки зрения необходимости их актуализации 2 раза в год перед проведением внутреннего аудита СМК.
Необходимость переиздания документа СМК после внесения изменений определяет специалист по СМК.
Общие требования к отмене и изъятию документов смк
5.7.1 Документы СМК могут быть отменены в следующих случаях:
в случае разработки нового документа, взамен старого;
в случае отсутствия потребности;
в случае окончания его срока действия или работ, которые могут быть по нему произведены.
Отмена действовавших ранее документов осуществляется приказом по ОАО «ЯТЭК» с указанием срока прекращения действия документа. Приказ подписывает Исполнительный директор ОАО «ЯТЭК». Отмененным считается документ, титульный лист которого перечеркнут косой линией по диагонали и на котором стоит штамп «Отменен».
Изъятие отмененного документа проводит подразделение, в котором хранится контрольный экземпляр. Изъятые копии уничтожаются. Контрольный экземпляр отмененного документа хранится в архиве подразделения с отметкой о его статусе. Срок хранения подлинника после отмены определен в таблице 1.
Актуализация внешних документов
5.8.1 Актуализацию справочных документов проводят руководители структурных подразделений Организации, использующие данные документы.
В случае выпуска изменений или переиздания НД руководитель подразделения, в котором находится подлинник, обеспечивает его актуализацию, а также актуализацию учтенных копий.
При отмене внешних нормативных документов руководителем подразделения, владеющим подлинником отмененного НД, изымаются учетные копии, или, при необходимости их дальнейшего использования, помечаются фразой «Отменен» на титульном листе.
ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯМИ ДОКУМЕНТАМИ
6.1 Управление документами по управлению качеством
6.1.1 Порядок управления документами первого уровня (по управлению качеством) представлен на рисунке 2.6.
6.1.2 Документы, утвержденные Исполнительным директором ОАО «ЯТЭК», считаются подлинником. Копии документа должны рассылаться во все заинтересованные подразделения ОАО «ЯТЭК» в виде электронной копии документа. Ознакомление с документами СМК осуществляется только под роспись в Листе регистрации ознакомления, составляемого для каждого документа. В листе обязательно должен указываться название документа, дата ознакомления, Ф.И.О и должность лица, ознакомившегося с документом (Приложение А).
Ответственность за своевременную разработку Политики и Целей в области качества, а также Руководства по качеству (РК) несет специалист по СМК.
Требования
стандартов организации и нормативных
документов
Приказ о введении в действие
Выполненные требования
Изъятый документ
Руководители
Руководитель
структурных организации Сотрудники
подразделений
актуализированный документ
ОПРК Рисунок 2.6 Модель процессов управления документами первого уровня
Глава 3 рекомендации к проведению сертификации смк оао»ятэк» в системе добровольной сертификации гост р
Сертификация СМК
После внедрения системы менеджмента качества, обязательным этапом является ее сертификация, путем заключения договора с органом по сертификации на проведение оценки системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. При выборе органа по сертификации, организация может обратиться за информацией в «Росстандарт», который является Центральным органом системы добровольной сертификации ГОСТ Р [12].
3.3.1 Общие положения
Сертификация СМК осуществляется на добровольной основе по инициативе организации-заказчика. Сертификацию СМК проводят органы по сертификации и испытательные лаборатории, компетентность которых признана в системе ГОСТ Р и имеющие свидетельство о компетентности.
Цели добровольной сертификации работ и услуг в системе ГОСТ Р:
- оказание помощи потребителям в компетентном выборе исполнителей работ (услуг);
- повышение качества выполнения работ (оказания услуг);
- содействие развитию работ (услуг) посредством укрепления доверия к организациям, выполняющим работы (оказывающим услуги).
Организация, которая хочет пройти сертификацию на соответствие СМК в системе ГОСТ Р должен, в первую очередь, должна иметь функционирующую систему качества, удовлетворяющую требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000.
Сертификация СМК в системе ГОСТ проводится по этапам, согласно блок схеме, показанной на рисунке 3.4.
Рисунок 3.4 Блок-схема порядка проведения сертификации
Организация должна выбрать подходящий орган по сертификации и направить туда заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества. После получения положительного ответа на заявку, организация заключает договор с органом по сертификации на проведение соответствующих работ. Затем организация-заказчик отправляет комплект документов по СМК в орган по сертификации, в результате анализа которых орган по сертификации принимает решение о проведении сертификационного аудита на оценку выполнение требований документов СМК. По акту о проведении аудита орган по сертификации решает вопрос о выдаче или отказе сертификата о соответствии СМК организации требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
Сертификат соответствия выдается сроком на три года с возможностью последующего продления. В течение срока действия сертификата соответствия на организации проводится инспекционный контроль органом по сертификации, количество и порядок которых устанавливается договором организации с органом по сертификации.
