6.5 Должностные инстукции

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие правила.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

6.6 Доверенности

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

Доверенности бывают двух разновидностей:

• официальные, выданные предприятием;

• личные, выданные гражданином (физическим лицом).

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия.

Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требует (статья 185 пункт 4 Гражданского кодекса РФ).

Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.

Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (статья 186 Гражданского кодекса РФ).

Доверенности хранятся 3 года (статьи 80, 314 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

7. Составление личных документов

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляют документы личного характера. Когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

• заявление;

• резюме;

• автобиография;

• расписка;

• доверенность (личная) и т. д.

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в униформу.

Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

• персональные данные;

• цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);

• образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

• опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

• дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.);

• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.

Расписка – это документ подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

• должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо;

• перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);

• подпись давшего расписку.

Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.