Информационные технологии управления / Лекции / 4.3.Выбор системы автоматизации

поэтапного создания взаимодополняющей архитектуры информационных систем на предприятии.

Миф №7. “Раз это компьютерная система, пусть с ней разбирается отдел АСУ”.

Роль отдела АСУ очень велика как при выборе, так и при внедрении интегрированной системы на предприятии. Однако заказчиками такой системы всегда являются функциональные подразделения, и они должны занимать лидирующую роль во всех процессах. Отделы АСУ должны быть задействованы в качестве технических экспертов, а функциональные требования должны исходить непосредственно от самих подразделений, в

которых эта система будет установлена – отделы закупки и сбыта, бухгалтерия,

производство и пр.

Необходимо также иметь в виду, что (а) часто возникает ситуация, когда сотрудники АСУ не заинтересованы в покупке новой системы, так как занимаются собственными разработками, (б) интегрированная компьютерная система управления значительно сложнее и предназначена для других целей,

чем приложения для автоматизации работы офиса – MS Word, MS Access,

Paradox или MS Excel.

По этой же причине, внедрение таких систем должен проводить не отдел АСУ а специально создаваемая группа из представителей основных подразделенийзаказчиков системы .

Миф №8. “Новая система “Ежик и Кролик” заменяет систему SAP R/3 (читай – JD Edwards, SyteLine, BPCS и пр.)”.

Это самый знаменитый миф последних нескольких месяцев, хотя подобные заголовки можно было читать и несколько лет назад. Я искренне уверен, что большинство читателей не воспринимает такие утверждения всерьез. Нисколько не умоляя заслуг разработчиков новых систем, приходится констатировать, что чудеса случаются не так часто. Если подсчитать количество человеко-лет, потраченных на разработку комплекса SAP в

сравнении с системой “Ежик и Кролик”, обороты, а также количество

30

внедренных проектов и число сотрудников в каждой из компаний, сравнение теряет всякий смысл.

На одной из последних выставок представитель одной из ведущих российских фирм по разработке программного обеспечения сказал мне, что написание системы стандарта MRP-II займет у его компании около 5 лет. На мой взгляд, несколько завышенная, но реалистичная оценка.

Миф №9. “Новая интегрированная система “Ежик и Кролик” полностью отвечает стандартам MRP, MRP-II, ERP и CSRP, а также всем прочим существующим и будущим стандартам”.

MRP (Materials Requirements Planning) и MRP-II (Manufacturing Resource

Planning) не являются стандартами, а, скорее, сводом концепций построения компьютерных систем управления, которые подробно описаны в ряде специализированных изданий, рекомендованных американской организацией

APICS для всех разработчиков подобных систем.

Любовь западных теоретиков к аббревиатурам породила еще целый ряд подобных понятий. ERP (Enterprise Resource Planning), так же как и CRM

(Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), EAM (Enterprise Asset Management), MES (Manufacturing Execution System), PDM

(Product Data Management) и многие другие – это тоже не стандарты, а своды рекомендаций или концепции, описывающие определенные направления деятельности предприятия и в разной степени воплощенные в компьютерных системах.

ERP часто используется в качестве собирательного термина для описания комплексного подхода к управлению предприятием. В этом смысле можно считать, например, систему БЭСТ системой ERP для торговой фирмы, так как БЭСТ может полностью покрывать потребности фирмы и позволять управлять ее ресурсами. Однако, у торговой фирмы нет производственных мощностей, а

значит, нет необходимости использования систем MRP или MRP-II. С этой точки зрения ERP является намного более “размытой” концепцией, чем MRP

или MRP-II.

31

Концепция CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) также не является стандартом. Эта концепция была разработана и применяется в качестве стратегии развития американской компанией SYMIX Inc. для серии программных продуктов SyteLine. Подобные концепции развития есть и большинства других крупных поставщиков, как, например, mySAP.com –

концепция и реализация взаимодействия с помощью Интернет, разработанная компанией SAP или MRP-III – концепция ERP системы, интегрированной с системами прогнозирования и т.п.

В связи с высокой степенью специализации поставщики программного обеспечения на Западе обычно работают в одной или нескольких взаимосвязанных нишах рынка. Чаще всего прослеживается последовательность MRP->MRP-II (->ERP). Поставщики систем для решения задач SCM, CRM, EAM, MES, PDM и других, в большинстве случаев предлагают отдельные программные продукты.

Миф №10. “В системе “Ежик и Кролик” заложена полная концепция бюджетирования (читай – корпоративного планирования, учета затрат,

прогнозирования рынков, управленческой отчетности, международных стандартов GAAP, IAS и пр.)”.

