asoi

■Откройте таблицу Адреса, щелкнув дважды на значке Адреса в левой части окна.

■В строке Фамилия щелкните наодной из ячеек сфамилией

Полесов.

■Щелкните на кнопке Выделение .

Откроется ниспадающий список, в котором выберите Содержит «Полесов». В результате видимыми останутся только те записи, в поле Фамилия которых присутствует зна-

чение Полесов.

■ Чтобы отменить влияние фильтра, щелкните по кнопке Фильтр и выберите в открывшемся окне Снять фильтр

сФамилия

4.2.Составление более сложного фильтра.

Оставьте все записи с фамилией Полесов и непустое поле телефона.

■Установите фильтр, поле Фамилия которых равно значе-

нию Полесов.

■Выберите команду Главная / Дополнительно / Расши-

ренный фильтр… . Откроется окно, похожее на конструктор запроса. Критерий равенства поля Фамилия значению Полесов уже будет присутствовать в бланке фильтра.

■Перетащите поле Телефон во

второй столбец бланка.

■ В ячейку Условие отбора вве-

дите формулу <>Null (непустое поле телефона) (рис. 71).

61

Рис. 71. Окно расширенного фильтра

■ Выберите на вкладке Главная команду Применить фильтр . В результате в таблице Адреса останутся только записи с фамилией Полесов и непустым полем телефона.

■СпомощьюкомандыГлавная/Дополнительно/Очистить всефильтрыотменитефильтрацию

.

4.3. Преобразование фильтра в запрос

Назначениеновогофильтраавтоматическистираетвсепредыдущие, которые уже невозможно применить повторно. Для сохранения фильтра возможно записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора.

■Командой Главная / Дополнительно / Расширенный фильтр… активизируйтеокносложногофильтра, созданногоранее.

■Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке «Office»

(находящейся в верхнем левом углу окна) и выберите команду

Сохранить .

62

■В открывшемся окне диалога введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.

■Закройте окно фильтра.

■В окне базы данных (в левой части экрана) появится новый запрос с названием Фильтр. Дважды щелкните на значке этого запроса.

Записизапроса Фильтрбудут повторять записи фильтрованной таблицы Адреса. Этим запросом можно пользоваться когда угодно.

5.ФОРМЫ

Если вы хотите допустить к работе над своей базой данных других сотрудников, то лучше воспользоваться формой. Форма можетслужитьгарантиейсохранностибазыотдействийнеквалифицированных пользователей. Кроме того она может послужить ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию, хранящуюся в базе.

ВAccess предусмотрен ряд средств для создания форм. Созданные формы могут базироваться как на таблицах, так и на запросах. Созданные формы в дальнейшем можно изменять с помощью конструктора форм.

5.1. Автоматическое создание формы

■Выберите в левой части окна таблицу Адреса

.

■Перейдите во вкладку Создание и в разделе Формы нажмите кнопку Форма .

■На экране появится готовая форма с полями из таблицы

Адреса (рис. 72).

■Сохраните ее под именем «Автоформа – Адреса».

63

Рис. 72. Окно формы

5.2. Мастер форм

Мастер форм позволяет быстро сконструировать форму. ■ В окне базы данных перейдите во вкладку Создание, в разделе Формы и щелкните на меню Другие формы выберите

из открывшегося списка Мастер форм

.

■В списке Таблицы и запросы первого окна мастера (рис.

73)выберите пункт Таблица: Адреса.

■Щелкните на кнопке , чтобы добавить в список Выбранные поля все поля таблицы.

■ Выделите пункт Код адреса и щелкните по кнопке	,
уберите это поле обратно в левый список.

■Щелкните на кнопке Далее.

■В следующем окне выберите для формы стиль Выровненный и щелкните на кнопке Далее.

■В списке третьего окна выберите один из понравившихся вам стилей оформления, например Модульная, и щелкните на кнопке Далее.

■В последнем окне мастера задайте имя формы Контакты

ищелкните на кнопке Готово. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных (рис. 74).

64

Рис. 73. Мастер форм

Рис. 74. Форма Контакты для таблицы Адреса

Окноформысодержитназванияиобластидлявсехполейтаблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям:

- следующая запись,

- последняя запись,

- новая запись.

Задание. Щелкните покнопкеНоваязаписьидобавьте информацию еще об одном человеке, данные которого придумайте самостоятельно.

65

5.3. Фильтрация информации в форме

При использовании формы, как и при работе с таблицами и запросами, можно применять функцию поиска и замены.

