Практика на рабочем месте руководителя аптеки и его заместителей

Административная работа руководителя аптеки

Руководителем аптеки, где я проходил практику, является Кетова Наталья Петровна, имеющая высшее фармацевтическое образование, действующий сертификат специалиста и практический стаж работы более 12 лет.

Работа заведующего и заместителя заведующего регламентрируется:

• приказом МЗРФ №1255 от 30.12 .76 – должностные инструкции

• приказом № 48 от 1998 «Об утверждении номенклатуры должностей»

Зав. аптекой осуществляет руководство деятельностью аптеки на основе:

• единоначалия и отвечает за всю торгово-финансовую, административно-хозяйственную деятельность аптеки и организацию работы по лекарственному обеспечению;

• руководствуется в своей работе действующим законодательством, Положением (приказ №1255), приказами и другими нормативными документами, утверждаемыми Министерством здравоохранения РФ, , аптечным управлением, и правилами внутреннего трудового распорядка;

• в установленном порядке заключает договоры и представляет аптеку в государственных, общественных и других органах, учреждениях, предприятиях и организациях.

Зав. аптекой обязан обеспечить:

• своевременное и надлежащее обеспечение населения лекарственной помощью;

• соблюдение санитарного режима, пожарной безопасности;

• надлежащие условия сохранности товарно-материальных и денежных ценностей;

• контроль за соблюдением правил хранения лекарств в аптеке;

• оказание первой неотложной медицинской помощи в аптеке;

• контроль за рациональным использованием оборудования и инвентаря, за его состоянием и своевременным проведением ремонта;

• правильный подбор, расстановку и использование кадров, воспитание и повышение деловой квалификации проведение финансовых и хозяйственных и правильное ведение учета и отчетности;

• ознакомление персонала аптеки с приказами, инструкциями, правилами и другими документами, относящимися к деятельности аптеки;

• контроль за соблюдением правил торговли в части, касающейся аптечных учреждений.

Заведующий аптекой в установленном порядке:

• осуществляет прием и увольнение работников аптеки;

• в надлежащих случаях своевременно заключает договора о полной материальной ответственности с работниками аптеки, аптечных пунктов, аптечных киосков;

• утверждает график работы персонала;

• обеспечивает надлежащие и безопасные условия труда персонала.

При необходимости заведующий аптекой выполняет обязанности по контролю качества и отпуску лекарств, непосредственному ведению учета и отчетности.

Работа с кадрами

При приеме на работу каждый сотрудник предоставляет: заявление о приеме на работу; копии диплома; сертификата специалиста, паспорта, медицинского полиса, страхового свидетельства, ИНН; трудовую книжку. При увольнении сотрудник пишет заявление об увольнении, которое обязательно должно быть подписано заведующей. При приеме на работу и при увольнении сотрудника в трудовую книжку вносится соответствующая отметка. В личной карточке отражается вся информация о сотруднике, его перемещения по аптечной сети, эти данные заполняются в отделе кадров.

При приеме на работу с сотрудником заключается трудовой договор и договор о коллективной материальной ответственности. Оформляется приказ на прием на работу сотрудника, который издается на основании и в соответствии с трудовым договором. На основании приказа в трудовую книжку работника вноситься запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (вся документация оформляется в отделе кадров). В бухгалтерии открывается лицевой счет работника для расчетов по заработной плате. В трудовом договоре указывается: данные о работнике и работодателе; предмет договора; права и обязанности сторон; режим рабочего времени; условия оплаты труда; ответственности сторон; особые условия; реквизиты и подписи сторон. Трудовой договор заключается в двух экземплярах, один для сотрудника, второй остается в отделе кадров. Заключается договор о полной коллективной материальной ответственности. В этом договоре указывается: предмет договора; общие положения; права и обязанности коллектива и работодателя; порядок ведения учета и отчетности; возмещение ущерба; подписи сторон. Материальная ответственность является одним из средств защиты права собственника, а так же является одним из видов юридической ответственности. Заключается в двух экземплярах.

Работа сотрудника регламентируется должностной инструкцией, с которой сотрудник знакомиться и заверяет свое ознакомление подписью.

При поступлении на работу, сотрудник проходит вводный инструктаж, после чего заполняется «журнал регистрации вводного инструктажа»; инструктаж по охране труда после чего заполняется «журнал учёта инструкций по охране труда для работников»; после инструктажа на рабочем месте заполняется «журнал регистрации инструктажа на рабочем месте». Так же сотрудник знакомиться с правилами внутреннего распорядка. Инструктаж по технике безопасности проводиться при приеме на работу, а затем 1 раз в полгода, также инструктаж может быть внеплановый.