Как уже отмечалось выше, любая компьютерная система – это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие является уникальным и, в силу этой уникальности, требует уникального подхода к построению методик управления. Для того, чтобы компьютерная система могла помочь, например, в бюджетировании, с ее помощью должна быть построена концепция и процедуры бюджетного процесса: сбор информации о затратах и доходах, составление бюджетов, их обоснование (защита), определение отклонений, коррекция результатов и пр. Во всем этом процессе компьютерная система будет являться не более чем справочником и консолидирующим звеном.

Реализация бухгалтерских стандартов GAAP, IAS и других также уникальна для каждого предприятия. Компьютерная система должна

32

обладать необходимыми функциональными возможностями, например, двумя планами счетов и возможностью построения взаимосвязей между ними.

Остальное является делом сотрудников предприятия.

Налево пойдешь…, а направо пойдешь…

О нет, - уверенно возразил Стравинский, - он никуда не уйдет, ручаюсь

вам.

Мы понимаем, что любая классификация неоднозначна, и заранее приносим извинения поставщикам программных продуктов за возможные неточности. Однако, на наш взгляд, предлагаемая ниже таблица поможет читателям лучше ориентироваться в океане предложений и возможных вариантов выбора.

Классификация может быть проведена по множеству различных критериев. Мы постарались сохранить ее как можно более похожей на вариант,

предложенный в конце 1998 года. Другие возможные варианты классификации

– по вертикальным рынкам (смотри ниже), по обобщенным функциональным возможностям, по техническим характеристикам, по годовому обороту,

количеству внедрений, темпам роста и пр.

В предлагаемой классификации использовались интегральные показатели, включающие: функциональные возможности, наличие модуля планирования и управления производством, техническую платформу и систему управления базами данных, сроки внедрения, стоимость проекта и ряд других.

Локальные системы (системы для малого бизнеса).

Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.).

Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом

33

специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться “коробочным” вариантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере.

Стоимость локальных систем, в основном, колеблется в диапазоне 5-50

тысяч долларов США.

Финансово-управленческие системы

Финансово-управленческие системы могут быть гибко настроены на нужды конкретного предприятия. Такие системы хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Они также часто универсальны, однако значительнее может проявляться необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании, так как функциональные возможности таких систем шире, чем локальных.

Системы, помещенные в правой стороне второй колонки (как российские,

так и западные), на наш взгляд, преследуют стратегию перехода в класс средних интегрированных систем. Во многих из этих систем присутствуют базовые возможности управления производством. Некоторые российские поставщики пытаются найти решение проблемы в интеграции с

34

производственными модулями западных систем.

Системы, помещенные в левой стороне колонки, на наш взгляд, остаются в категории финансово-управленческих.

Стоимость финансово-управленческих систем, в основном, находится в диапазоне от 50 тысяч до 200 с лишним тысяч долларов США.

Средние интегрированные системы

Средние интегрированные системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны,

выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Цепочка оперативного планирования “сбыт – производство – закупки” является ядром таких систем (на основе процедур MRP-II). Подразделения инфраструктуры предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Такие системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем,

что система покрывает потребности подразделений и полностью интегрирует производственное предприятие, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика программного обеспечения или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение.

Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать, как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период.

Стоимость внедрения средних интегрированных систем может совпадать со стоимостью внедрения финансово-управленческих систем, но, в

35

зависимости от охвата проекта, может достигать 500 и более тысяч долларов США.

Крупные интегрированные системы

Крупные интегрированные системы отличаются от средних интегрированных систем набором вертикальных рынков (смотри ниже) и

глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или ФПГ).

Такие системы дают широту охвата, включая управление производством,

управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию,

глобальное планирование и бюджетирование и пр. Сходные функции присутствуют и во многих финансово-управленческих (за исключением производства) и средних интегрированных системах, однако, с более низкой степенью проработки.

Сроки внедрения крупных интегрированных систем обычно занимают более года, а стоимость проекта – более 500 тысяч долларов США.

К слову о конструировании или сделай сам

Вотдельную категорию были отнесены системы-конструкторы, которые,

спомощью специализированного инструментария, позволяют пользователю практически полностью перекроить исходную конфигурацию системы,

самостоятельно, или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.

Системы-конструкторы, в большинстве своем, могут быть также отнесены к классам финансово-управленческих или локальных систем.

При приобретении системы-конструктора детально обсудите с поставщиком вопрос о том, кто будет отвечать за настройку системы, также нужно проработать вопрос по сопровождению и возможность перехода на новые версии. Так как система может быть полностью перестроена, основная сложность и значение при внедрении будет заключаться в построении

36

управленческих методик, на основе которых будет функционировать новая система.

