Авансовый отчет (форма n ао-1)

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передать работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме N КО-1.

При оприходовании денег в кассу бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 50 Кредит 71

внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме N КО-2.

Номер и дату составления этого ордера указывают в строке "Перерасход выдан по кассовому ордеру" авансового отчета.

При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 71 Кредит 50

возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример

16 января 2002 года менеджер отдела сбыта ЗАО "Актив" И.И. Иванов (табельный номер 20) был командирован в Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным покупателем. Перед командировкой Иванов получил под отчет 2 000 руб. В командировке Иванов приобрел расходные материалы, необходимые для нужд организации, стоимостью 720 руб. (в том числе НДС - 120 руб.). За время командировки Иванову полагаются суточные в сумме 300 руб.

К авансовому отчету Иванов приложил следующие документы, подтверждающие его расходы:

железнодорожный билет Москва - Санкт-Петербург стоимостью 300 руб.;

железнодорожный билет Санкт-Петербург - Москва стоимостью 300 руб.;

счет-фактуру за проживание в гостинице и квитанцию к приходному кассовому ордеру на сумму 800 руб.;

накладную, счет-фактуру и квитанцию к приходному кассовому ордеру на сумму 720 руб.

Авансовый отчет Иванова будет заполнен так:

См. графический объект "Авансовый отчет (форма N АО-1)": стр. 1, стр. 2

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по Дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 71

отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94

удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма.

Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст.209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Авансовый отчет (форма N АО-1) ("Главбух", N 20, октябрь 2001 г.)