Информационные технологии управления / Лекции / 4.3.Выбор системы автоматизации

наличие демонстрационных и обучающих материалов, требования к локализации и сертификации, и т.п.

Критерии сравнения

Один из самых важных этапов. Здесь есть два момента, на которых хочется остановиться подробнее.

Момент первый – структурированность информации по критериям сравнения. Старайтесь разработать критерии таким образом, чтобы была возможность получить количественную характеристику степени удовлетворения ПО тому или иному критерию. Это позволит избежать субъективизма при оценке и сравнении.

Момент второй – назначение каждому критерию весовых коэффициентов для проведения средневзвешенной оценки. Естественно, можно разработать общий для всех компаний перечень критериев сравнения. И в большинстве случаев и применяется такой список. Самое важное - определить, насколько тот или иной критерий ЗНАЧИМ для ВАШЕГО ПРЕДПРИЯТИЯ, насколько удовлетворение программного обеспечения тому или иному критерию позволит Вам достичь главного – ЦЕЛЕЙ проекта.

Ниже я приведу несколько общих критериев, применяемых при сравнении ПО:

Совокупная стоимость владения;

Функциональная полнота;

Масштабируемость;

Технологичность;

Инвариантность по отношению к бизнесу;

Перспективы развития;

Каждый из критериев состоит из ряда показателей, на основании которых он и рассчитывается. Несколько слов о приведенных примерах.

Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т.е. возможность при необходимости приобрести или

10

активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта по автоматизации, и масштабируемость по мощности, т.е.

способности системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей,

количества обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.

Технологичность. Это такие показатели как интегрированность

(использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных

ит.п.), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического

иручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности ПО с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т.п.)

Инвариантность по отношению к бизнесу. Возможность поддержки программным обеспечением разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Этот критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.

Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации ПО. Были случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения просто прекращались разработчиками и клиенты оставались один-на-один со своими проблемами по развитию проектов автоматизации.

На остальных критериях я не буду подробно останавливаться, так как совокупная стоимость владения достаточно детально описана в учебниках и литературе по финансам, а расчет функциональной полноты заслуживает большего внимания и достоин отдельной статьи.

Завершение выбора

Итак, все приготовления закончены, модель работы построена,

11

требования сформированы. Можно приступать к самому интересному и не менее сложному этапу – выбору.

Хоть рынок систем для автоматизации не так и велик, но программ на нем представлено довольно много. Если почитать рекламные материалы разработчиков и поставщиков различных систем, то складывается впечатление,

что все программы делают одно и то же, и лишь немного отличаются одна от другой, в основном стоимостью. И у потенциальных покупателей возникает законный вопрос, а зачем покупать и внедрять большую и дорогую систему,

если вот есть маленькая и более дешевая, которая делает все то же самое.

Действительно, описать все возможности ПО в рекламном буклете -

задача трудная. Кроме того, встречаются разработчики, гордо именующие свое детище ERP-системой, только потому, что это слово модное и им бы хотелось разработать такую систему. Конкуренция на этом рынке довольно высокая и недобросовестная конкуренция, как и везде имеет место быть.

Как же разобраться во всем этом многообразии? Запрашивать демонстрационную версию и детальное описание программ, конечно можно, но только в случае, когда Вам не жаль своего времени и времени своих сотрудников на изучение тысяч страниц технической документации, на инсталляцию демонстрационных версий и попыток разобраться в их логике, а

также на ответы назойливым сотрудникам отделов продаж поставщиков. Мы все же предполагаем, что целью этого проекта является выбор ПО для автоматизации управления, а не удовлетворение праздного интереса служащих предприятия к рынку ПО для автоматизации управления (для этого есть другие методы и средства).

Определение класса системы

Поэтому, для начала, определите необходимый Вам класс системы.