Сотрудники предприятия могут разработать эти методики самостоятельно и передать их в качестве технического задания поставщику;

предприятие также может поручить разработку управленческих методик

(например, управление затратами, планирование, бюджетирование, отчетность и пр.) консультационной компании.

Дилемма выбора между “жесткими” системами и системами-

конструкторами существует с незапамятных времен, и мы оставляем обсуждение этой альтернативы за рамками данной статьи.

Новые игроки

Ряд систем мы отнесли к категории “новые игроки”. Почти все из них пополнят класс средних интегрированных систем различной специализации.

Однако представляющим их компаниям еще предстоит пройти путь перевода на русский язык, локализации и адаптации систем к российским условиям.

Специализированные системы

Представленные в данной таблице специализированные системы,

предназначены в основном для получения корпоративной консолидированной отчетности, корпоративного планирования и бюджетирования, корпоративной консолидации и получения управленческой отчетности, анализа данных по технологии OLAP. Следует отметить, что для обеспечения таких систем своевременной и корректной информацией они должны быть связаны с системами оперативного управления.

Существует также целый ряд других специализированных систем,

которые также остались за рамками данного обзора.

Вертикальные рынки

За многолетний опыт разработок систем управления предприятием у поставщиков интегрированных систем на Западе выработалась специализация по вертикальным рынкам. Такая специализация связана, в первую очередь, со спецификой управления предприятиями в отдельных отраслях.

37

Основные различия возникают между непрерывным и дискретным/сборочным типами производства. Примером первого типа производства может служить химическая отрасль, в которой используется понятие рецептуры, смешивания, температурные режимы и пр. Примером второй - автомобильная отрасль, в которой используется спецификация изделия, сборка, вариантность и пр.

Существуют также довольно сильные отличия между другими типам производства: массовое и крупно серийное производство; мелкосерийное производство – сборка на заказ, конфигурирование на заказ; единичное производство – разработка на заказ.

Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга, у каждой из этих систем есть глубоко проработанные направления и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.

Наличие ориентации на определенные вертикальные рынки определяется,

в первую очередь стратегией поставщика и историческими факторами развития компании. Средние интегрированные системы обычно охватывают 5-7

вертикальных рынков, в то время как у поставщиков крупных интегрированных систем их количество может быть значительно больше.

Посещение супермаркета

Драгоценный мой! Брынза не бывает зеленого цвета,

это вас кто-то обманул. Ей полагается быть белой.

Хорошо, скажите Вы, теперь мы представляем, какие есть системы, а что делать дальше: как понять, какая система подходит именно для моего предприятия? Очевидно, что нет смысла тратить сотни тысяч долларов на покупку системы, возможности которой будут использоваться на 5-10%.

Если вы ответили на вопрос “ЗАЧЕМ?”, разобрались в мифах, провели экономическое обоснование внедрения, выделили бюджет и определили

38

соответствие вертикального рынка, то процесс выбора значительно упрощается.

Скорее всего у вас останется совсем немного вариантов, выбор между которыми может быть проведен на более детальном уровне, с учетом опыта команды поставщика, политики цен и поддержки в процессе внедрения и после.

Понимая, что выбор для каждого предприятия индивидуален, мы предлагаем некоторые рекомендации относительно того, как соотносятся типы систем с размерами и направлениями бизнеса предприятий.

Локальные системы подойдут для небольших предприятий,

представительств иностранных фирм, обладающих ограниченным бюджетом,

которым необходима автоматизация отдельных направлений учета. Небольшие вложения в автоматизацию также могут быть оправданы, если предприятие требует быстрой отдачи от внедрения на первом этапе и планирует затем заменить систему на более сложную.

Для торговых фирм, компаний, предоставляющих услуги,

дистрибьюторских фирм по соотношению цена/качество наиболее подойдут финансово-управленческие системы, так как основные решаемые ими задачи – это бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами.

Финансово-управленческие системы также могут быть использованы на небольших производственных предприятиях, если процесс производства несложен.

Для малых и средних производственных предприятий, с небольшим количеством юридических лиц и взаимосвязей, наиболее эффективны будут средние интегрированные системы или простые крупных конфигурации интегрированных систем. Для таких предприятий основным критерием является именно управление производством, хотя учетные задачи остаются важными.

Для крупных холдинговых структур, финансово-промышленных групп,

управляющих компаний, для которых первостепенное значение имеет управление сложными финансовыми потоками, трансферными ценами,

консолидация информации, долгосрочное планирование, во многих случаях

39