- •Лекция 1. Документ и системы документации
- •1. Понятие документа. Классификация документов
- •Функции документа
- •3. Унифицированные системы документации
- •Лекция 2. Правила оформления документов
- •1. Классификация управленческой документации
- •2. Требования к бланкам документов
- •3. Формуляр-образец
- •Состав, расположение, характеристика реквизитов документов
- •Энской области
- •20.03.2006
- •07.01.2006
- •03.02.2006
- •2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. В 2 экз.
- •20.01.2006 20.01.2006
- •07.02.2006
- •21.02.2006
- •25.02.2006
- •07.02.2006
- •456 34 67
- •03.02.2005
- •19Ч 50 мин
- •Лекция 3. Основные документы, регламентирующие управление персоналом
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Приказы по основной деятельности
- •4. Приказы по личному составу
- •Информационно-справочные документы
- •Лекция 4. Организация документооборота, систематизация документов
- •1. Организация документооборота
- •2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- •12.02.2006
- •13.02.2006
- •3. Подготовка и регистрация исходящих документов
- •20.01.2006 №259-02/36
- •4. Обработка внутренних документов
- •5. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов
- •6. Номенклатура дел, подготовка документов для хранения в архиве
- •Лекция 5. Современные способы и техники создания документов
- •1. Современные способы создания документов
- •2. Программы по автоматизации работы с документами
- •Лекция 6. Порядок учета кадров и порядок оформления документов
- •1. Порядок оформления документов при приеме на работу
- •2. Порядок учета кадров
- •3. Порядок оформления документов при переводе
- •4. Расторжение трудового договора
- •5. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу
- •6. Ведение трудовых книжек работников
5. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов
Объем документооборота— это количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период, обычно за год. Учет организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства.
При определении объема документооборота учитывают все документы. Входящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов также учитываются отдельно. Чтобы определить объем документооборота в организации за год, необходимо подсчитать общее количество всех документов — внутренних и исходящих.
Контроль исполнения документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов, с другой стороны, соблюдение соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба.
Основные задачи контрольной службы — контроль исполнения водящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.
Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностных инструкциях.
В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, исполнение которых подлежит контролю. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов, а также распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
Информация о результатах исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля сроков исполнения данных документов. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения, например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя эта группа может входить в состав канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного учреждения. Повышению эффективности контроля исполнения и дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения и должностные инструкции, четкие и однозначные формулировки решений, высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции.
Если в документе и резолюции не указаны иные сроки исполнения, документ должен быть исполнен до истечения месяца со дня его поступления.
На документы, подлежащие контролю, заводится карточка с указанием сроков исполнения и исполнителей. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут лишь руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного - двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТ Р 6.30—2006 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами.
По данной справке можно проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. Если руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может проверить качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие отчеты помогают руководителю оценить труд работников.