asoi

■ Введите остальные поля в соответствии с данными, представленными в таблице (рис. 9).

Рис. 9. Полная спецификация полей записи

Задание. Уменьшить размер полей Фамилия – 30 символов,

Имя – 25, Населенный пункт – 20, Телефон – 20, Факс – 20, Название фирмы – 35.

У полей Телефон и Факс выберите тип данных Текстовый, т.к. эти поля мы привыкли воспринимать с разделителями: «\» или «-», и данные из этих ячеек мы ни складывать, ни умножать не будем.

В поле Почтовый индекс установите тип данных Числовой. Установимограничениенавводиндексов. Всевводимыеиндексы должны быть шестизначные, т.е. >99 999 и <1 000 000. Так как наименьшее шестизначное число 100 000 < 99 999 и наибольшее шестизначное число 999 999 < 1 000 000, вводим ограничения. Для этого:

■ Установите курсор на поле Почтовый индекс. В области

Свойства поля активизируйте поле ввода Условие на значение

и, щелкнув правой кнопкой мыши, вызовите контекстное меню, а в нем выберите команду Построить

илинажмитевэтомполенакнопку. Воткрывшемсяокне

Построитель выражений введите ограничения на Почтовый индекс: >99999 and <1000000 (рис.10). Нажмите кнопку ОК.

11

Рис. 10. Построитель выражений

■ В строку Сообщение об ошибке поля Почтовый индекс

введите «Неправильно введен индекс» (рис. 11).

Рис. 11. Изменение свойств поля «Почтовый индекс»

■В поле День рождения выберите Тип данных – Дата/время с форматом поля – Краткий формат даты (рис. 12).

12

Рис. 12. Изменение формата поля «Дата рождения»

2.2. Ввод данных

Послетогокакспецификацияполейбудетзавершена, можно приступить к вводу данных в таблицу.

■Щелкните стрелку на кнопке Режим в верхнем правом углу окна, выберитеРежимтаблицывстрокепиктографическогоменю или выберите из меню Вид команду Режим таблицы (рис.13).

■На вопрос о сохранении таблицы выберите кнопку Да

(рис. 14).

Рис. 13

Рис.14

■Окно перейдет из режима проектирования в режим ввода данных в таблицу Адреса.

■Заполните ее следующими данными, показанными на рисунке 15.

13

Рис. 15. Данные таблицы «Адреса»

Внимание! При заполнении в записи Бендера поля Почтовый индекс указано заведомо неправильно (индекс состоит из 4 знаков), а мы вводили ограничение на индекс (состоит из шести знаков). Поэтому при попытки введения в поле Почтовый индекс четырехзначного числа появится окно с сообщением об ошибке «Неправильно введен индекс» (рис.16). Добавьте самостоятельно любые две недостающие цифры в поле Почтовый индекс.

Рис. 16. Ошибка введения в поле «Почтовый индекс»

14

2.3. Редактирование таблицы

Перемещаться от поля к полю и от строки к строке можно с помощью клавиш со стрелками. Но при редактировании значения могут возникнуть некоторые трудности. Как только вы начнете набиратьинформацию, программаAccess сотретимеющиесяданные. Для изменения поведения программы следует перейти в режим редактирования, нажав клавишу <F2>. В режиме редактирования ваш набор не уничтожает уже имеющуюся в поле информацию. Вместо этого вы можете изменять ее или добавлять новые данные. Для выхода из режима редактирования снова нажмите клавишу <F2>. На рис. 17 крупным планом показана разница режимов.

Вверху: обычный режим. Если вы сейчас начнете ввод данных, вы тут же сотрете существующий текст («Виктор»). Суть в том, что текст в выбранном поле – это важная информация, которую вы намереваетесь удалить. Внизу: режим редактирования.

Рис. 17

Задание. Добавьте 7 и 8-ю записи к созданной вами таблице самостоятельно любыми своими данными.

15

Таблица 1. Клавиши для редактирования записей

Клавиша	Результат
<Ctrl>+	Копирует значение из поля, находящегося непосредствен-
<»>	но над текущим. Этот прием полезен, если нужно ввести
	группу записей с похожей информацией
<Ctrl>+	Вставляет текущую дату в текущее поле. Формат даты
<;>	зависит от настроек компьютера, но, скорее всего, вы
	увидите нечто похожее на 24-12-2012
<Ctrl>+	Вставляет в поле значение по умолчанию
<Alt> +
<Пробел>

Вырезать, Копировать и Вставить

Access, как практически любая Windows-программа, позволяет вырезать порции данных из одного места и вставлять их в другое место. Этот трюк легко применять с помощью только трех комбинаций клавиш:

<Ctrl>+<C> – Копировать,

<Ctrl>+<X> – Вырезать (аналог команды Копировать, но исходное содержимое удаляется),

<Ctrl>+<V> – Вставить.

Находясьврежимередактирования, можноиспользоватьэти клавиши для копирования любого выделенного фрагмента. Если вы в обычном режиме, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

Копирование записи целиком за один шаг

Обычно вы копируете и вставляете небольшие порции или фрагменты данных. Но у программы Access есть малоизвестная функциональная возможность, позволяющая копировать запись целиком. Длятогочтобывоспользоватьсяею, выполнитеследующие действия:

1.Щелкните кнопкой мыши поле слева от записи, которую хотите скопировать.

