Импорт данных из базы данных Microsoft Access

В процессе импорта данных выполняются следующие основные шаги:

• Подготовка к операции импорта

• Запуск мастера импорта

• При необходимости сохранение параметров импорта в качестве спецификации для дальнейшего использования

Следующие пошаговые инструкции поясняют выполнение каждого из действий.

Подготовка к импорту

1. Найдите исходную базу данных и определите объекты, которые нужно импортировать.

Если формат исходного файла MDB или ACCDB, можно импортировать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Если формат исходного файла MDE или ACCDE, возможен импорт только таблиц.

2. Импортируя данные из базы данных Access в первый раз, можно воспользоваться некоторыми полезными советами из приведенной ниже таблицы.

ЭЛЕМЕНТ	ОПИСАНИЕ
Несколько объектов	За одну операцию импорта можно импортировать несколько объектов.
Новый объект	В процессе каждой операции импорта в конечной базе данных создается новый объект. Перезаписывание существующего объекта или добавление записей в имеющуюся таблицу с помощью операции импорта невозможно.
Импорт связанной таблицы	Если таблица-источник (например, «Сотрудники1» в базе данных «Продажи») фактически является связанной таблицей (таблицей, которая связана с таблицей «Сотрудники» в базе данных «Ведомость»), текущая операция импорта заменяется операцией связывания. По окончании операции будет отображаться связанная таблица (например, с именем «Сотрудники1»), которая связана с исходной таблицей-источником («Сотрудники» в базе данных «Ведомость»).
Пропуск полей и записей	Во время импорта данных из таблицы или запроса пропуск части полей или записей запрещен. Однако если какие-либо записи в таблице импортировать не требуется, можно импортировать только определение таблицы.
Связи	Разрешается импортировать связи между исходными таблицами.
Определение таблицы	Можно импортировать всю таблицу или только определение таблицы. Когда импортируется только определение, автоматически создается таблица, которая имеет такие же поля, как и в исходной таблице, но не содержит данных.
Объекты источников записей	В процессе импорта запроса, формы или отчета базовые источники записей не импортируются автоматически. Следует импортировать все базовые источники записей, иначе запрос, форма или отчет работать не будет.
Поля подстановок	Если поле в таблице-источнике служит для подстановки значений из другой таблицы или запроса, необходимо импортировать связанную таблицу или запрос, если требуется, чтобы в конечном поле отображались значения подстановок. Если импорт связанной таблицы или запроса выполнен не будет, в конечном поле будут отображаться только коды подстановок.
Подчиненные формы и отчеты	Во время импорта формы или отчета включенные подчиненные формы или отчеты автоматически не импортируются. Необходимо импортировать каждую подчиненную форму и каждый подчиненный отчет, а также их базовые источники записей, чтобы работа формы или отчета в конечной базе данных стала возможной.
Запросы	Запрос может быть импортирован как запрос или как таблицу. Если запрос импортируется как запрос, необходимо импортировать базовые таблицы.

3. Закройте исходную базу данных. Убедитесь, что никто из пользователей не открыл ее в монопольном режиме.

4. Откройте конечную базу данных. Убедитесь, что она не является доступной только для чтения, и у вас имеются необходимые разрешения на добавление объектов и данных в эту базу данных.

Если исходная база данных защищена паролем, необходимо вводить пароль всякий раз, когда она будет использоваться в качестве источника для операции импорта.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если нужно импортировать данные в новую базу данных, перед началом операции импорта следует создать пустую базу данных, не содержащую таблиц, форм и отчетов. Нажмите кнопкуMicrosoft Office , а затем выберите команду Создать.

В этой операции перезапись или изменение существующих таблиц или объектов не производится. Если в конечной базе данных уже существует объект с таким же именем, как у исходного объекта, к имени импортируемого объекта автоматически добавляется число (1, 2, 3 и т. д.). Предположим, что таблица «Вопросы» импортируется в базу данных, в которой уже существует таблица с таким же именем. В этом случае импортированная таблица получит имя «Вопросы1». Если имя «Вопросы1» уже используется, новой таблице будет присвоено имя «Вопросы2» и т. д.

Важно помнить, что если требуется добавить записи исходной таблицы в таблицу конечной базы данных, вместо выполнения операции импорта необходимо использовать запрос на добавление. Дополнительные сведения о запросах на добавление см. в статье Создание запроса на добавление.