Преимущества электронного документооборота

Переход к электронному документообороту радикально повышает производительность труда информационных работников, позволяя сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделения избежать дублирования функций.(http://www.compress.ru/article.aspx?id=9646&iid=407)

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных устройствах, распределенную обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами.

Электронный бизнес, его поддержка инфокоммуникационными технологиями

Электронный бизнес - это бизнес, осуществляемый на основе информационных технологий и общедоступных средств коммуникаций (локальных и глобальных сетей).

Частным случаем электронного бизнеса является электронная коммерция, под которой понимается вид хозяйственной деятельности, цель которой заключается в продаже готовых товаров ли услуг через компьютерные сети. Потребителем может выступать как физическое, так и юридическое лицо.

Электронный бизнес – одно из важнейших направлений развития бизнеса, предоставляемых возможностями инфокоммуникационных технологий. Ключевыми понятиями здесь служат виртуальный рынок и виртуальное предприятие.

Виртуальный рынок – это рынок товаров и услуг, предоставляемых ха счет инфокоммуникационных технологий.

Дальнейшее развитие инфокоммуникационных технологий позволяет осуществить переход традиционных предприятий к виртуальным.

Виртуальное предприятие – это сетевое объединение на основе электронных средств связи (инфокоммуникаций) нескольких традиционных предприятий, специализирующихся в различных областях деятельности.

Основная характеристика виртуального предприятия состоит в разделении и специализации труда. С появлением виртуальных предприятий появились и виртуальные рынки, то есть рынки товаров и услуг, существующие за счет коммуникационных и информационных возможностей глобальной сети.

Рассмотрим некоторые примеры виртуальных предприятий.

Первое направление

В состав традиционного предприятия входит производство с обеспечивающими его отделами: сбыт, снабжение, конструирование и т.д.

Такой состав предприятия целесообразен в том случае, если рынок не может гарантировать своевременную поставку необходимых комплектующих деталей и полуфабрикатов требуемого качества, а сбыт выгоднее организовать собственными силами.

 

Рис.22.Традиционное предприятие

Возможна передача (из-за экономической нецелесообразности) непрофильных видов деятельности организациям, специализирующимся на обеспечивающих производство функциях: сбыт, поставки, послепродажное обслуживание и т.д. Это показано рисунке ниже.

 

Сеть Интернет

Производство Сбыт

Аппарат

управления

Исследование и

Конструирование Поставки

Рис. 12. Традиционное предприятие, сбыт и поставки осуществляются сторонними организациями

Почему это стало возможно? При достаточно мощных инфокоммуникационных технологиях, обеспечивающих оперативную координацию деятельности различных удаленных предприятий и организаций.

 

Сеть Интернет

Поставки

Производство

Аппарат

управления

Исследование и конструирование

Сбыт

Рис.24. Виртуальное предприятие

В состав виртуального предприятия входят предприятия, которые находятся в различных географически удаленных местах. В главном же офисе находится лишь аппарат управления.

Рис. 25. Географическое расположение подразделений виртуального предприятия

Принципиальное отличие виртуального предприятия от традиционного состоит в том, что традиционное предприятие для выпуска продукции ищет возможности и ресурсы для производства и реализации продукции, а виртуальное ищет того, кто уже обладает соответствующими ресурсами, знаниями и опытом в производстве данной продукции.

В результате достигается резкое сокращение стартового капитала, так как большинство ресурсов привлекается со стороны на контрактной основе.

Трансформация традиционного предприятия в виртуальное вносит коррективы в структуру основных и оборотных средств.

А) Традиционное предприятие Б) Виртуальное предприятие

Рис. 26. Некоторое соотношение традиционного капитала и виртуального

Бурное развитие электронного бизнеса продолжалось до 2000 года и закончилось падением индекса NASDAQ и банкротством большого количества предприятий.

В этот период появилось понятие «дотком» (dotcom, dot-com, dot.com) – ставшее нарицательным (пренебрежительным) для компаний, чья деятельность целиком основывалась на работе в рамках сети Интернет.

Название произошло от английского "dot-com" («точка-com») – домена верхнего уровня вида .com, в котором зарегистрированы преимущественно коммерческие организации. С 2004 года такого рода предприятия снова начинают набирать силу, но уже как более взвешенные и продуманные.

В настоящее время, благодаря накопленному опыту и уже отлаженным системам, сетевой бизнес, якобы, ничуть не уступает другим отраслям.

Второе направление

Совершенствования банковских и других расчетов на базе инфраструктуры Интернет. Банковский сервис, использующий сетевые возможности получил название сетевого банкинга или итнтернет-банкинга.

Под данными понятиями понимается совокупность банковских услуг, предоставляемых банком своим клиентам в среде Интернет.

