1. Вставка перекрестных ссылок

Для того чтобы вставить перекрестную ссылку, нужно выполнить командуВставка ► Перекрестная ссылка.В открывшемся диалоговом окнеПерекрестная ссылка(рис. 46) необходимо выполнить следующие действия:

выбрать из предложенного списка тип ссылки(закладка, заголовок, абзац, рисунок и т. д.);

определить, на какой параметр выбранного элемента необходимо ссылаться(полеВставить ссылку на:);

если в документе несколько элементов выбранного типа (допустим, несколько закладок), выбрать в списке, на какой именно вставляется ссылка;

при необходимости определить ссылку как гиперссылку(у пользователя появится возможность перехода к соответствующей ссылке).

Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе.

В тектовом процессоре Word для вставки перекрестных ссылок используются поля. Невозможно создать перекрестную ссылку на название в надписи. В этом случае необходимо перенести надпись в текстовый слой или преобразовать надпись в рамку:

выделить надпись;

выбрать команду Надписьв менюФормат, а затем – вкладкуНадпись;

нажать кнопкуПреобразовать в рамку.

Рис. 46. Диалоговое окно «Перекрестные ссылки»

13. Слияние документов

Одним из преимуществ использования полей является возможность слияния документов, применяемая для автоматизации создания бланков писем.

С помощью слияния документов можно выводить большое количество копий документа, которые будут отличаться только отдельными деталями (например, фамилиями, адресами и т. д.).

В процессе слияния используются документы двух типов: основной документ, текст которого не меняется для каждой копии, и источник данных, текст которого меняется.

Поля вставляются в основной документ, чтобы определить, какие исходные данные использовать. Эти поля называютсяполями слияния.

Обычно формирование исходных данных начинается с ввода заголовочной строки – строки определяющей расположение данных в документе.

1. Создание основного документа

Для слияния документов в первую очередь следует выбрать основной документ, для чего необходимо выполнить следующие действия:

выбрать команду Сервис ► Слияние;

в открывшемся диалоговом окне Слияние(рис. 47) щелкнуть по кнопкеСоздать(первый этап –Основной документ) и выбрать пунктДокументы на бланке, затем ответить на вопрос:Использовать документ в активном окне или Создать новый;

щелкнуть на клавишеАктивное окно, чтобы использовать для этой цели текущий документ.

Рис. 47. Окно выбора «Слияние»

2. Создание источника данных

Данные могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл.

Для того чтобы создать источник данных, надо выполнить следующее.

1. После того как создан и открыт основной документ, выбрать команду Сервис ► Слияние.

2. Щелкнуть на кнопкеПолучить данные (второй этап –Источник данных) и выбрать пунктСоздать источник данных. Появится диалоговое окно Создание источника данных (рис. 48). В нем указываются поля, которые будут вставлены в бланк. В списке Поля в строке заголовка перечислены типы полей, которые обычно вставляются в такие документы:имя, фамилия, должность, адрес и другие.

Рис. 48. Диалоговое окно «Создание источника данных»

3. Надо удалить из списка Поля в строке заголовканазвания тех полей, которые не нужны в бланке. По умолчанию вставляются все перечисленные поля. При удалении названия поля нужно щелкнуть по кнопкеУдалить поле. Если в основной документ необходимо вставить поле типа, который не указан в списке, следует ввести его название в областьПолеи щелкнуть по кнопкеДобавить поле.

4. Щелкнуть на клавише ОК– появится диалоговое окноСохранение документа. Ввести имя документа источника данных и сохранить его.

5. После того как на экране появится сообщение о том, что в созданном документе нет исходных данных, нужно щелкнуть на кнопке Правка источника данных, чтобы открыть документ, в который будут вводиться данные.

6. Открывается диалоговое окноФорма данных (рис. 49). Если в какое-тополе не нужно вводить данные, следует просто нажать клавишуEnter. Не нужно делать в записях пробелов. Для того чтобы добавить еще одну запись, надо щелкнуть на кнопке Добавить. Выполнять описанные действия следует до тех пор, пока не будут введены все необходимые данные.После ввода данных нужно щелкнуть по кнопкеОК, чтобы вернуться в основной документ.

Рис. 49. Диалоговое окно «Форма данных»

Если возникнет необходимость добавить новые исходные данные, то в диалоговом окне Слияние в разделе Источник данных нужно щелкнуть по кнопке Правка, выбрать нужный документ и в окне Форма данных ввести новые данные.