Выбор определенного класса позволит значительно сократить затраты всех видов ресурсов и избежать таких казусов, как участие в конкурсе, например, 1С (и ей подобных) и R/3, что случалось на практике. О классификации программного обеспечения написано много статей и я не буду здесь их

12

цитировать. Естественно, что нельзя определить четкую границу между классами, но выбрать необходимый класс для ориентира, конечно, можно.

Проанализируйте типы задач, решаемых системами одного класса, их основные функциональные возможности, основные стоимостные и временные характеристики проектов по внедрению этих систем. Сопоставьте эти данные с Вашими требованиями и выберите необходимый класс. Существует довольно четкая зависимость между классом ПО, его возможностями и уровнем стоимости. Если в результате анализа Вы получите, что под Ваш бюджет попадает один класс, а под требования – другой, то, явно, необходимо что-то менять. Или умерить аппетит по требованиям или выделять больший бюджет.

Когда эта работа будет завершена, то из тех же отчетов о классификации Вы получите перечень основных, а в случае средних и крупных систем,

практически, полный перечень представителей данного класса.

Возможности поставщика

Правильно выбранное программное обеспечение само по себе еще не является залогом успешного проекта. Необходимо еще выбрать поставщика этого ПО. В большинстве случаев поставщиком одного и того же программного обеспечения являются 1-2, реже 3 компании (речь идет о системах для средних и крупных предприятий). Так что выбор не особенно широк. В такой ситуации этот этап приобретает еще большую значимость.

Здесь мы перечислим самые важные моменты, которые необходимо учесть. Они касаются знания поставщиком предметной области вашего бизнеса,

модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-

тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения.

Система управления, точнее ПО ее поддерживающее - довольно сложный инструмент. Эффективность его использования напрямую связана с пониманием пользователем тех алгоритмов, моделей и принципов управления,

которые в него заложены. Из нашего опыта следует, что не достаточно показать конечному пользователю “на какие кнопки жать”, а желательно, даже

13

необходимо, прочитать ряд тренингов. Например, по методологиям управления

MRPII/ERP, стандартам моделирования бизнес-процессов и т.п. Естественно,

что можно заказать такие или подобные тренинги и у сторонней компании, но эффект будет гораздо большим, если их проведет поставщик системы с привязкой к своему ПО.

Важно также быть уверенным в знании специалистами поставщика предметной области Вашего бизнеса. Часто компании, выполнивших основную массу своих проектов на небольших торговых предприятиях, стремятся получить проект автоматизации управления на среднем или даже крупном производственном предприятии. Естественно, есть некоторый процент вероятности, что у них получится внедрить более сложную систему на более крупном предприятии, но в большинстве случаев просто переносятся те же методики управления проектами (если они вообще существовали) и

организации бизнеса, которые были использованы на небольших проектах.

Поэтому постарайтесь встретиться не только с представителями отдела продаж,

но и с консультантами, которые потенциально будут работать на Вашем проекте. Постарайтесь узнать, насколько хорошо они знают Вашу предметную область, разбираются в тонкостях и специфике Вашей деятельности, понимают и воспринимают разработанные Вами требования.

Не менее важным фактором, влияющим на успех проекта, является и умение (теоретические знания и опыт) поставщика организовать проект по внедрению ПО и управлять этим проектом. Обычно, существуют стандартные методики внедрения, но не лишним будет поинтересоваться у поставщика:

Наличием в штате менеджеров проектов и перечнем проведенных ими проектов и решенных задач;

Разработанными шаблонами проектной корреспонденции;

Системой организации планирования и отчетности на проекте;

Системой принятия решений при выявлении проблем во время выполнения проекта;

14

Планируемым распределением ролей между участниками проектной группы;

Согласитесь, что после внедрения ПО, деятельность Вашего предприятия будет существенно зависеть от нормальной работы системы. Поэтому большое значение приобретает качество сопровождения и поддержки поставщиком внедренного ПО. Косвенными показателями уровня качества поддержки могут выступать:

Наличие у поставщика документарно-описанной политики по поддержке клиентов;

Тщательность проработки контракта на сопровождение и техническую поддержку;

Наличие отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением;

Наличие специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, сайт, страницы в Интернет, посвященные поддержке);

Наличие специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.

