Информационные технологии управления / Лекции / 4.3.Выбор системы автоматизации

начала, до самого конца на базовом языке C++ или Delphi". Конечно, такой подход имеет право на существование, поскольку найти сейчас дешевого программиста еще не составляет труда, но по мнению специалистов, он представляется бесперспективным, хотя бы по двум причинам:

Во-первых, на "пристойное" стандартное программное обеспечение, существующее на рынке, затрачены многие человеко-годы,

причем не только на написание самих программ, но и на их отладку.

Во-вторых, программист может в любой момент уволиться и унести с собой все "Know-how", и систему в подобных случаях зачастую приходится переписывать практически "с нуля", в то время, как с приличным поставщиком ПО вы связаны определенным договором.

Более того, как показывает практика, основные недочеты "самопальных"

систем выясняются порой уже на этапах их эксплуатации и ведут к разрушительным последствиям, поскольку исправление ошибок требует больших капитало и трудовложений, а самое печальное, оказывается необходимым останавливать систему на неопределенный срок, что влечет за собой фактическое затормаживание бизнеса в ряде направлений, которые непосредственно контролировались с помощью системы, таких, например, как отгрузки или бухгалтерия.

Одной из подобных проблем, возникших в последнее время является наступление нового тысячелетия, в связи с чем на большом количестве предприятий, на которых установлены автоматизированные системы,

неподдерживающие четырехзначное летоисчисление возникла необходимость в корне переписывать систему, или немедленно переходить к новой.

При выборе поставщика прикладного программного обеспечения,

немаловажным фактором является его финансовая стабильность, потому как финансово нестабильный поставщик программно-прикладной составляющей ИС гораздо хуже, чем финансово нестабильный клиент. Последний омертвляет лишь оборотные средства, а первый, уйдя с рынка, омертвит капиталовложение, потому как исчезнет возможность модернизировать

20

систему, и , в случае сбоя, ею придется заниматься незнакомым с ней специалистам.

Таким образом, можно сформировать ряд критериев, которыми следует руководствоваться при подборе системы ПО:

Первые два - почти тавтологичны:

Система должна быть именно системой, т.е. изменение в одной ее части (скажем, изменения запасов на складе) должны автоматически изменить показатели в других ее раздела (скажем, в бухгалтерских проводках); это свойство системы принято называть интегрируемостью.

Процедуры в автоматизированных системах должны быть действительно автоматизированы. Дело в том, что случается, что после внедрения системы, количество процедур не уменьшается, просто раньше они выполнялись к примеру на бумаге, а сейчас делается все то же самое, но на компьютере.

Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур, которые существуют либо должны сужествовать. (оптимальны для конкретного предприятия)

Система должна давать руководителю возможность получать оперативную информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений.

Система должна быть легка в обучении и использовании

(дружественна), чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности при ее помощи за максимально короткое время.

В системе должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые отчеты и документы, менять их форму и создавать собственные форматы.

В системе должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму.

Система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином файле и какая запись была до этих изменений.

21

В системах среднего уровня и выше, должны присутствовать надежные программы защиты данных и функции распределения прав доступа.

Системы ПО на российском рынке бывают трех уровней. На первом уровне располагаются простые системы для малого и сверхмалого бизнеса, по цене от 50 до 5000 долларов. В этом сегменте доминируют российские продукты. Их очень много, в основном это программы, предназначенные для простых бухгалтерских функций. Они имеют ограничения по количеству операций, по возможности наращивания дополнительных мощностей, по защищенности данных и другим параметрам, но зато просты в использовании и дешевы.

