Додаток: 1. Проект реконструкції ділянки на 5 арк. у 2 прим.

2. Пояснювальна записка до проекту на 2 арк. В 1 прим.

У деяких документах, наприклад, заявах, пояснювальних записках, інформація про кількість аркушів та примірників не зазначається. Наприклад:

Додаток: 1. Автобіографія.

2. Диплом про вищу освіту.

3. Копія паспорта.

Реквізит «назва виду документа». Розташовується посередині, а у службових документах може зазначатися ліворуч сторінки разом з реквізитами «дата», «номер документа», «місце складання документа». Цей реквізит є у всіх документах, крім листів. Після назви виду документа крапка не ставиться, наприклад:

Наказ

15. 05. 2012 №45 м. Київ

або

Довідка

02 березня 2012 р. №56

м. Львів

Реквізит «заголовок до тексту». Зазначають у більшості службових документів, наприклад, актах, протоколах, службових та доповідних записках тощо. Друкують малими літерами, розміщують під назвою документа. Заголовок відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника про. Наприклад:

Доповідна записка

про порушення навчальної дисципліни

Реквізит «підпис». Це обов’язковий реквізит будь-якого документа. Якщо в документі є реквізит адресант (наприклад, заява, пояснювальна записка тощо) або в тексті зазначено, хто автор документа (автобіографія), тоді достатньо після тексту праворуч поставити особистий підпис. Наприклад:

27 Травня 2011 р. Підпис

В інших випадках реквізит підпис оформляють, зазначаючи такі елементи:

• назва посади (ліворуч);

• особистий підпис (між назвою посади і прізвищем);

• ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Наприклад:

Директор Київського

виробничого об’єднання

«Електрон» підпис П. Р. Головко

Якщо документ оформляється на бланку, де зазначена назва підприємства, тоді назва посади оформляється скорочено. Наприклад:

Ректор підпис О. М. Єщенко

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Наприклад:

Директор училища підпис В. А. Тораненко

Головний бухгалтер підпис В. К. Марчишина

Як розмістити документ на сторінці?

Для виготовлення документів встановлено два формати А4 (210×297 мм) та А5 (210×148 мм). Останній використовується для службових документів, текст яких невеликий за обсягом. На практиці дотримуються таких розмірів полів (відповідно до старого ГОСТ 6.39 – 72):

ліве поле – 35 мм;

праве – не менше ніж 8 мм;

верхнє – 20 мм;

нижнє поле – не менше ніж 19 мм (для А4);

не менше ніж 16 мм (для А5).

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями ліве і праве поля, а нижнє та верхнє залишаються без змін. Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше ніж одну сторінку, то слід пам’ятати:

• на наступну сторінку не можна переносити лише підпис, обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;

• не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах, сторінки нумерують. Потрібно керуватися такими правилами:

• нумерація починається з другої сторінки;

• номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова «сторінка» на відстані не менше ніж 10 мм від краю;

• якщо текст оформляєть з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні – ліворуч, непарні – праворуч.

Які вимоги висуваються до тексту документа?

Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст документа має відповідати таким вимогам:

• Об’єктивність. Це досягається за допомогою використання безособових конструкцій, наприклад:

Запропоновано внести на розгляд питання про…

У минулому місяці виготовлено ...

Об’єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи

Комісія ухвалила…

Університет просить…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

• Стандартність. На рівні мовних засобів у тексті використовуються готові, перевірені практикою словесні формули, які легко сприймаються і точ-но описують ситуацію, що неодноразово повторюється. Основними лексичними засобами стандартизації мови д

  Канцеляризм (мовне кліше) – це слово або стійкий вислів канцелярського підстилю, що відзначається сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю.

  ілових паперів є

канцеляризми, або кліше:

Довести до відома…

Даний факт засвідчує…

З метою посилення контролю…

Оформлення на підставі заяв…

Обговорення питання...

• Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.