1. Применение функции левсимв для определения дня рождения сотрудников

Столбец Р списка содержит номер работника, по которому, используя функцию ЛЕВСИМВ, можно определить его день рождения с точностью до одного дня. В идентификационном коде работника первые пять цифр отражают дату его рождения в одном из форматов дат Excel. Если идентификационный номер внесен, например, в ячейку Р2, то для определения даты рождения в ячейку О2 введите следующую формулу:

=ЛЕВСИМВ (Р2;5)*1

Эта формула возвращает пять первых символов в текстовом формате, а последующее умножение на единицу переводит текстовый формат в числовой. Вам лишь остается задать для ячейки О2 формат даты.

3. Форматирование табличной базы данных

После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а других, наоборот, уменьшить. Если текст не помещается в заголовке или поле, то к этому диапазону ячеек необходимо применить автоматический перенос текста с выравниванием по центру или по краям, отметив опцию Переносить по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

Как правило, для заголовка выбирают шрифт, отличающийся от шрифта остальной области списка. Давайте зададим для строки заголовков шрифт со следующими параметрами: гарнитура Arial Cyr, стиль обычный, размер 10 пунктов, цвет синий. Кроме того, выберем для ячеек заголовка выравнивание по центру. Это можно сделать посредством панели инструментов Форматирование (рис.8) или с помощью диалогового окна Формат ячеек.

1. Панель инструментов форматирование

Вид и размер шрифта можно задать, выбрав нужные элементы в раскрывающихся списках Шрифт и Размер шрифта (рис.8).

Рис.8 - Списки шрифт и размер шрифта панели инструментов форматирование

Для изменения начертания шрифта на панели инструментов имеются три кнопки: полужирный, курсив и подчеркнутый (кнопки выбора начертания шрифта панели инструментов форматирование).

Выровнять текст в ячейке по горизонтали вы можете, воспользовавшись одной из следующих кнопок: по левому краю, по центру, по правому краю (кнопки выравнивания текста в ячейке на панели инструментов форматирование).

Цвет шрифта выбирается в раскрывающемся списке Цвет шрифта.

Рис.9 - Раскрывающийся список цвет шрифта на панели инструментов форматирование

2. Диалоговое окно формат ячеек.

Практически все вышеперечисленные действия можно выполнить, вызвав диалоговое окно Формат ячеек и выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка позволяет выбрать вид, стиль начертания, размер и цвет литер шрифта.

Рис.10 - Диалоговое окно формат ячеек, вкладка шрифт

Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя БАЗА. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб (рис.11) элемент по выделению.

Рис.12 - Лист с табличной базой данных сотрудников при выборе масштаба по выделению

Если использовать нормальный масштаб, например 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.

Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных:

• открытие нескольких окон;

• разделение таблицы на области;

• закрепление областей таблицы.

ВЫПОЛНИТЕ САМОСТОЯТЕЛЬНО:

Создайте на основе выполненного ранее примера с помощью табличного процессора Ms Excel свою базу по темам предметных областей, приведенных ниже, по вариантам (выбор варианта задания по последней цифре номера зачетной книжки или студенческого билета):

Вариант 1

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Альбомы»; Поля: «Код Альбома, Название альбома, Студия, Год выпуска, Число записей»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 2

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Книги»; Поля: «Код Книги, , Год издания, Число страниц»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 3

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Гости»; Поля: «Код Гостя, Имя, Фамилия, Адрес, Город, Регион, Область»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 4

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Личное имущество»; Поля: «Код Имущества, Название элемента, Описание, Изготовитель, Модель, Серийный номер»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 5

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel свою базу: База: «Рецепты»; Поля: «Код Рецепта, Название Рецепта, Описание рецепта, Источник, Число порций»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 6

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Растения»; Поля: «Код Растения, Обычное название, Класс, Род, Время года, частота удобрения, дата покупки»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 7

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Журнал упражнений»; Поля: «Код Записи/Упражнения, Личный код, Дата тренировки, Время упражнений, Обычный пульс, Максимальный пульс»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 8

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Сведения о пленках»; Поля: «Код Пленки, Название пленки, Чувствительность, Цветная, Срок хранения»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 9

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Фотографии»; Поля: «Код Фотографии, Дата Съемки, Время съемки, Тема, Размер»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».

Вариант 10

1. Создать с помощью табличного процессора Ms Excel новую таблицу: Таблица: «Исполнители»; Поля: «Код исполнителя, Имя исполнителя, Дата Рождения, Место рождения»

2. Формирование заголовка списка.

3. Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы.

4. Ввести 5 записей.

5. Обработка перенесенных текстовых данных.

6. Занесение информации в базу данных.

7. Форматирование табличной базы данных.

8. Просмотр табличной базы данных

9. Скопировать файл на диск.

10. Подготовьте ответы на контрольные вопросы.

11. Показать преподавателю внесенные изменения в файл «Моя первая база данных, составленная с помощью Ms Excel».