Второй уровень составляют системы по цене 10-80 тыс. долларов и с сопоставимыми затратами на внедрение. Большинство из них - действительно интегрированные системы, поскольку дают возможность весть одновременно и управленческий и финансовый учет. Они не так похожи друг на друга, как системы первого уровня. Например в одной из них может присутствовать модуль, разработанный специально для металлургического завода, в другой -

нет, но зато могут присутствовать другие важные частности. И поэтому здесь уже не столь важен сам продукт, как то, как он внедряется, и, следовательно, на предприятии должны присутствовать квалифицированные специалисты,

хорошо знающие как и бизнес компании, так и специфику ПО. В этом сегменте больше продуктов западных, нежели отечественных. Выбирая западный продукт, первым делом стоит обращать внимание на то, как он привязан к российским реалиям: к законодательству, инфляции и т.п. Здесь стоит заметить,

что европейские системы лучше отвечают этим требованиям, нежели американские, так как они были изначально замешены на присущем всему в Европе многообразию, в том числе и в стандартах учета, и поэтому более гибки.

В российских системах редко встречаются такие качества, как многовалютность, соответствующая мировым стандартам и многоязычность,

22

что может стать препятствием при работе с иностранными партнерами,

инвесторами или клиентами.

Системы третьего уровня - это масштабные системы управления предприятием в целом по цене от 100 до 500 тыс. долларов (а иногда и дороже -

все зависит от числа пользователей, от удаленности доступа, уровня базы данных и т.д.). В мире таких систем наберется не более десятка, в России систем такого уровня пока не создано вообще. Эти системы функционально различны: в одной может быть очень хорошо развит производственный модуль,

в другой - финансовый. Одна больше подходит к нефтегазовому производству,

другая к автомобилестроению. Сравнительный анализ систем такого уровня может вылиться в грандиозную работу, а для осуществления проекта внедрения, нужна целая команда из финансовых, управленческих и технических экспертов, имеющая достаточный опыт.

После того, как решение о выборе прикладного ПО на базе которого будет построена ИС принято, необходимо приянть решение об аппаратной платформе. Аппаратную платформу следует выбирать проанализировав и определив перспективы развития предприятия, принимая во внимание масштаб выбранного ПО и то, планируется ли его наращивание в будущем, а также всевозможные количественные и качественные параметры, такие как количество автоматизированных рабочих мест, их функции, объемы информации, направленность ее потоков. Масштабы и мощность системы определяют уровень технического решения.

А к уровню и конкретному наполнению ИС уже могут быть применены стоимостные мерки. И следовательно, сущности, стоящие за малопонятными ,

но такими красивыми технологическими мерками, попадают под юрисдикцию закона по экономической целесообразности, в соответствии с которым приходится искать оптимальное решение, пройдя по острию ножа между неразумной с экономической точки зрения избыточностью и потерей капиталовложений в программно-техническую платформу.

23

3. Реальность и мифология компьютерных систем управления

предприятием

Появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию – более жесткой.

Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем бум интереса к компьютерным системам управления предприятием.

Поднимем ряд вопросов относительно выбора системы управления для предприятия, а также рассмотрим тенденции, которые, на наш взгляд, во многом будут определять развитие рынков компьютерных систем на ближайшие несколько лет.

А зачем мне эта система?

Для того, чтобы управлять, нужно как никак иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок.

Наверное, выбор компьютерной системы управления предприятием во многом сходен с выбором автомобиля. Выбирая автомобиль для себя и семьи,

Вы, в первую очередь, зададите себе вопрос: “А зачем мне автомобиль?”.

Данный Вами ответ может быть совершенно различен, однако, он наверняка напрямую связан с вашими амбициями, необходимостью покупки и возможностями Вашего кошелька. Вы можете, например, купить машину для поездок на дачу или работу, для путешествий или наконец для престижа. В

любом случае, Ваш выбор будет основан на ваших потребностях.

Ситуация при выборе компьютерной системы управления зеркально похожа на описанную выше. Обоснованный ответ на простой вопрос

“ЗАЧЕМ?” позволит Вам избежать значительных разочарований в будущем.

Методология выбора систем говорит о необходимости формулирования детальных требований к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений. Ответ на вопрос “ЗАЧЕМ?” должен быть получен для каждого подразделения, и затем необходимо составить общий документ для всего предприятия.

