1.3 Используемое программное обеспечение

1. Windows2000Professional– ОС на большинстве пользовательских машин

2. WindowsXPProfessional– ОС на преподавательских и административных ПК

3. MSOffice2003 – офисный пакет на всех машинах

4. MSVisio2003 – дополнение к офисному пакету для построения различных схем

5. 7zip– бесплатно распространяемый универсальный архиватор

6. MozillaFirefox3.6 – бесплатный браузер на большинстве машин

7. MacromediaAuthorware6.5 – пакет для создания динамических страниц и тестовых заданий

8. MacromediaFlash– пакет для созданияFlash-анимации

9. BorlandTurboC– среда разработки на языке С

10. BorlandTurboPascal– среда разработки на языкеPascal

11. BorlandTurboBasic–среда разработки на языкеBasic

12. MySQLServer– свободно распространяемый сервер баз данных

13. AutoCAD 2007– пакет для создания чертежей

14. AdobePhotoshop– пакет для работы с растровой графикой

15. CorelDraw– пакет для работы с векторной графикой

16. MatLab– инженерный пакет для проектирования, моделирования и расчета физических систем

17. ICONICSGenesis32 – средство проектирования и мониторинга автоматизированных систем

18. AdobePDFReader– бесплатный просмотрщикPDF-документов

19. Windows Media Player – Аудио/видео-плеер от Microsoft

20. AIMP– бесплатный аудиопроигрыватель

21. QIP – бесплатный клиентICQ

22. ACDSee – универсальный просмотрщик графических файлов

23. Антивирус Касперского 6.0

2 Работа в системе электронного документа оборота

2.1 Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД)  "Золушка" обеспечивает:

1.  Регистрацию исходящей и входящей почты в "карточке";

2.  Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;

3.  Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);

4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;

5.  Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

6.  Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

7.  Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);

8. Формирование истории движения документов,

9. Организацию доступа к электронным копиям документов;

10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

2.2 Состав системы

Модуль "Письма граждан"  предназначен для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения писем и обращений граждан.

Модуль "Служебная корреспонденция"  предназначен для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения служебной корреспонденции. 

Модуль "Решения и распоряжения" предназначен для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения организационно-распорядительных документов (решений и распоряжений, приказов, протоколов и т.п.) и связанной с ними переписки.  

Модули обеспечивают:

1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;

2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;

3. Регистрацию вторичных документов (например, ответов);

4. Регистрацию повторных документов на один номер с первичным документом;

5. Поиск любого документа по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

6. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;

7. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

8. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

9. Формирование истории движения документов;

10. Организацию доступа к электронным копиям документов;

11. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Для запуска системы:

откройте папку DISclass Demo находящуюся на "Рабочем столе" (или "Пуск-Программы-DISclass-DISclass Demo";

выберите пиктограмму "Письма граждан" для запуска этого модуля (рис. 3);

Рисунок 3 – Письма граждан

Так как Вы работаете с demo-версией системы "Золушка", то при запуске система выведет сообщение об ограничении базы данных (рис.4). Прочитав сообщение, нажмите кнопку кнопку "ОК".

 

Рисунок 4 – Кнопка «ОК»

Регистрация пользователя

Если пользователь зарегистрирован администратором системы, ему будет разрешен доступ к базе документов, причем со строго определенными правами:

- полные права на все действия: регистрацию новых документов, корректировка любых зарегистрированных документов, закрытие документов (снятие с контроля);

- только просмотр документов;

- просмотр и возможность корректировки различных полей документов;

- переметка ответов, повторных, сопроводительных документов.

Доступ может быть разрешен как ко всем документам, так и только к их части, относящейся к конкретному подразделению исполнителя.

При ограничении пользователю тех или иных прав доступ к соответствующим документам (их частям) ему будет просто запрещен.

При вызове  системы появляется список зарегистрированных пользователей, из которого надо выбрать свое имя и затем ввести пароль. 

Чтобы просмотреть настройки и/или изменить их  Вы должны зарегистрироваться Администратором.

Зарегистрируйтесь  Администратором

Для этого:

В открывшемся диалоговом окне (рис. 5) выберете пользователя "Администратор" и нажмите кнопку "Ок".

Рисунок 5- Выбор пользователя

Если Вы сделали все правильно, то  Вы опять вернетесь в окно модуля "Письма граждан" (рис.).

Изменение настроек

Для корректной работы с системой необходимо проверить следующие настройки:

 - характеристики хранилища (имя, рабочую область-путь);

 - временной диапазон отражения документов - год;

 - настройки интерфейса (режимы отображения информации);

 - основные режимы работы с документами (даты контроля).