Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера" Том 2. Первичные документы

Раздел VIII. Подотчетные лица

Выдача денежных средств

Заявление на выдачу денег

Авансовый отчет (форма N АО-1)

Содержание Тома 2 "Первичные документы"

Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"

Подотчетные лица - это работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Чаще всего наличные деньги под отчет выдают для оплаты:

командировочных расходов;

расходов на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров, оплату мелкого ремонта, представительских расходов и т.п.).

Выдавая деньги под отчет, помните о требованиях, установленных Порядком ведения кассовых операций.

Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Как правило, деньги выдают на основании заявления работника, подписанного руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

О том, как оформить расходный кассовый ордер, смотрите ситуацию "Прием и выдача наличных денег через кассу" (раздел "Кассовые операции").

Заявление на выдачу денег

Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому вы можете разработать его самостоятельно.

Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Как правило, заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.

Вот образец заявления:

Генеральному директору|

| ЗАО "Актив" А.И.Васильеву|

| от кладовщика А.Н.Антонова|

| |

| Заявление |

Прошу выдать мне наличные деньги в размере 600 рублей для оплаты лакокрасочных материалов. |

| |

|26 июня 2002 года Антонов |

| "В бухгалтерию, оплатить" Васильев

После того как деньги будут выданы работнику из кассы организации, бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 71 Кредит 50

выданы наличные деньги под отчет.

Срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации.

Если же руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

При загранкомандировках этот срок составляет 10 дней.

Сотрудник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1).

Выдача денежных средств (Бератор "Практическая энциклопедия бухгалтера. Первичные документы")