24

Отдавайте себе отчет в том, что “ЗАЧЕМ?” начальника Коммерческого Отдела может значительно отличаться от “ЗАЧЕМ?” Начальника Производства или Финансового Директора. Комплексный документ позволит увидеть противоречия и несоответствия в требованиях до выбора системы, а не на этапе внедрения или после него.

Заблаговременное написание требований к будущей системе поможет также определиться во многих других вопросах.

Во-первых, при составлении документа сотрудники предприятия смогут формализовать свои потребности и постараться элементарно “ничего не забыть”.

Во-вторых, перечень требований может быть использован при проведении демонстраций систем и ведении переговоров с поставщиками.

Возможно также включение обязательств по реализации требований в контракт на внедрение выбранной системы.

В-третьих, любые инвестиции всегда должны быть серьезно обоснованы, а внедрение комплексной информационной системы на протяжении нескольких лет может стоить предприятию несколько миллионов долларов (что вполне сравнимо с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха).

В-четвертых, будет понятно, для каких подразделений выполняется проект, т.е. будет понятна широта охвата проекта внедрения до его начала.

Очевидно, что в зависимости от того, в какой сфере экономики работает Ваше предприятие, его требования к видам учета и управления также будет различны. На Диаграмме 1 представлены требования учета и управления в зависимости от величины и способа организации предприятия.

После составления детальных требований к новой компьютерной системе можно приступать непосредственно к выбору. Однако, перед тем как остановиться на классификации систем, мне бы хотелось обсудить некоторые общепринятые мифы и распространенные заблуждения, следование которым, к

25

сожалению, часто приводит к серьезным материальным и временным затратам.

Новорусская мифология или чудес не бывает.

Миф №1. “Если бы я был космонавтом или чем больше, тем лучше”.

У этого мифа есть несколько модификаций. Например, “у меня самое большое предприятие, значит, мне нужна самая большая система”, или “мое предприятие является лидером в отрасли, значит, мне нужна система-лидер”,

или “чем дороже, тем лучше”. Цепочку вариантов можно продолжать.

Несомненно, нет смысла покупать систему, не занимающую лидирующие позиции. Однако система должна быть не просто лидером, а лидировать для предприятий вашей отрасли, соответствующего вашему предприятию размера и давать наилучшее соотношение функциональность/стоимость для всего проекта.

Вернемся к аналогии с покупкой автомобиля. Если вы приобретаете автомобиль, вы наверняка планируете полностью использовать его возможности. Нет смысла оплачивать стоимость автомобиля, если в результате вы будете пользоваться только багажником и колесами (5-10%

функциональных возможностей).

26

При выборе систем на первое место должна ставится экономическая обоснованность инвестиций, требования пользователей и ожидания от внедрения (смотри Диаграмму 2 ниже). Даже если Ваша фирма является многофункциональным холдингом, для повышения эффективности и отдачи от инвестиций, для каждого предприятия можно выбрать систему, наиболее подходящую ему по профилю, а консолидацию и получение отчетности проводить на уровне холдинга в рамках специально предназначенной для этих целей системы.

Следование принципу “чем больше, тем лучше” без оценки возврата инвестиций скорее всего приведет к тому, что проект займет больше времени и предприятие затратит больше средств.

Миф №2. “Мне необходимо выбрать систему к 11 февраля 2000 года”. Если сегодня 1-е февраля, а выбор только начат, наверное, стоит

задуматься, а почему в предыдущем году (3, 5 или 10 лет) задачи выбора не стояло, а предприятие работало? Почему нет возможности потратить еще 2-3

месяца, но выбрать наиболее подходящий вариант?

Речь опять идет об экономической эффективности. Слишком велика цена ошибки в результате принятия неправильного решения, так как суммарные инвестиции могут составить от нескольких десятков тысяч до несколько миллионов долларов.