При правильной организации как проекта по внедрению, так и по сопровождению, нет ничего страшного в том, что поставщик не находится в Вашем городе, регионе. Главное, чтобы быстро и качественно решались Ваши проблемы, а для этого поставщику совсем не обязательно находиться “под боком”, даже напротив, поскольку стабильная работа системы не требует постоянного присутствия поставщика.

И последнее, на рынке сложилось несколько систем оплаты работ поставщиков. Первая – повременная. Суть ее состоит в том, что после определенного временного промежутка Вам выставляют счет за работу консультантов. Основной недостаток – непонятно, сколько будет стоить весь проект. Вторая модель– бюджетная - приобретает все большую популярность.

Ее суть в том, чтобы в самом начале проекта как можно более точно оценить

15

трудозатраты и определить временные и финансовые рамки проекта.

Преимущества налицо. Вы всегда знаете, когда и за что должна осуществляться оплата, сколько стоят работы по каждому этапу и во сколько Вам обойдется весь проект.

Еще один момент, который часто наблюдается в реальной жизни – демпинг поставщиков. Обычно его применяют начинающие компании, чтобы выйти и закрепиться на рынке. Будьте уверены, что качество и количество услуг будет соответствующее цене. Вы, наверное, с опаской отнесетесь к предложению купить исправный и не очень подержанный “600-й Мерседес” за

5-7 тыс. долл. Так и здесь. Как говорят англичане – мы не такие богатые, чтобы покупать дешевые вещи.

Запрос на предложение

После завершения работ по всем вышеперечисленным этапам, Вы всѐ знаете о том, какими должны быть система и ее поставщик, но беда в том, что об этом пока не знают потенциальные поставщики.

Существует довольно много схем и правил организации конкурсов и тендеров, и Вы можете ими воспользоваться. Но как быть, если Ваше предприятие не планирует проведение полномасштабного тендера, а всего лишь необходимо отобрать 3-4 поставщика для участия в конкурсе. Рынок услуг по автоматизации управления и консультированию в области информационных технологий - растущий и перспективный, что влечет за собой появление на нем массы фирм, декларирующих выполнение работ по автоматизации. На практике же, качество их услуг довольно низкое.

Чтобы оценить серьезность намерений и профессионализм потенциальных поставщиков, я предлагаю воспользоваться следующей схемой,

которая доказала свою жизнеспособность, пройдя проверку на практике.

Во-первых, составьте и разошлите информационное письмо о том, что Ваше предприятие планирует начать проект по автоматизации. В нем кратко опишите условия участия в проекте и запросите краткую информацию о поставщиках.

16

Во-вторых, нет надобности в передаче всем потенциальным поставщикам результатов Вашей работы. Достаточно будет сформировать и направить откликнувшимся на Ваше информационное письмо компаниям некоторый документ, который я бы назвал “Запрос на предложение”. В нем кратко опишите свое предприятие, цели проекта, требования к системе и поставщику,

критерии сравнения и т.п.

В-третьих, сформулируйте критерии для сравнения предложений,

проведите анализ поступивших документов и выберите 3-4-х поставщиков.

Будьте уверены, что Ваше время, потраченное на эту процедуру, не пропадет зря. Как показывает практика, на каждом следующем этапе потенциальных конкурсантов становится все меньше, и остаются только те, кто действительно не просто заинтересован в выполнении Вашего проекта, но и могут выполнить его на должном, качественном уровне.

Сценарий презентации

Правильно разработав требования к презентации и сценарий ее проведения можно достичь как ощутимого эффекта от ее проведения, так и экономии временных, а иногда и финансовых ресурсов компании.

Вот несколько советов, которые помогут Вам получить максимальный эффект от презентации программного продукта. В них нет ничего необычного,

но часто об этом просто не думают или забывают.

