17. Организация учета музейных предметов и музейных коллекций в филиалах музеев

17.1. Организация учета музейных предметов и музейных коллекций в филиалах государственных и муниципальных музеев осуществляется в порядке, установленном внутримузейной инструкцией головного музея по согласованию с учредителем.

17.2. В зависимости от принципов организации хранения, объема и состава фондов филиала, его географической удаленности от головного музея система учета в филиалах может быть автономной, централизованной или смешанной.

При автономной системе учета филиал самостоятельно осуществляет регистрацию музейных предметов и музейных коллекций в своих книгах учета и ежеквартально представляет в головной музей дубликат паспортов музейных предметов, поступивших за указанный период.

При централизованной системе учета музейные предметы и музейные коллекции передаются в филиал на ответственное хранение в порядке, предусмотренном Правилами, и регистрируются в специальной книге, относящейся к вспомогательной учетной документации (приложение № 15).

При смешанной системе учета музейные предметы и музейные коллекции филиала регистрируются в книгах поступлений основного и вспомогательного фондов головного музея. Их регистрация в инвентарных книгах осуществляется в филиале в соответствии со структурой фондов, утвержденной ЭФЗК головного музея.

18. Порядок оформления приема музейных предметов и музейных коллекций в постоянное пользование

18.1. Культурные ценности, в результате экспертизы которых установлено их историко-культурное, художественное и научное значение приобретают статус музейных предметов и подлежат приему в музей в постоянное пользование после оформления протокола ЭФЗК и экспертного заключения, соответствующего договора, определяющего переход культурных ценностей от одного лица к другому.

18.2. При закупке музейных предметов и музейных коллекций оформляется договор купли-продажи (приложение № 16).

При передаче культурных ценностей в дар (пожертвование) с собственником заключается договор дарения (пожертвования) (приложение № 17).

В случае обмена музейных предметов на другие музейные предметы или культурные ценности оформляется договор мены (приложение № 18).

Договоры составляются в 2-х экземплярах и вручаются подписавшим его сторонам, являющимся равноправными участниками произведенной сделки.

18.3. После подписания договора и выплаты собственнику всей суммы за купленные музейные предметы отделом учета оформляется акт приема предметов в постоянное пользование, которому присваивается постоянный шифр «акт ПП» (приложение № 19).

В акт приема предметов в постоянное пользование (далее – акт ПП) вносятся все музейные предметы и музейные коллекции, единовременно полученные от собственника и отнесенные ЭФЗК к основному, научно-вспомогательному фондам, фонду сырьевых материалов или экспериментальному фонду.

Принятые предметы перечисляются в акте один за другим по наименованию с кратким описанием каталожных данных (автор, наименование предмета, размеры, материал, техника, клейма, подписи, сохранность, монтировка (в раме, под стеклом и пр.), указывается способ приобретения (закупка, пожертвование, обмен).

Акт ПП составляется в 2-х экземплярах, подписывается лицами, принявшими и сдавшими предметы, утверждается директором и скрепляется печатью музея. Все подписи в акте должны быть расшифрованы.

При невозможности получить подпись собственника к акту ПП необходимо приложить ксерокопии акта ВХ ЭФЗК, договора, подтверждающих его волеизъявление в отношении передаваемых культурных ценностей.

18.4. Акт ПП с ксерокопированными экземплярами договора, протокола ЭФЗК, экспертного заключения, другими документами (чертежи схемы сборки инсталляции, фотографии и т.д.) подлежит регистрации в соответствующей книге регистрации (приложение № 20).

18.5. Информация об учетных обозначениях предметов вносится в акт ПП по мере завершения регистрации музейных предметов и музейных коллекций в книгах поступлений, инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах.