15. Замена книг учета

15.1. Замена (переписка) основных книг учета производится в исключительных случаях: по ветхости, в случаях значительных повреждений или существенного несоответствия установленной форме.

Замена ГИК, инвентарных книг и специальных инвентарных книг производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения руководителя федерального музея, учредителей музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, иных юридических и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации.

К обращению прилагается протокол ЭФЗК музея с обоснованием причины и способа замены старой книги учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинопечатный текст на бумажном носителе).

При замене ГИК необходимым требованием является создание ее нового рукописного экземпляра.

Замена книги поступлений научно-вспомогательного фонда производится по разрешению учредителя на основании указанных выше документов.

Замена книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

15.2. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при переписке любыми способами производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

15.3. По окончании работы по переписке ГИК, инвентарных книг, специальных инвентарных книг составляется акт погашения старых книг учета (2 экземпляра), который с протоколом ЭФЗК представляется на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации (приложение № 12).

Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

Акты на погашение книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются директором музея.

До утверждения актов на погашение действующими считаются старые книги учета.

Замененные книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном Правилами.

16.Учет и хранение учетной документации

16.1. Отдел учета музеев обязан вести строгий учет всей учетной документации и обеспечить ее сохранность.

16.2. На каждый вид учетных документов, в том числе погашенных составляется опись (приложения №№ 13, 14).

В конце текущего года все виды актов нумеруются постранично в порядке восходящих номеров, брошюруются, шнуруются и оформляются заверительной записью.

Сведения о новых томах учетных книг и подшивках актов отдел учета обязан регулярно вносить в указанные описи.

16.3. Порядок организации хранения учетных документов определяется внутримузейной инструкций и может носить как централизованный, так и децентрализованный характер.

При централизованном хранении вся учетная документация хранится только в отделе учета.

Децентрализованное хранение предусматривает организацию хранения инвентарных книг, специальных инвентарных книг, паспортов музейных предметов в отделах хранения.

16.4. Запрещаетсявыдача учетной документации сторонним исследователям и вынос учетных документов с места постоянного хранения.

Сотрудники музея пользуются учетной документацией только по служебной необходимости в присутствии представителя отдела учета или хранительского отдела.

16.5. Книги поступлений, инвентарные книги, специальные инвентарные книги подлежат страховому копированию, которое осуществляется с использованием электронных технологий.

16.6. Вся учетная документация, в том числе погашенные книги учета, а также страховые копии основных учетных документов подлежат постоянному хранению в музее в сейфах или несгораемых шкафах в опечатанном виде