Создайте для поставщика комфортные условия – сэкономьте свое время и концентрацию внимания слушателей. Хотя докладчики сами должны заботиться о работоспособности аппаратуры, используемой в процессе презентации, и предусмотреть разные неприятные ситуации, но постарайтесь и Вы, чтобы в это время электрики, случайно, не начали ремонт проводки, чтобы удлинитель для подключения компьютера и проектора был достаточно длинным, если помещение достаточно большое, а слушателей много - чтобы присутствовал нормально работающий микрофон и т.п.

Постарайтесь разбить презентацию на несколько частей – пленарную и секционную. Во время первой части могут присутствовать все

17

заинтересованные сотрудники, чтобы познакомиться с идеологией системы, ее основными возможностями и преимуществами. Во время второй части организуйте группы по функциональным направлениям – финансы, логистика,

производство и т.п.

Обязательно пригласите на презентацию первых руководителей Вашего предприятия или организуйте небольшую презентацию специально для них.

Хочу заметить, что на презентации, какой бы длительной она не была

(всегда есть ограничения по свободному времени сотрудников и эффективному усвоению материала), невозможно полностью показать все возможности ПО,

поэтому перешлите поставщику наиболее интересующие Вас темы и вопросы,

ответы на которые Вы бы хотели получить на презентации.

Эффектно построенная презентация, красивые слайды и пламенные речи докладчиков производят впечатление. Но очень часто на презентациях можно услышать только то, какая система хорошая, как много предприятий в мире ее используют, как хорошо она решает все задачи на предприятии и очень мало - о

ее возможностях необходимых, именно, Вам. Как следует из нашей практики,

наиболее эффективным является сочетание слайдов где описываются основные функциональные возможности, идеология построения системы и демонстрация работы “живой” системы.

Роль консалтинга

Еще один вопрос, который может возникнуть, как в самом начале проекта, так и на любой его фазе - осуществлять все работы своими силами или привлекать внешних консультантов? Вопрос важный и ответы на него не так просты и однозначны.

Привлечение консультантов (речь идет о специалистах с соответствующей квалификацией и опытом работы, а не о называющих себя консультантами) может увеличить первоначальные финансовые затраты на проект по выбору, но при этом значительно сокращается время на проведение работ и повышается качество их выполнения, а значит снижается риск их повторного выполнения, риск ошибок при принятии решений. Чтобы меня

18

не обвинили в рекламе услуг консалтинговых компаний, я не буду перечислять здесь все преимущества от пользования таковыми. Хочу только подчеркнуть один важный момент.

Часто под видом консалтинга Вам попытаются продать свою систему.

Особенно это касается компаний, которые продвигают один единственный программный продукт. Подумайте, что произойдет, если они увидят, что их программа не очень сильно подходит для Вашего предприятия?

Порекомендуют вам обратиться к их конкурентам или составят требования к системе таким образом, чтобы их ПО удовлетворяло этим требованиям? Вопрос не совсем риторический. Особенно, если учесть, что стоимость своих услуг по консалтингу они могут значительно снизить в надежде вернуть утраченное за счет продажи и внедрения своего ПО.

Немного лучше ситуация с формированием требований к ПО менеджмент-консалтинговыми компаниями. Естественно, в том случае, когда они не “работают” на определенного поставщика. Но здесь возникает другая проблема. Такие компании при построении бизнес-модели и формировании требований к системе не учитывают, в большинстве случаев, влияние информационных технологий и, в частности, программного обеспечения для автоматизации управления на бизнес компании и на бизнес-модель,

соответственно, что, согласитесь, существует в реальной жизни.

2. Основные принципы выбора прикладного программного

обеспечения для построения корпоративной информационной системы

После того, как решение о реорганизации бизнес-процессов на предприятии принято, немаловажным этапом является выбор прикладного программного обеспечения, которое будет призвано обслуживать и автоматизировать бизнес на предприятии. Многие компании используют следующий, в принципе вполне возможный вариант - они утверждают: "Мы имеем в штате программиста и он может запрограммировать все от самого

19