1.3. Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления.

Термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Tермин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда результат технических достижений, и с развитием технологий носители могут совершенствоваться и приобретать новые формы. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Любой документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации (УСД):

-унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-унифицированная система отчетно-статистической документации;

-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

-унифицированная система документации по труду;

-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

-унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Рассмотренные термины составляют основу терминологии документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др. - обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

1.4 Нормативное регулирование документационного обеспечения. Стандартизация и унификация документов. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов, которая претерпела значительные изменение в связи с приведением в соответствие с международным законодательством. 27.12.2002 года принят и спустя полгода введен в действие ФЗ РФ N 184 «О ТЕХНИЧЕСКОМ РЕГУЛИРОВАНИИ», в котором сформулированы новые подходы к стандартизации и сертификации: «стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения; стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг; техническое регулирование - правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области установления и применения на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия; технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом… и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования».

Одним из принципов технического регулирования является соответствие технического регулирования уровню развития национальной экономики, развития материально - технической базы, а также уровню научно - технического развития.

В целях реализации ФЗ "О техническом регулировании" Правительством РФ принято постановление от 10.11.2003г. N677 «ОБ ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРАХ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ В СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ОБЛАСТИ». В соответствии с ним Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии осуществляет принятие и введение в действие общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, а также межведомственную координацию работ по их разработке, ведению и применению. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в соответствии с Постановлением №677 находится в ведении Госстандарта России.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не умеющих существенного значения, и дублируемых показателей. Приведение документов к единообразию за счет введения специальных правил расположения показателей можно рассматривать как более высокую ступень унификации, которая способствует стандартизации и совершенствованию формы и содержания документов, удобству их восприятия и обработки. Следовательно, унификацию документов можно рассматривать и как метод их стандартизации. Наибольшая эффективность достигается, когда разрабатываются сопоставимые по форме и содержанию первичные документы.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения — формуляра-образца. Графическая модель построения документов определенного множества устанавливает форматы, расположение частей документов, последовательность и состав реквизитов. Метод формуляра-образца получил широкое распространение первоначально при унификации внешнеторговой документации и документации первичного учета, Практика унификации показала высокую эффективность этого метода, что способствовало его выбору как основного при разработке систем документации различных функционального назначения и категорий. Формуляр-образец создается для системы документации или группы документов с последующей унификацией на его основе документов. Графическая модель построения документов положена в основу ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт является основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации; разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003г. N65-ст. Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Этот стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – её структуру, функции, штаты и техническое обеспечение.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (в редакции от 10.01.2003 №15 ФЗ) устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категорию информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом.

Собственник информационных ресурсов имеет право: назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими; устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении. Определив место документации в системе управления необходимо рассмотреть правила организации работы с документами.