Сотруднику предоставляется спецодежда, при передаче оформляется «журнал выдачи спецодежды»

Проводится инструктаж по пожарной безопасности в обязательном порядке. Заполняются журналы « регистрации инструктажа по пожарной безопасности»; «инструкция о мерах пожарной безопасности, порядок действий при пожаре»; «журнал учета огнетушителей». В аптеке висит план эвакуации.

Составление графиков отпусков и начисление заработной платы сотрудникам аптеки

Сотрудникам аптеки предоставляется ежегодный отпуск. График отпусков составляется заведующей аптеки в конце года, на следующий год, при согласовании с сотрудниками. Этот график заверяет руководитель аптеки. Сотруднику предоставляется отпуск на выбор:28 календарных дней или два раза в год по 14 дней. Сотруднику аптеки начисляются отпускные денежные средства.

В аптеке ведется табель учета рабочего времени. В нем указывается ФИО сотрудника, его должность, количество отработанных часов и смен. В конце месяца табель передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Заработная плата зависит от оклада и объёма товарооборота аптеки, личной выручки сотрудника. Начисление заработной платы осуществляется бухгалтером.

Один раз в год сотрудники проходят медицинский осмотр.

Предусмотрены перерывы во время рабочего дня.

Охрана труда осуществляется согласно следующим НД:

• конституция РФ;

• трудовой кодекс;

• гражданский кодекс;

• законодательство по ОТ;

• стандарты системы безопасности труда;

• СанПин;

• правила ОТ и ТБ;

• инструкции по ОТ.

Организация делопроизводства в аптеке

Делопроизводство — это особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами. Включает в себя регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, проставление регистрационных отметок на документах; ведение контроля исполнения документов; ознакомление коллектива аптеки с распорядительными и директивными документами (на этих документах имеется лист ознакомления, на котором все работники аптеки ставят подпись, что они ознакомились с документом); оформление документов, дел к сдаче в архив аптеки; обеспечение сохранности документов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, т.е. должны иметь определённые обязательные реквизиты.

Организация товарного обеспечения в аптеке

Организация работы аптеки по закупе ЛС и ИМН осуществляется по данным «Журнала учета дефектуры», индивидуальным заказам постоянных клиентов, дополнительным заказам аптеки.

На спрос влияют различные факторы:

• Доходы покупателей;

• Мода и предпочтения покупателей;

• Реклама;

• Сезонные изменения.

Учитывая все эти изменения – формируется наиболее полный заказ, который удовлетворяет большинство покупателей аптеки.

Мне разрешили принять участие в приемке товара от поставщиков, с которыми заключен договор поставки. Договор поставки раскрывает права и обязанности сторон, заключивших договор, условия и порядок передачи товара, качество товара, порядок расчетов, ответственность сторон и срок действия договора. К договору прилагается спецификация, где фиксируется ассортимент (пр. № 312 от 29.04.2005 г.)

Аптека сотрудничает поставщиками:

• Верофарм

• ООО «Здоровье»

• ООО «Годовалов»

• ЗАО «Протек»

• ЗАО «РОСТа»

• ЗАО «СИА Интернешнл»

Товар от поставщиков приходит в течение всего дня. В момент поступления товар принимается по количеству мест материально ответственным лицом, провизор подписывает сопроводительные документы и ставит печать аптеки. Эти документы возвращаются поставщику.

Поступивший товар сопровождается следующими документами:

• товарной накладной, по которой принимается товар;

• счет - фактурой, которая является основанием для оприходования товара;

• протоколом согласования цен; а также документами, подтверждающими качество товара:

• реестром документов качества;

• сертификатами соответствия;

• декларациями о соответствии;

• свидетельство о государственной регистрации;

• паспортом (для БАДов).

Цены на ЛС формируются автоматически с помощью программы «1С». Цены на ЛС, входящих в перечень жизненно необходимых и важнейших, формируются с учетом наценки не более 30% (чаще наценка не более 10-15% в связи с конкуренцией) по распоряжению офиса может производиться корректировка цен в сторону увеличения или уменьшения.