Такой банковский сервис предоставляет юридическим лицам возможность формировать и отправлять в банк следующие документы:

– поручение по обязательному платежу;

– платежное требование;

– реестр платежных документов;

– заявление на перевод валюты и т.д.

Физическим лицам предоставляются следующие услуги:

– коммунальные и периодические платежи;

– формирование и отправление в банк документов (платежное поручение, информационное сообщение и т д.);

– перевод денег с одного счет анна другой;

– получение информации о текущем состоянии своего счета и т.д.

Типовые процедуры банковской платежной системы следующие:

– обработка запросов с целью авторизации;

– перечисление на расчетные счета денежных средств за товары и услуги;

– передача документов (бумажных и электронных), в которых фиксируются совершенные сделки.

Третье направление сетевой экономики – внедрение дистанционного образования, под которым понимается образовательная система, обеспечивающая получение знаний с помощью сетевых технологий. Сетевые технологии обеспечивают доступ к учебным материалам и консультации с преподавателями с помощью телекоммуникаций и сети Интернет.

Состав сетей, обеспечивающих инфокоммуникационные технологии

Корпорацией называется хозяйствующий объект, имеющий иерархическую структуру и включающий в себя предприятия различного масштаба и профиля деятельности.

Информационной поддержкой корпораций занимаются корпоративные информационные системы, под которыми понимается программно-аппаратный телекоммуникационный комплекс, способный объединять в одно целое предприятия с различной функциональной направленностью (производственные, торговые, кредитные и др. организации).

В рамках одного предприятия интеграция реализуется с помощью локальной сети.

При объединении нескольких предприятий, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, требуется создание корпоративной сети.

На рисунке ниже представлена общая схема корпоративной информационной системы, построенной на базе следующих сетей:

– локальной сети LAN (Local Area Net) для доступа сотрудников к собственным информационным ресурсам и делового взаимодействия сотрудников;

– виртуальной локальной сети VLAN (Virtual LAN) – группа узлов сети, трафик которой полностью изолирован от других узлов (изолированная локальная сеть);

– региональной сети масштаба города MAN (Metropolitan Area Network)

– глобальной сети (Wide Area Network);

– электронной торговой сети ETNs (Electronic Trading Networks);

– автоматизированных торговых сетях ECN (Electronic Communication Network).

Локальные, как и прочие сети, так или иначе, взаимодействуют с глобальной сетью Интернет. Архитектура последней является многоуровневой. В ее основе лежит быстродействующая опорная сеть, которая объединяет мощные компьютеры, и по которой провайдеры первого уровня передают основную массу информации.

К опорной сети присоединяются континентальные магистрали, к которым присоединяются провайдеры второго уровня (транснациональные). На каждом материке функционируют национальные провайдеры. В РФ таковыми являются Ростелеком, Relcom, TransCom и т.д.

Провайдер (provider) – это поставщик или посредник, предоставляющий услуги связи. Он является посредником между пользователем и глобальной сетью или же провайдерами более высокого уровня.

Информационная инфраструктура, представленная на рис. 6.1, связывает локальные сети предприятий, серверы, сторонние организации (банки), магазины, офисы, заказчиков и деловых партнеров в единое целое. Она позволяет выполнять следующие типовые операции бизнеса:

1. Устанавливать предприятию предварительные контакты с потенциальными партнерами, клиентами, поставщиками, заказчиками.

2. Обмениваться электронными документами, необходимыми для совершения сделки купли-продажи.

3. Осуществлять акт купли-продажи товара или услуги.

4. Осуществлять предпродажную рекламу товара или услуги и послепродажную поддержку покупателя.

5. Выполнять электронную оплату купленного товара (услуги) с использованием кредитных карт, электронного перевода денег и т.д.;

6. Осуществлять доставку товара, включая как управление доставкой, так и отслеживания пути прохождения товара.

В основе функционирования корпоративной сети лежит система электронного обмена данными (EDI). Эта система предназначена для межфирменного обмена деловыми и коммерческими документами в виде структурированных сообщений стандартизированного формата в электронном виде в процессе производственной деятельности. http://dudikhin.narod.ru/ise/3b.htm

Формы реализации инфокоммуникационых технологий в бизнесе. Их характеристика

Реализация электронного бизнеса имеет несколько форм, зависящих от партнеров по бизнесу. Рассмотрим некоторые из них, связь между которыми представлена на рисунке 28.

 

Рис. 15. Основы электронного бизнеса

Наиболее популярными являются следующие формы:

1. B2B (Business-to-Business) – взаимодействие между юридическими лицами. В данном случае имеет место экономическая деятельность, ориентированная на формирование отношений одной организации с другой, то есть имеют место связи между бизнес-партнерами.

Формами реализации данного сочетания партнеров являются: SCM, электронное управление закупками, виртуальные предприятия, электронные биржи, электронные аукционы и т.д.

