Журнал "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения"

Васильев Ю.А., генеральный директор КГ «Аюдар», к.э.н.,  автор книги «Годовой отчет-2004»

В хозяйственной жизни организации достаточно часто возникают ситуации, когда ей приходится рассчитываться наличными средствами. Оформление таких операций в бухгалтерском учете не вызывает особых затруднений. Вопросы в основном возникают по налогу на добавленную стоимость: можно ли принять «входной» НДС к вычету, если товары (работы, услуги) оплачены наличными, а продавец не выдал кассовый чек? Или для зачета налога есть все необходимые документы, однако НДС в контрольно-кассовом чеке не выделен отдельной строкой?

Кроме того, не понятны определенные моменты и при использовании хозяйствующими субъектами контрольно-кассовой техники: надо ли применять ККТ при расчетах по залогу (займу)? при возврате денежных сумм подотчетными лицами? Какие организации должны использовать в своей работе кассовую технику?

Ответы на эти и некоторые другие вопросы, обзор писем специалистов Минфина и налоговых служб, разъясняющих ту или иную ситуацию, а также возможные нарушения при работе с денежной наличностью и меры ответственности за них представлены вашему вниманию в настоящей статье.

Порядок ведения кассовых операций

Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций .

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Лимит остатка кассы

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию, и при необходимости может быть пересмотрен (в том числе в течение года).

Банки периодически проверяют фирмы на следование кассовой дисциплине. В их компетенцию входит, в частности, контроль за соблюдением лимита остатка кассы. Право налоговых органов контролировать лимит кассы не закреплено ни в одном из нормативных актов, поэтому они не могут проводить такие проверки. Это подтверждает, например, Письмо УМНС по г. Москве от 18.12.03 № 11-24/69763 .

К административной ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов , предусмотренной ст. 15.1 КоАП РФ , фирму могут привлечь только сотрудники милиции ( ст. 23.3 КоАП РФ ) и налоговой инспекции ( ст. 23.5 КоАП РФ ). То есть проверять лимит остатка кассы могут сотрудники банков, и если они найдут нарушения, то обязаны отразить их в справке и направить ее в налоговую инспекцию. И только после этого инспекция может оштрафовать фирму на 40–50 тыс. руб., а руководителя, главбуха и кассира – на 4–5 тыс. руб.

Возникает вопрос: как взыскивается штраф при нарушении лимита – за каждое его превышение или единожды? Ответ будет зависеть от того, кто именно и когда обнаружит эти нарушения. Дело в том, что согласно ст. 4.4 КоАП наказание назначается за каждое совершенное административное правонарушение. При этом если дела о нескольких допущенных нарушениях рассматриваются одним и тем же органом, то наказание назначается в пределах только одной санкции, а если разными органами (или в разное время) – штраф будет взыскиваться за каждое нарушение.

Предельный размер расчетов наличными

Указанием ЦБ РФ от 14.11.01 № 1050-У был установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке – он составляет 60   000 руб.

Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. При расчете как по одному, так и по нескольким денежным документам этот размер превышать нельзя. Данное мнение высказано в совместном Письме ЦБ РФ от 02.07.02 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.02 № 24-2-02/252 .

Если расчеты наличными деньгами осуществляются между предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ) либо между юридическим лицом и ПБОЮЛ, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.

Варианты оформления расчетов наличными денежными средствами с покупателями, позволяющие минимизировать расходы предприятия

Рекомендации по применению тех или иных схем расчетов наличными денежными средствами будем рассматривать с точки зрения обоюдной выгоды сделки и для продавца, и для покупателя.

Наиболее приемлемой (и это очевидно) является ситуация, позволяющая реализованный товар (по «большому договору») разделить на части (несколько «маленьких договоров») стоимостью не более 60 000 руб. и оформить на каждую из них отдельный договор купли-продажи. Тогда лимит расчетов наличными будет сохранен. Но нужно учесть, во-первых, что договоры на момент проведения проверки должны быть в наличии и подписаны обеими сторонами в целях избежания споров с налоговыми органами. Во-вторых, желательно, чтобы «маленькие» договоры не были связаны друг с другом даже косвенно, то есть в одном договоре не надо делать ссылку на другой. Например, фраза «отгрузка товара по договору № 1 будет произведена только после поступления денег по договорам № 1 и № 2» наводит на мысль, что данные договоры представляют собой единое целое.

Если разбить «большой договор» о продаже товара невозможно, то существует несколько вариантов оформления расчетов. Какой из них выбрать, решать, взвесив все «за» и «против», предприятию.

Рассмотрим варианты оформления расчетов на конкретном примере. Предположим, что в кассу предприятия от покупателя поступила денежная сумма за проданный товар в размере 200 000 руб .

Вариант 1.

Организация принимает в кассу от покупателя 60 000 руб. Оставшиеся 140 000 руб. оформляются как оплата через подотчетное лицо, которое на основании доверенности продавца получило деньги от покупателя и затем вернуло их в кассу продавца.

При такой схеме расчетов сразу видно, что платежи производились между одними и теми же юридическими лицами, в рамках одного и того же договора, и, следовательно, нарушен лимит расчетов наличными. Покупатель может быть привлечен к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ . В отношении продавца ни КоАП РФ, ни НК РФответственность за «сверхнормативные» расчеты наличными денежными средствами не предусматривает.

Таким образом, применение этого варианта достаточно рискованно, скорее, он рассчитан на невнимательность проверяющих органов либо на отдаленность проверки по времени (по ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административной ответственности составляет два месяца со дня совершения административного правонарушения).

Вариант 2.

Покупатель приобретает векселя (возможно, у банка продавца) на сумму 200 000 руб. Номинал каждого векселя не должен превышать 60 000 руб. Затем этими векселями покупатель расплатится с продавцом за отгруженный товар.

В этом случае между юридическими лицами отсутствуют расчеты наличными денежными средствами с превышением норматива.

Недостаток данной схемы – потребуется время для оформления дополнительных сделок с банком, и, возможно, появятся дополнительные издержки на услуги банка (как минимум на приобретение бланков векселей).

Вариант 3.

Продавец заключает договор с частным предпринимателем на продажу товара на сумму 199 900 руб. Предприниматель продает покупателю данный товар на сумму 200 000 руб.

В основе этой схемы лежит нераспространение на предпринимателя требования о соблюдении лимита расчетов наличными – оно введено только в отношении юридических лиц, к которым ПБОЮЛ не относится согласно п. 2 ст. 11 НК РФ . К ее минусам можно отнести то, что, во-первых, такой предприниматель должен быть в оперативном доступе, то есть принимать участие в сделке сразу, как только пришел покупатель с наличными денежными средствами. Во-вторых, она невыгодна, если предприниматель перешел на уплату единого налога по упрощенной системе с объектом налогообложения «доходы». Также нужно учесть, что применение предпринимателем специальных налоговых режимов лишает покупателя возможности принять НДС к вычету.