В качестве альтернативы запросам можно использовать так называемые фильтры для селекции записей, удовлетворяющих сформулированным критериям. Фильтр служит только для селекцииилисортировкизаписей. Внихнельзявыполнятьвычисления.

Кформам применимы три способа фильтрации данных:

■Изменить фильтр – фильтрация данных в форме с помощьюпростыхусловийвыборки(наосновелогическогооператора

Or (ИЛИ)).

■Фильтр по выделенному – фильтрация данных в форме с помощью выделения данных.

■Расширенный фильтр... – расширенное построение фильтра для формы.

5.3.1. Изменение фильтра

■ Откройте форму «Автоформа – Адреса».

Выберите на вкладке Главная, в разделе Сортиров-

ка и фильтр, команду Дополнительно / Изменить фильтр

.

■ В открывшемся окне создания фильтра для формы щелкните назакладкеНайти(рис. 75), удалитевсеограничения, выберитеполе Населенный пункт и, раскрыв комбинированный список, значение Москва, затем, выбравзакладкуИЛИ, – начениеНовыеВасюки.

Рис. 75. Фильтр

66

■Нажмите на вкладке Главная, в разделе Сортировка и фильтр кнопку Применить фильтр .

Врезультате фильтрации будут видны только те записи, ко-

торые в поле Населенный пункт содержат значение Москва или Новые Васюки. С помощью кнопки Следующая запись (внизуокна) просмотритеипосчитайте, сколькозаписейудовлетворяют данному фильтру.

5.3.2.Фильтр по выделенному

■Выделите данные, которые будут служить критерием фильтрации. В качестве примера выделите в первой записи поле адреса со значением Южный бульвар 2, кв. 6.

■Активизируйте команду Главная / Сортировка и

фильтр / Выделенне / Равно «Южный бульвар 2, кв. 6»

.

■В нижней части формы появится количество отфильтрованных записей (в нашем случае 2).

■Чтобы отменить влияние фильтра, выберите Дополни-

тельно / Очистить все фильтры

.

5.4. Табличная форма

Выбрав форму табличного типа Табличная в мастере форм или автоформаторе, вы получите в свое распоряжение конструкцию, близкую к оригинальной таблице, а в случае выбора формы Ленточная – конструкцию, идентичную таблице.

Для примера изготовим каталог телефонов базы данных

Адреса. Нам нужны только Фамилия, Телефон и Факс.

Дляизготовлениякаталогателефоновспомощьютабличной формы выполните следующие шаги.

■Выберите в левой части окна таблицу Адреса

.

67

■ В окне ние, в разделе мы выберите

базы данных перейдите во вкладку СоздаФормы и щелкните на меню Другие фор- из открывшегося списка Мастер форм

.

■В списке Таблицы и запросы первого окна мастера вы-

берите пункт Таблица: Адреса.

■В открывшемся диалоговом окне мастера формы в списке Доступные поля выберите поля для проектируемой формы. Для этого выполните двойной щелчок на именах полей Фамилия, Телефон и Факс, включите эти поля в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

■В следующем окне мастера форм установите опцию Табличный и нажмите кнопку Далее.

■В появившемся диалоговом окне из списка стилей оформления формы выберите понравившийся вам стиль (например, Метро) и нажмите кнопку Далее.

■В последнем диалоговом окне задайте имя формы Каталог телефонов и нажмите кнопку Готово (рис. 76).

Рис. 76. Форма «Каталог телефонов»

5.5. Конструктор форм

Чтобы расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источникомданныхинастраиватьлюбыедругиепараметрыформы.

68

СоздайтеспомощьюконструктораформыдлятаблицыСписок.

■Выберите в левой части окна таблицу Список

.

■В окне базы данных перейдите во вкладку Создание,

вразделе Формы и щелкните по кнопке Конструктор форм

.

■Появитсяокнопустойформысразметочнойсеткой(рис. 77).

Рис. 77. Конструктор форм

■Щелкнитевверхнемлевомквадратикеформыправойкнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства.

Рис. 78. Окно свойств формы

69

■На вкладке Данные окна диалога свойств формы щелкните на стрелке поля Источник записей. Выберите в раскрывшемся списке пункт Список (рис. 78).

■Закройтеокносвойств. Чтобывывестинаэкрансписокпо-

лей (рис. 79) нажмите Конструктор / Сервис / Добавить поля

.

Рис. 79. Список полей источника записей

■Поместитеуказатель на пункт Дата окна Список, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления, и подпись.

■Аналогично перетащите пункты Описание и Контакт, расположив поля, как показано на рис. 80.

Рис. 80. Добавление полей

70