Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами в гку г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники»

2.1. Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами

Материальные ценности поступают от поставщиков, а так же выполнение любых работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между организациями договоров – поставки. В договоре оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров. В договоре обязательно указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон.

Все товарно-материальные ценности, поступающие в ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» от поставщиков, любая продажа должны сопровождаться оформлением первичных документов; актами сдачи-приемки работ, услуг (приложение 1) и счет - фактурами (приложение 2).

Организация самостоятельно выбирает форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы. В расчетных документах, таких как счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др. выделяется отдельной строкой сумма налога на добавленную стоимость.[24]

В первую очередь ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» получает счет (приложение №3) от поставщика, на основании которого оплачивает данную операцию.

Счет следует выставлять до продажи товара, оказания услуг. В основном оплаты и продажи осуществляются на основании счета – фактуры.

Чтобы правильно оформить счет-фактуру, должны соблюдать следующие правила:

1. Порядок оформления счетов-фактур зависит от того, когда поставщик их составляет:

- при авансовом платеже в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

- при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав.

2. Оформление начинают с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры нужно в хронологическом порядке (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

3. В счете – фактуры должны быть обязательные реквизиты, которые нужно отмечать при оформлении.

4. Если при оформлении счета-фактуры была допущена ошибка, то в документ вносятся изменения. Порядок внесения изменений в счета-фактуры установлен пунктом 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Исправления в счете-фактуре должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации-продавца с указанием даты внесения исправления.

5. Все счета-фактуры, полученные покупателями или заказчиками, должны быть зарегистрированы в организациях в книге покупок. На основании книги определяется сумма вычета по НДС за налоговый период.

6. Все счета-фактуры, выставленные продавцами (исполнителями), должны быть зарегистрированы у них в книге продаж. На основании книги определяется сумма НДС, начисленная к уплате в бюджет за налоговый период.

Если в результате исправления счета-фактуры данные изменились, их также нужно исправить в книге покупок или в книге продаж.

7. После заполнения всех обязательных реквизитов счет - фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации (другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации).

К счету – фактуре могут быть так же приложены документы, подтверждающие, количество материальных ценностей или их качество, такие как сертификаты, результаты лабораторных анализов и т.д.

Счета - фактуры тщательно проверяются в организации с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, а также соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, далее принимают к записи в бухгалтерском учете.

Так как между организациями происходят расчеты, то неизбежно возникает дебиторская и кредиторская задолженность.

Под дебиторской задолженностью понимают суммы денежных средств причитающихся к получению организации от должников. Организации, сотрудники иные физические лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами.

Дебиторская задолженность — это элемент оборотного капитала, являющегося частью капитала организации, вложенного в его текущие активы. Как актив дебиторская задолженность имеет характеристики:

- первое представляет собой будущую экономическую выгоду, если существует уверенность в том, что счета дебиторов будут оплачены. В ином случае дебиторская задолженность считается расходом;

- второе, дебиторская задолженность – ресурсы, которыми управляет организация;

- третье, права на экономическую выгоду должны быть юридически закреплены, например, договором купли-продажи.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, подлежат списанию. Списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций.

Просроченной дебиторской задолженностью является задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок. Такая задолженность, может быть сомнительной и безнадежной.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 НК РФ:

- сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, и если такая задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Если срок исковой давности истек, то сомнительная дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной задолженности (не реальной к взысканию), п.1 ст. 266 НК РФ

Безнадежными долгами, нереальными к взысканию признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации, п.2 ст.266 НК РФ.

Любая организация должна осуществлять контроль над состоянием дебиторской задолженности, производить ее учет, сверку взаиморасчетов. При выявлении суммы дебиторской задолженности ее нужно предъявить должнику и истребовать ее.

В связи с внесением изменения Минфином России Приказ № 186 от 24.12.2010г. необходимо создавать резервы по сомнительным долгам при составлении бухгалтерского баланса.

Обязанность по созданию резервов по сомнительным долгам возникает у всех организаций не зависимо от форм собственности.

Кредиторская задолженность – это суммы денежных средств, причитающихся к выплате данной организацией другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по начисленной заработной плате работникам организации, по суммам начисленных платежей в бюджет, внебюджетные фонды называют обязательствами по распределению. К прочим кредиторами относят кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги, которые нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Данную задолженность относят соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.