Миф №3. “Для правильного выбора мне нужно проанализировать все имеющиеся на рынке системы”.

Это оборотная сторона Мифа №2. На российском рынке уже сейчас представлено несколько десятков систем и их число будет увеличиваться из года в год. Для сравнения, в США существует более 100 систем, поддерживающих концепцию управления MRP-II.

В нашей практике несколько раз встречались компании, которые проводили выбор систем на протяжении 2-х и более лет. Часто такое затягивание процесса приводило к невозможности принятия окончательного решения. Предприятие не имело возможности ориентироваться в море

27

собранной информации, а критериев для выбора было недостаточно (смотри ответ на вопрос “ЗАЧЕМ?”). Воистину, в данном случае, лучшее – враг хорошего.

Большинство предприятий на Западе хорошо знают основных игроков именно в том сегменте рынка компьютерных систем, который максимально соответствует деятельности предприятия. Выбор проводится из 2-4-х систем одного или близких классов. Остальные – просто не рассматриваются. Такой подход значительно упрощает саму процедуру выбора и снижает временные и денежные затраты предприятия, а в конечном итоге, способствует принятию наиболее эффективного решения.

Миф №4. “Система “Ежик и Кролик” работает для всех типов предприятий и производств”.

Если это так, то такая система, скорее всего, относится к классам локальных или финансово-управленческих систем (смотри классификацию),

так как требования к бухгалтерскому учету или управлению отдельными локальными функциями от предприятия к предприятию различаются незначительно. При внедрении комплексной системы управления, включая управление производством, в мировой практике существует понятие вертикальных (или специализированных) рынков. Такие рынки чаще всего совпадают с отраслями промышленности и/или типами производственного процесса (подробнее, смотри ниже).

Большинство средних и крупных интегрированных систем имеют в своем арсенале несколько выделенных вертикальных рынков, для которых они исходно создавались. Наблюдается появление такой специализации и для некоторых финансово-управленческих систем. Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации систем вам будет сказано, на какое производство в первую очередь ориентирована система и какие модули были переведены и локализованы для России.

28

Тезис мифа №4 также может быть верным, если Вы рассматриваете программу-конструктор (подробнее, смотри ниже).

Миф №5. “В системе “Ежик и Кролик” бухгалтерия занимает только 3%”. При подобном утверждении сразу возникает два вопроса “Как считали?” и “Что занимает все остальное?”. В интегрированных системах бухгалтерия

неразрывно связана с остальными функциональными возможностями, так как большинство операций (приходы, выбытия, передачи, регистрация производства и пр.) автоматически вызывают бухгалтерские проводки. В таких системах бухгалтерию невозможно выделить как отдельный модуль.

Локальные и финансово-управленческие системы чаще всего создавались вокруг бухгалтерии, и, со всеми своими хитросплетениями, бухгалтерия в таких системах занимает более половины всех функциональных возможностей.

Миф №6. “Эта система решит все мои проблемы”.

К сожалею, ни одна система не решит. Любая компьютерная система – это большой калькулятор, который работает на основе заложенных человеком алгоритмов. Система может помогать собирать данные, превращать данные в информацию и организовывать информацию для принятия управленческих решений. Даже после внедрения комплексной интегрированной системы, принятие решений и осознание полученной информации полностью остается за руководящим составом предприятия.

Мировой опыт показывает, что при правильном выборе система покрывает до 80% потребностей предприятия. На большинстве западных предприятий одновременно работает несколько взаимно интегрированных друг

сдругом систем, решающих различные специализированные задачи.

Всилу сложности и многообразия управленческих методик и подходов, один поставщик практически никогда не будет в состоянии решить все проблемы предприятия. Обычно в этом и нет необходимости. Любая автоматизация должна первоначально решать ключевые проблемы, а возможность построения электронных интерфейсов между системами

упрощает обмен данными. Таким образом, необходимо понимать важность

29