- •Основные требования к оформлению документов
- •1. Виды документов и их функции
- •Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.
- •2. Общие требования к оформлению документов
- •Размеры полей
- •Нумерация страниц
- •Оформление дат
- •Сокращение слов
- •Раздел 2 – разд.2;
- •3. Реквизиты документа
- •4. Особенности официально-делового стиля документов
- •5. Структура и композиция документа
Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.
В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
– информационная – любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа;
– социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
– коммуникативная- документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
– культурная – документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.
К специфическим функциям документа относятся:
– управленческая – документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы;
– правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);
– функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12 – 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.
2. Общие требования к оформлению документов
Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.
Размеры бумаги
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Размеры бумаги для документов
Формат |
Размер, мм |
Применение
|
А3 |
297х420 |
Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
А4
А5 |
210х297
148х210 |
Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы |
А6 |
105х148 |
Разного рода справки |
Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
Размеры полей
Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:
левое – 20 – 35 мм;
правое – 10 мм и более;
верхнее – 15 мм и более;
нижнее – 20 мм и более.
Нумерация страниц
В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:
– все страницы, кроме первой, нумеруются;
– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;
– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;
– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».