2.Это позволит выделить запись. (Если вы хотите скопировать группу смежных записей, нажмите клавишу <Shift> и затем

16

смещайте указатель мыши вверх или вниз до тех пор, пока все нужные записи не будут выделены.)

3.Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать. Она скопирует содержимое в буфер.

4.Прокрутите таблицу от начала к концу, пока не увидите

маркер новой строки (звездочку ).

5. Щелкните правой кнопкой мыши слева от маркера новой строки и выберите команду Вставить.

Точнаякопияпоявитсянемедленно. Приэтомодинфрагмент копии не соответствует оригиналу. Программа Access обновляет столбец Код_Контакта (ID) в вашей вставленной записи, присваивая ему новый номер. Делается это потому, что у каждой записи должен быть уникальный номер.

Задание. Скопируйте несколько записей таблицы три раза.

Режим замены

В режиме замены маркируется все содержимое поля. После чего новые данные вводятся на место старых. Чтобы удалить содержимое поля целиком, следует нажать клавишу [Del].

Задания

1.Замените адрес Подпольная 11 на Подпольная 34, используя клавишу [Del].

2.Замените в первой записи адрес Обухов 2, кв.6 на Обухов

45, кв.17.

2.4.Операция поиска

Если содержимое искомого поля известно, то его можно разыскать, используя функцию поиска. С помощью активизации

команды Найти вкладки Главная вызывается диалоговое окно поиска.

Для организации поиска в диалоговом окне поиска в поле Образец следует задать объект поиска (содержимое поля). Если никаких других установок сделано не будет, Access исследует все поля активной колонки на предмет совпадения их содержимого с объектом поиска.

17

Рис. 18. Окно поиска и замены
Задание. Найдите при помощи команды Найти	Мо-
сква в поле Населенный пункт. Для этого:

■Установим курсор на любой записи поля Населенный

пункт.

■В поле Образец: введем Москва.

■Проверим, чтобы в поле Поиск в: было указано Населен-

ный пункт.

■Выберем Совпадение: Целиком (рис. 18).

■Нажмем кнопу Найти далее.

■После чего машина выделит в таблице первое ей найденное слово Москва.

■Чтобы найти следующее, нажмем еще раз кнопку Найти

далее.

Внимание! Не имеет значения, записан искомый текст прописными или строчными буквами. Если же активизировать опцию С учетом регистра, то будут найдены только те поля, содержимоекоторыхиспособегонаписаниявточностисоответствуют объекту поиска.

Существенно расширить круг поиска можно, применив символы-заменители «*» и «?».

При этом звездочка «*» заменяет любое количество символов, а знак вопроса «?» только один символ.

Если мы хотим найти слова в таблице Адреса, начинающиеся с буквы «Б» нужно в окне поиска:

18

■В поле Образец: введем Б*.

■Проверим, чтобы в поле Поиск в: было указано таблица

Адреса (рис. 19).

■Нажмем кнопу Найти далее.

Рис. 19. Поиск слов, начинающихся на букву «Б»

По умолчанию поиск производится в активной колонке. Название активной колонки появляется в строке заголовка окна поиска. Если необходимо выполнить поиск по всей таблице, то опцию Только в текущем поле следует отключить. Если объект поиска будет найден, то Access выделит содержимое найденного поля и в статусной строке появится сообщение Поиск выполнен.

Вполне возможно, что пользователь не помнит точно фамилию, которую пытается разыскать в базе данных. В этом случае в качестве искомого объекта следует ввести ту часть фамилии, в которой вы уверены. После этого необходимо активизировать опцию С любой частью поля либо опцию С начала поля, в зависимости от того, какую часть фамилии вы помните.

Задания.

1.Придумайте пример поиска слова из таблицы, используя символы «*» и «?».

2.Найдите слово Пролетарская через поиск, используя символ «*».

3.НайдитефамилиюПреображенский, используясимвол«?».

19

2.5. Поиск и замена

В процессе работы с базами данных может возникнуть необходимость замены некоторого объекта на другой во всех полях таблицы, где он встречается. Например, переименовать Пролетарскую улицу в Буржуазную. Эту операцию можно автоматизировать, если воспользоваться в окне Поиск и замена вкладкой

Замена.

Для изменения содержимого поля сначала укажите старое содержимое в поле ввода Образец, а новые данные введите в

поле Заменитьна. Такойспособзапускапроцессазамены приведетктому, чтоAccess найдетипромаркируетподлежащийзамене объект, но саму замену не произведет, т.е. пользователь сможет решить сам, стоит ли в данном поле производить замену. Если данное поле подлежит замене, достаточно нажать в диалоговом окне замены кнопку Заменить. В противном случае можно продолжить поиск следующего поля, содержащего объект, с помощью нажатия кнопки Поиск далее.

Пример. Автоматически заменим переулок Обухов на улицу

Южный бульвар.

■ Выберите команду Найти вкладки Главная. В открывшемся окне Поиск и замена откройте вкладку Замена.

■В графу Образец введите Обухов.

■В графу Заменить на введите Южный бульвар.

■В графе Поиск в выберите поле таблица Адреса.

■Так как в поле Адрес, кроме названия улиц, вводятся номера домов и квартир, то в графе Совпадение выберите С любой частью поля (рис. 20).

Рис. 20. Окно поиска и замены

20