После обработки накладных, товар подвергается кодировке, для этого используется список кодов для ККМ с указанием места хранения. На товар, который подлежит выкладке на витрины, наклеиваются ценники, которые содержат следующую информацию: наименование аптеки, юридический адрес, наименование товара, стоимость товара, дата поступления, код товара, подпись заведующего аптекой.

Согласно договору поставки в случае обнаружения в процессе приемки расхождений в количестве или качестве товара составляется акт-претензия и не позднее дня, следующего за днем окончания сроков приемки (указанных в договоре), направить её поставщику. Также может быть оформлен акт возврата товара поставщику накладная на обмен товара или акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ.

Организация учёта хозяйственно-финансовой деятельности аптеки

Документ - это любой материальный носитель, который позволяет доказательно подтвердить хозяйственные операции, и право на их совершение. Для оформления однородных хозяйственных операций разработаны единые формы документов. К ним относятся первичные учётные документы, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные документы должны содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления; личные подписи указанных лиц. Документы, в которых оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются заведующей аптеки и главным бухгалтером, когда они поступают в бухгалтерию. Первичные учётные документы составляются в момент совершения операции.

Учет товаров поступающих в аптеку

Учёт приходных товарных операций. Товар в аптеку поступает от поставщика, с которым заключён договор купли-продажи. Учёт поступившего товара осуществляется через специальную программу в компьютере, и при продаже товар, автоматически удаляется из программы. Продажа осуществляется по кодам. Учёт ведётся в суммовом (денежном) выражении по розничным ценам и указывается в приходной части товарного отчёта.

Учёт прочего расхода товара

К расходу товаров, помимо их реализации, относятся прочие расходы: на хозяйственные нужды; на оказание первой медицинской помощи; уценка товаров при их переоценке; бой, порча ,брак. Все операции связанные с расходом товара оформляются актами и указываются в денежном выражении в расходной части товарного отчёта.

Расход товара на хозяйственные нужды. Все расходы относятся на издержки обращения аптеки, которые учитываются в бухгалтерии на основании счетов – фактур и накладных.

На товар, пришедший в негодность в случае боя, брака в аптеке составляется акт о порче товарно-материальных ценностей. К акту прилагается объяснительная записка материально-ответственного лица, по вине которого это произошло. После утверждения акта, товары, пришедшие в негодность, списывают в товарном отчёте в расходной части. Списание стоимости ЛС, с истёкшим сроком годности, относится на издержки обращения и оформляется актом о порче товарно-материальных ценностей как недостача товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потерь при порче.

Учёт денежных средств

Налично-денежные операции проводятся в соответствии с « Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» от 5.01.98.

К основным задачам учёта денежных средств относятся: своевременное и правильное отражение приходных и расходных кассовых и банковских операций с денежными средствами в учётных документах; обеспечение строгого контроля за наличием, движением, использованием денежных средств; проведение инвентаризации кассы; соблюдение лимита денежных средств в кассе.

За сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций несет ответственность провизор, который должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций и с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

В аптеке имеется три ККМ, работа с которыми ведется в соответствии с законом РФ от 22.05.03 №54-ФЗ.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая лента, которая оформляется на начало и конец дня, с указанием числа, времени начала работы (ККЛ в точности повторяет чек и отражает все операции).

Для учета поступающей выручки в аптеке ведется журнал кассира – операциониста, который является документом строгой отчетности (пронумерован, прошнурован, имеется печать налоговой инспекции на последней странице, а также на последней странице скреплен подписью и печатью организации). Записи в журнале ведутся в хронологическом порядке. Данный журнал является накопительным документом. А первичным документом является чек. В чеке отражаются название аптеки, дата, ИНН, наименование товара, стоимость, сумма скидки, итог, время и номер чека, Ф.И.О. кассира.

Ежедневно по окончании работы провизор и фармацевт в зале пробивают Z-отчет – итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков ККМ на конец рабочего дня.

После снятия показаний счетчика провизор и консультант в зале делают записи в журнале кассира-операциониста (на каждом рабочем месте свой журнал). В журнале указываются показания счетчика ККМ после каждой рабочей смены, а также сумма поступившей за день выручки.

После каждой смены провизора и фармацевты сдают личную выручку в сейф. Ответственный за инкассацию (зав. аптекой) пересчитывает всю выручку аптеки, собирает сумку для инкассации. Оформляется 3 экземпляра препроводительной ведомости к сумке с денежной наличностью. Первый экземпляр вкладывается в сумку, второй – забирает инкассатор, третий остается в аптеке. Инкассация производится ежедневно в одно и то же время.

