Перечень документов не подлежащих регистрации

1. Письма присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по

командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные платы программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с отметкой "лично"

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

Приложение 47

Образцы регистрационных журналов

Приложение 48

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и имя поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание Отметка об исполнении
1	2	3 4

Приложение 49

Образец регистрационно-контрольной карточки

Регистрационно-контрольная карточка

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18	19 20 21 22 23 24 25 26 28 29 30 31
	Корреспондент
Дата получения и индекс документа	Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Лицевая сторона карточки

Контрольные отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

Оборотная сторона карточки

Форма номенклатуры дел предприятия

Приложение 50

Наименование предприятия

Москва

Утверждаю

директор предприятия подпись /расшифровка подписи/

00.00.00 печать

Номенклатура дел на 2005 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения частей и статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Должность руководителя службы ДОУ

ОДОБРЕНО:

Протокол заседания ЭК предприятия

подпись /расшифровка подписи/

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных на предприятии в 2005г.

Приложение 51

По срокам хранения	Всего	Всего
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
постоянного временного Свыше 10 лет) временного до 10 лет включительно)

Итого

Должность руководителя службы ДОУ подпись /расшифровка подписи

00.00.00

Итоговые сведения переданы в архив предприятия

подпись /расшифровка подписи/

Наименование должности лица,

передавшего сведения

00.00.00 № 00

Приложение 52 Пример составления номенклатуры дел

Наименование предприятия

Утверждаю:

директор предприятия подпись /расшифровка подписи/

00.00.00

Москва

Номенклатура дел на 2006 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)		Срок хранения частей и статьи по перечню	Примечания
1	2	3		4	5
	1. Организация управления
1-01	Учредительские документы фирмы (устав, договор и др.			Постоянно ст.37а
1-02	Должностные инструкции работникам фирмы			3 г. после замены новыми ст. 56
1-03	Штатное расписание фирмы			Постоянно ст. 52а
1-04	Приказы по основной деятельности			Постоянно ст. 19а
1-05	Приказы по административно-хозяйственным вопросам			5 лет ст. 19а
1-06	Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях премировании, длительных командировках			75 лет ст. 196
1-07	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках			3 г. ст19в
1-08	Протоколы собраний участников акционерного общества			Постоянно ст 17
1-09	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы			Постоянно ст. 17
1-10	Решения распоряжения местных органов власти и управления			До минования надобности ст. 56
1-11	Документы, ревизий фирмы органами власти, финансового и народного контроля (акты, справки, докладные записки и др.)			Постоянно ст 27а
1	2	3		4	5
1-12	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству фирмы			5 лет ст.51
2. Планирование
2-01	Годовой план работы фирмы по основным видам деятельности			Постоянно ст. 166а
2-02	Квартальные планы работы фирмы по основным видам деятельности			3 г. ст. 1686
3. Организация производственной деятельности
3-01	Переписка сбыте и поставке продукции и заключении договоров			З г. ст. 1017
3-02	Переписка с потребителями и поставщиками о сбыте продукции и выполнении заказов			3 г. ст. 1022
4. Финансирование
4-01	Годовой финансовый план фирмы			Постоянно ст. 2066
4-02	Квартальные финансовые планы фирмы			З г. ст.206в
4-03	Документы об изменениях финансовых планов			5 лет ст. 209
4-04	Годовые сметы административно хозяйственных и управленческих расходов			5 лет ст229а
4-05	Годовой и квартальные кассовые планы			3 г. ст.277а
4-06	Отчеты по кассовому плану			3 г. ст.278
4-07	Кассовые заявки			1 г. ст. 280
4-08	Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера			1 г. ст. 2 89а
4-09	Ежедневные пригодно - расходные кассовые ведомости и ордера			6 мес. ст. 2896
5. Учет и отчетность
5-01	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности			Постоянно ст. 2936
5-02	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности			5 л. ст.293г.
5-03	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы			Постоянно ст. :ЮЗб
5-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы			3 г. ст.303в
5-05	Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции			3 г. ст.310	При условии завершения ревизии
5-06	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов			З г. ст. 310	Тоже
5-07	Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей			3 г. ст.310	Тоже
5-08	Авансовые отчеты			З г. ст.310	Тоже
5-09	Главная книга			З г. ст.316	Тоже
5-10	Кассовая книга			З г. ст. 317	То же
5-11	Оборотные ведомости			З г. ст.317	Тоже
5-12	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности			5 л, ст. 334	Тоже
5-13	Лицевые счета			75 я "В" ст. 311а
5-14	Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий			З г. ст. 312	При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
5-15	Инвентарные карточки и книги учета основных средств			З г. ст.313	После ликви­дации основ­ных средств
5-16	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные)			3 г. ст. 314
5-17	Гарантийные письма			З г. ст.315
5-18	Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений			З г ст. 319
5-19	Листки нетрудоспособности			3 г. ст. 697
5-20	Документы об оплате листков нетрудоспособности			3 г. ст. 324
1	2	3		4	5
5-21	Книга регистрации листков нетрудоспособности			3 г. ст. 699
5-22	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности			3 г. ст 335
5-23	Акты проверки кассы			3 г. ст. 336
5-24	Хозяйственные договоры, трудовые соглашения			3 г. ст. 337	После истече­ния срока действия, при условии завершения ревизии
5-25	Акты приема-сдачи выполненных работ			3 г. ст. 1036
5-26	Договоры о материальной ответственности			5 л.	После уволь­нения мате­риально-от­ветственного лица
5-27	Образцы подписей материально - ответственного лица			До минования надобности ст.340
5-28	Заказы на бланки учета и отчетности			1 г. ст. 302
6. Работа с кадрами
6-01	Документы, являющиеся основанием для приказов по лич­ному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)			3 г. ст. 429
6-02	Личные дела			75 л, - "В" ст. 498в
6-03	Личные карточки Т-2			75 л. - "В" ст. 504
6-04	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников			75 л. ст. 508
6-05	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним			50 л. ст. 5266
6-06	Невостребованные трудовые книжки			50 л. ст.524
6-07	Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним			50 л. ст. 526а
6-08	Журнал учета командировок			3 г. ст. 536
6-09	Журнал учета зарубежных командировок			5 л. ст.536б
6-10	Журнал учета выдачи командировочных удостоверений			3 г. ст. 357
6-11	Переписка об оформлении зарубежных командировок			5 л. ст. 5386
6-12	Журнал учета отпусков			3 г. ст. 544
6-13	Журнал учета выдачи справок с места работы			3 г. ст. 547
7. Документированное обеспечение управления
7-01	Журнал регистрации приказов, распоряжений, указаний			Постоянно ст. 106а
7-02	Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов			З г. ст. 1066
7-03	Телеграммы, телефонограммы, телексы			1 г.
7-04	Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм, телексов			1 г. ст. 109
7-05	Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию			1 г. ст. 107
7-06	Журнал учета заказной корреспонденции и бандеролей			1 г. ст. 107
7-07	Реестры на получение посылок			1 г. ст. 107
7-08	Журнал учета бланков строгой отчетности			З г. ст. 110а
7-09	Номенклатура дел			До минования надобности ст. 95а	Согласованная с архивным органом постоянно
7-10	Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения			До минования надобности ст. 117а	Утвержденные постоянно

Заведующая канцелярией (личная подпись) О.Н. Иванова

Одобрено:

протокол заседания ЭК фирмы

от 00.00.00. №0

94