2) Документирование операций, связанных с движение материально-производственных запасов (прием и отпуск).

Документальное оформление всех происходящих в организации всех хозяйственных операций, связанных с движением материальных ценностей служит основанием для систематического контроля за их сохранностью на складах и у материально-ответственных лиц.

Рационально разработанная первичная документация по учету МПЗ дает возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства организацией и осуществлять контроль за использованием запасов.

В новом законе «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года не прописана обязанность применения унифицированных первичных документов. Теперь формы первичных документов утверждает руководитель организации и они прикладываются к учетной политике организации

К документам по учету МПЗ относят:

1) Доверенность. Она предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Она составляется в одном экземпляре и вручается под расписку получателю бухгалтерией организации.

2) Приходный ордер. Предназначен для оформления запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде. Составляется в одном экземпляре на фактически принятое количество материальных ценностей. Приходный ордер оформляется в день поступления МПЗ

3) Акт о приемке материалов. Предназначен для оформления приемки МПЗ в тех случаях, когда имеются количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также и в том случае если запасы поступают и без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица, представителя поставщика или независимой организации. Акт утверждает руководитель организации или же уполномоченное на это лицо.

4) Лимитно-заборная карта. Предназначена для учета отпуска со склада МПЗ в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимитно-заборная кара выписывается в двух экземплярах как правило сроком на месяц, а при небольших объемах списания сроком на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху потребителю ценностей, второй складу. Кладовщик в обоих экземплярах отмечает дату и количество отпущенных материальных ценностей и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте цеха расписывается кладовщик, а в карте склада представитель цеха-получателя.

5) Требование-накладная. Предназначена для учета движения МПЗ в самой организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей складом или цехом, а второй предназначен для оприходования ценностей принимающей стороной.

6) Накладная на отпуск материалов на сторону. Предназначена для учета отпуска МПЗ сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах на основании договоров и предъявлении получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска материальных ценностей, а второй экземпляр получателю

7) Карточка учета материалов. Предназначена для учета МПЗ на складе по каждому номенклатурному номеру, виду сорту, размеру… Карточки являются документами строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально-ответственное лицо производит записи в карточках на основании первичных документов по приходу или расходу в день совершения операции в натуральном выражении.

8) Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Этот акт составляется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации ОС.

Для оформления и учета торговых операций, используют особые формы первичных документов.