Причиной быстрого развития электронного управления закупками служит потребность в сокращении затрат, связанных с приобретением сырья, оборудования, материалов и т.д.

Реализация формы электронного управления закупками в форме B2B осуществляется тремя путями

– использование электронных каталогов;

– поиск встречных заявок;

– проведение электронных тендеров.

Посредниками в бизнесе B2B могут служить электронные аукционы и электронные биржи.

Электронные аукционы – это типичный пример организации электронного бизнеса вида B2B. Они позволяют покупателям приобрести товары без посредников, а продавцам – сократить время оборота товара. Для того чтобы продать товар на аукционе, желающий должен зарегистрироваться на информационном сервере и разместить не нем всю необходимую информацию о товаре. Покупатель для того, чтобы сделать ставку также должен зарегистрироваться (указать имя и адрес электронной почты).

Электронная биржа – это более сложная форма посредничества. Участники электронной биржи проходят предварительный отбор. Торговля на бирже обычно анонимная.

2. B2C (Business-to-Сustomer) – взаимодействие между юридическими и физическими лицами. В данном случае имеет место деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей конечных потребителей продукции (услуг). Формой реализации данного взаимодействия служат: торговые ряды, Интернет-витрины, Интернет-магазины, электронные платежные системы, Интернет-реклама и т.д.

Торговые ряды, как правило, представляются наименованием товара, его спецификацией, техническим описанием, данными о производителе, фотографиями товара, ценой и т.д. После формулирования запроса покупателем система поиска осуществляет поиск товара по каталогам поставщиков и представляет список всех товаров, соответствующих запросу.

Интернет-витрины и Интернет-магазины. На страницах Интернет - витрин размещается информация в форме каталога продукции (услуг), прайс-листы и форма подачи заявки.

Интернет-витрина, также как и торговый ряд, не обеспечивает полный цикл продажи (не производится выписка счетов, оплата, отслеживание выполнения заказа и т.д.). Основной недостаток данной формы заключается в отсутствии торговли с реального склада.

Интернет-магазин обеспечивает покупателю персональное обслуживание, гибкую систему скидок, выписку счета товара, страховку и налоговые отчисления. Покупатель имеет возможность отслеживать прохождение своего заказа. Системы, обеспечивающие работу Интернет-магазина, в большинстве случаев включают:

– интернет-витрину;

– систему приема платежей;

– систему учета и контроля исполнения заказов.

Перечисленные сочетания партнеров электронного бизнеса являются основными. Кроме них существуют и другие формы, к которым относятся:

3.B2G (Business-to-Government) – взаимодействие между юридическими лицами и государственными организациями.

Такого рода взаимодействие имеет место в процессе участия в электронных торгах по закупке продукции для государственных нужд, выполнение государственных заказов, предоставление статистической, налоговой, таможенной и другой отчетности. Формы реализации данного взаимодействия партнеров те же, что и при B2B.

4.G2C (Government-to-Сustomer) – это взаимодействие между государственными организациями и физическими лицами.

Формами реализации данного взаимодействия являются: системы социального обслуживания населения (пенсии, пособия, льготы), системы коммунального обслуживания и т.д.;

 5.G2G (Government-to-Government) – это взаимодействие между государственными организациями. Формами осуществления данного взаимодействия являются: выборы различного уровня, взаимодействие между таможенными, налоговыми, правоохранительными и т. д. системами.

Важнейшим преимуществом инфокоммуникационных технологий бизнеса является возможность сокращения затрат за счет ликвидации цепочки посредников (рис. 17)

Рис. 29. Иллюстрация сокращения затрат

Если при традиционной системе между производителем и потребителем существует цепочка посредников (дистрибьютор, продавец и т.д.), на что требуются дополнительные средства, то при наличии прямой связи (инфокоммуникационных технологий) эти затраты быстро сокращаются.

 

Практические задания

Задача 1. Руководитель предприятия должен составить штатное расписание, т.е. определить, сколько сотрудников, на каких должностях и с каким окладом он должен принять на работу. Общий месячный фонд зарплаты составляет 120 000 рублей.

Для решения составим алгоритм: предположим , что для нормальной работы предприятия нужны:

Директор-1; Главный бухгалтер-1; Бухгалтер - кассир-1; Секретарь-референт-1; Инженер-2; Мастер-2; Слесарь-4; Фрезеровщик-2; Охрана-2; Технический персонал-2.

