6. Основные документы управления

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты. Письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы. Регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительными документами (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

6.1 Приказы по основной деятельности

Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия

Приказы – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказ; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказ является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1, №2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующий, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

• нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

• решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

• производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказ, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), « до какого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителем для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.