Все расходы органа по сертификации на проведение работ по сертификации оплачивает организация-заказчик.
Если в ходе сертификационных работ обнаруживаются несоответствия , органом по сертификации оформляются протоколы несоответствий. В случае незначительных несоответствий орган по сертификации может выдать сертификат соответствия, но с условием проверки устранения несоответствий на инспекционных контролях. Если обнаруженные несоответствия являются значительными, то орган по сертификации может выдать сертификат о соответствии только после подтверждения устранения данных несоответствий.
В ОАО «ЯТЭК» сертификация СМК будет включать процессы, показанные на рисунке 3.5 [13].
Рисунок 3.5 Блок схема основных процессов сертификации СМК ОАО «ЯТЭК»
3.3.2 Подача заявки на проведение сертификации СМК
Организация ОАО «ЯТЭК» для проведения сертификации системы менеджмента качества направляет в орган по сертификацию заявку, приложив к ней сведения и документы, необходимые для проведения анализа для установления возможности проведения сертификации и принятия по результатам анализа решения по заявке.
Содержание заявки должно быть такого примерного характера:
«Просим провести сертификацию системы менеджмента качества применительно к процессам добычи, переработки и поставки изготавливаемой продукции на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Основными потребителями услуг являются ОАО «Сахатранснефтегаз» - транспортер природного газа, и ГУП «ЖКХ» - оптовый закупщик стабильного газового конденсата»
Схема подачи и приема заявки на проведение сертификации СМК приведена на рисунке 3.6
Решение по заявке должен поступить организации-заявителю в течение 15 дней со дня получения органом по сертификации заявки.
Если решение отрицательное, то в нем указаны причины отказа и обоснования к ним.
Решение по заявке, если оно положительное, содержит следующие указания:
- наименования и кодов системы менеджмента качества;
- нормативных документов, на соответствие которым будет проводиться сертификация;
- схемы сертификации;
- условий оплаты работ по сертификации;
- порядка проведения инспекционного контроля сертифицированной системы менеджмента качества, а также другой информации, необходимой для организации проведения работ по сертификации в полном объеме;
нет
да
Рисунок 3.6 Блок-схема подачи и приема заявки на сертификацию
Так же к положительному решению по заявке прилагается проект договора на проведение работ по сертификации. После заключения договора, происходит оплата работ по сертификации и создание органом по сертификации комиссии по проведению сертификационной проверки.
Комиссия должна состоять из не менее двух человек, являющимися экспертами или иными специалистами органа по сертификации, также внештатными экспертами по СМК или представителями научно методических центров системы ГОСТ Р. Из членов комиссии назначается председатель комиссии, как правило, эксперт по сертификации СМК. Состав комиссии должен быть представлен органом по сертификации организации-заявителю.
3.3.3 Процесс сертификации СМК
После
заключения договора между
организацией-заказчиком и органом по
сертификации и оплаты работ в соответствии
с условиями договора, начинается сам
процесс подтверждения соответствия
СМК, согласно блок схеме, показанной на
рисунке 3.7 [14].
нет
да
Рисунок 3.7 Блок-схема процессов подтверждения соответствия СМК
Для проведения работ по сертификации организация-заявитель должна обеспечить комиссии всеми необходимыми материалами для сертификации СМК, создать условия для работы комиссии, предоставить доступ в соответствующие помещения и к документам СМК.
Процессами и объектами аудита в ОАО «ЯТЭК» являются:
Предварительное совещание с руководителями ОАО «ЯТЭК».
Проверка документации по выполнению требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001:
документация СМК (Руководство по качеству, 6 обязательных документированных процедур);
ответственность руководства;
изменения в документации системы качества;
анализ системы менеджмента качества;
выполнение корректирующих действий по предыдущим проверкам;
проведение внутренних аудитов СМК.
Проверяемые подразделения ЗАО «БЮРО САПР»:
Специалист по СМК;
Директоры подразделений;
Главный геолог;
Управление по защите ресурсов;
Отдел по управлению персоналом;
Дирекция стратегического развития;
Технический отдел;
Служба по внутреннему контролю;
Управление информационных технологий;
Лаборатория химического анализа;
Отдел промышленной безопасности и охраны труда;
Отдел экологического надзора.
Заключительное совещание. Утверждение и рассылка акта