Предполагается, что количество людей на некоторых должностях могут меняться. Для увеличения заработной платы и для уменьшения текучести кадров руководитель, может уменьшать количество работников младшего персонала. При решении этой задачи в основу берется оклад технички. Каждый оклад является линейной функцией от оклада технички:

A*C+B (1)

где С- оклад технички, А и В коэффициенты, которые для каждой должности определяются решением совета коллектива. Пусть совет решил, что секретарь-референт должен получать в 1,2 раза больше технички, охрана в 3 раза больше, чем техничка, фрезеровщик на 2500 рублей больше, чем секретарь-референт, слесарь на 700 рублей меньше, чем у фрезеровщика, мастер получает в 8 раз больше, чем техничка; инженер получает на 1500 рублей больше , чем мастер, бухгалтер получает больше, чем секретарь- референт в 1,5раза, главный бухгалтер в 15 раз больше, чем техничка, директор на 3200 рублей больше , чем главный бухгалтер. Задав количество на данной должности, можно составить уравнение:

N1*(A1*C+B1)+N2*(A2*C+B2)+…+N8*(A8*C8+B8)=120000 (2)

Данное уравнение можно решить путем подбора. Для решения этой задачи воспользоваться следующим образом:

Таблица с названиями колонок

коэф.А	Коэф.В	Должность	Зарплата сотрудника	Количество сотрудников	Суммарная зарплата	Зарплата технички
1	0	Техничка					5700.00р.
1.2	0	Секретарь -референт
1.5	0	Бухгалтер-кассир
1.2	1800	Слесарь
1.2	2500	Фрезеровщик
3	0	Охрана
8	0	Мастер
8	1500	Инженер
15	0	Главный бухгалтер
15	3200	Директор
Суммарный месячный фонд зарплаты					120,000.00р.

Выполните следующие действия:

1. Заполните таблицу;

2. Заполните шапку таблицы;

3. Отведите для каждой должности одну строку и занесите название должностей в столбец С ;

4. В столбцах Аи В укажите коэффициенты А и В, соответствующие каждой должности;

5. В ячейку НЗ занесите значение заработной платы технички и установите для нее денежный формат;

6. В столбце D заработную плату для каждой должности.( Столбец Д должен заполняться формулами с использованием абсолютной ссылки на ячейку H3. Изменения содержимого этой ячейки должно приводить к изменению содержимого всего столбца D. В данной задаче можно воспользоваться и другим способом -использовать именованную ячейку.

В пакете EXCEL можно присвоить имя любой ячейке или области. Чтобы присвоить имя ячейке, ее необходимо выделить и выполнить команду ВСТАВКА, ИМЯ,ПРИСВОИТЬ. На экране появится диалоговое окно с полем ввода, где необходимо набрать имя и нажать ОК. Имя должно начинаться с буквы, не содержать пробелов, не совпадать с адресацией.)

7. Ячейке H3 присвойте имя С (русская)

8. В ячейку D3 занесите формулу =A3*C+B3 , хотя эта формула равнозначна =A3*$H$3+B3, (имя С облегчает понимание формулы).

9. Скопируйте формулу из ячейки D3 в D4:D10. При копировании адрес ячейки с зарплатой технички остается постоянным, а адреса A3 и B3 перенастраиваются.

10. В столбце Е укажите количество сотрудников на должностях ( данные в ячейках Е3:Е5 могут меняться в пределах штатного расписания).

11. В столбце Fвычислите заработную плату всех сотрудников данной должности. ( в ячейку F3 занесите формулу =D3*F3, скопируйте формулу).

12. Определите суммарный месячный фонд заработной платы и сделайте к ней подпись СУММАРНЫЙ МЕСЯЧНЫЙ ФОНД ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ.

13. Измените размер заработной платы технички и измените количество сотрудников , так чтобы полученный суммарный фонд был равен 120000 рублям.

14. Можно составить штатное расписание с использованием функции автоматизации расчетов-ПОДБОР ПАРАМЕТРА.

Подбор параметра- средство EXCEL для анализа типа “Что-если”. При этом, значения для ячеек параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равно заданному.

15. Выберите команду меню СЕРВИС, ПОДБОР ПАРАМЕТРА.

16. Укажите в поле УСТАНОВИТЬ В ЯЧЕЙКЕ адрес целевой ячейки $F$12.

17. Укажите , в поле ИЗМЕНЯЯ ЯЧЕЙКУ , адрес ячейки с зарплатой технички и нажмите ОК.

18. Значения ячеек в таблице будут изменены в соответствии с найденным решением.

19. Нажмите кнопку ОК.

20. Составьте несколько вариантов штатного расписания с использованием функции ПОДБОР ПАРАМЕТРА и оформите их в виде таблицы.

21. Составьте таблицу нескольких вариантов штатного расписания. В EXCEL имеется автоматическое средство сохранения вариантов поиска решения при помощи ДИСПЕТЧЕРА СЦЕНАРИЕВ, который находится в меню СЕРВИС, СЦЕНАРИИ.

22. Проанализируйте полученные варианты и выберите наиболее подходящий, дайте название таблице, в правом верхнем углу сделайте подзаголовок «Директор Иванов И.И.»