Делопроизводство и документооборот

Практически в любой организации, предприятии, учреждении, офисе и т.п. (в дальнейшем – организация) ведется делопроизводство. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII века.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (документооборот).

Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

От правильного решения таких задач, как оперативное и качественное формирование документов, контроль исполнения, четкая организация хранения, поиска и использования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, самым непосредственным образом зависит эффективность управления организации в целом. Другое дело, что формы, методы и объемы документов в различных организациях могут существенно различаться. При этом существует некоторая общность, обусловленная соответствующими нормативными документами (стандартами, нормативами и т.п.).

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Для решения данных проблем создаются и функционируют различные системы делопроизводства. Они бывают традиционные (ручные и механизированные), компьютерные и смешанные (гибридные).

Основной принцип документооборота заключается в том, что не создаются локальные архивы документов. При этом любой, не попавший в общий архив документов организации, входящий документ может не исполняться.

В организации должен существовать один канал поступления входящих документов, даже если прием документов построен по распределенной схеме. В том числе и для этого в них формируются службы, отвечающие за прохождение документов (канцелярии). При этом удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Естественно, что кроме входящих существуют и другие виды документов. Укрупнено выделяют три основных вида документов: входящие, исходящие и внутренние.

Отметим, что по общим правилам делопроизводства, чтобы подразделение организации или ее руководство могло отправить запрос, письмо или какие-либо иные документы во внешнюю организацию, необходимо направить эти внутренние документы в свою канцелярию. Канцелярия преобразует данные документы в исходящие и отправит их по назначению.

Все проходящие через нее документы обладают уникальным регистрационным номером. При этом любая бумага, не имеющая регистрационного номера, не является документом.

Кроме регистрационного номера, документы содержат и другие атрибуты. Общая часть атрибутов содержится в документах практически любых организаций. К основным атрибутами канцелярского документа относят:

1. Регистрационный номер документа (структура регистрационного номера может различаться для исходящих, входящих и внутренних документов).

2. Источник документа (откуда получен документ).

3. Ответственный исполнитель документа.

4. Код документа по номенклатуре дел организации.

Номенклатура дел – это формальный список дел организации, заранее утвержденный в ней на определенный период времени (как правило, на год). Она может обновляться от одного до четырех раз в год.

Кроме того, существуют атрибуты, специфические для разных типов документов. Так, входящие документы, кроме названных, имеют такие атрибуты, как: контрольный срок исполнения и контролирующее лицо, а внутренние документы – список подразделений предприятия для ознакомления, контрольный срок ознакомления или исполнения, список исполнителей документа. Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты: документооснование (атрибут используется для исходящих документов, порождаемых на основе входящего или внутреннего документов), список рассылки, контрольный срок ответа (встречается редко и не во всех организациях).

Легко заметить, что проходящие через канцелярию документы, являются связанными документами. Это означает, что большинство из них ссылается на другие документы. Связи обычно формируются по направлению «главный – подчиненный». Иногда используются ненаправленные связи, объединяющие родственные документы (посвященные одному вопросу).

Все, проходящие через канцелярию документы, попадают в архив организации. Они подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы организации по соответствующему пункту номенклатуры ее дел. Объем единицы хранения в архиве не превышает 200 страниц. Для более объемных дел создают несколько томов. Опись дел включает список дел (по их наименованиям), количество томов в деле и страниц в каждом томе.

В крупной организации типовые сроки хранения документов составляют: один, три года, пять, 10, 30 и 50 лет. По истечении срока хранения дело в государственных организациях оно из архива конкретной организации передается на хранение в государственный архив. Для частных организаций дела по истечения срока их хранения уничтожаются. Данные процессы оформляется соответствующими актами.

Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют различные автоматизированные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников и др. Цель их использования заключается в сведении к минимуму создания и перемещения бумаг внутри организации. Пока еще полностью отказаться от бумажных документов невозможно по причинам, главным образом, юридического характера.

Наибольший интерес в настоящее время представляют компьютерные системы делопроизводства, позволяющие работать с электронными документами или электронными версиями бумажных документов.

Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Такой документ в виде текстовых или графических файлов создается с помощью электронных средств.

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Они образуют электронный документооборот.

Электронный документооборот широко применяется в различных предметных областях. Он позволяет существенно сократить количество используемых бумажных документов и сроки выполнения заданий. Эффективное использование информационных технологий электронного документооборота способствует повышению качества управления персоналом. Электронный документооборот включает использование электронных документов или электронных копий традиционных документов и является важной составляющей малого, среднего и крупного бизнеса; компонентой электронных учреждений (офисов).

Ныне термин «электронное делопроизводство» является синонимом термина «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

ДОУ – это система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Технологии ДОУ базируются на системах электронного документооборота.