Учёт труда и заработной платы

Ежемесячно заведующий аптекой составляет табель учета рабочего времени методом сплошной регистрации (отмечаются все случаи выхода на работу, опоздания, больничные, прогулы). Начисление платы проводится согласно тарифному окладу (тарифной сетке) – пр. №.377 «Об оплате труда медицинских работников» от 15.10.1999 г. и табеля учета использования рабочего времени.

Заработная плата выдается на основании расчетно-платежной ведомости дважды в месяц: 20 числа каждого месяца начисляется аванс 10 числа каждого месяца выдается заработная плата.

Удержание из зарплаты:

• обязательные – подоходный налог физических лиц;

• инициативные – возмещение материального ущерба или недостачи.

Также заведующая составляет график работы при согласовании с членами коллектива.

Правовое регулирование деятельности аптечной организации

Аптека имеет устав предприятия и лицензию. Лицензия выдана фарм- управлением и разрешает осуществление фармдеятельности: розничную торговлю ЛС, ИМН с правом работы с сильнодействующими и с ядовитыми веществами списков ПККН.

Регистрация аптеки

Положение о порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, утверждено приказом №1482 от 8.07.94.

Предприятие должно быть зарегистрировано в налоговой инспекции, пенсионном фонде, фонде занятости, управлении статистики.

Для регистрации подается пакет документов: заявление, устав предприятия, приказ о создании предприятия, документы об уставном капитале и пошлины за регистрацию.

Аккредитация аптеки

• Закон «Об охране здоровья» от 1994 г

• Инструкция МЗ РФ от14.12.92 г «О порядке аккредитации аптечных учреждений и физических лиц, занятых в фарм.деятельностью в системе лекарственного обеспечения РФ»

• Инструкция республиканского уровня.

Подается заявление в фармуправление с пакетом документов. Комиссия в составе не менее 3 экспертов (СЭС, пожарная станция, фарм.управление и т.д.) проводит проверку деятельности и при соответствии ее выдается сертификат.

Лицензирование аптеки

• Закон «Об охране здоровья граждан» от 1994 г

• Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 09.98

• Инструкция МЗ

• Закон «О наркотических средствах и психотропных веществах» №3-ФЗ от 8.01.98 г

• Приказ МЗ РФ №117от 94 г «О порядке приобретения лицензий»

В фарм.управление подается заявка на получение лицензии и пакет документов. Решение о выдаче лицензии принимается в течении 15 дней.

Сертификация работников

Все специалисты, работающие в аптеке, имеют сертификат. Для получения сертификата необходимо:

• подать заявление и пакет документов

• пройти курс повышения квалификации

• сдать экзамены на сертификат

Контроль деятельности аптечной организации

Задачами ведомственного и вневедомственного контроля являются: проверка выполнения обязательных требований законодательных, правовых и нормативных документов, обеспечивающих сохранность материальных ценностей, качество ЛП и лекарственной помощи, санитарный режим и др.; проверка законности финансово-хозяйственной деятельности, взаимоотношений с бюджетом.

№ 134 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Вневедомственный контроль осуществляется различными государственными органами:

1. Налоговая инспекция. Она проверяет правильность исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов. Проверяется 1 раз в 2 года и через 2 года с момента создания предприятии. Проверяются правильность исчисления налоговой базы и налогов, первичные документы по учёту приобретения, и реализации товара за три года, включая текущий год (наличие накладных на полученный товар, договоров с поставщиками, законность выплаты заработной платы, наличие договоров трудовых и гражданско-правовых, уплаты подоходного налога на физических лиц, законность налоговых льгот и т.д.), соблюдение правил использования ККМ, полнота учёта выручки, порядок работы с денежной наличностью. Проверка проводится по плану налоговой инспекции или по необходимости (по сигналу).

2. Инспекция по пожарной безопасности. Осуществляется органами противопожарной службы, которые осуществляют контроль за соблюдением требований пожарной безопасности. Основание - закон РФ №69-ФЗ «О пожарной безопасности». Инспекторы этой службы проверяют наличие журнала инструктажа о пожарной безопасности, стенда с правилами поведения в случае пожара, средства огнетушения, запасные выходы, план эвакуации, соответствие электро- и газоустановок правилам пожарной безопасности, хранение пожаро-, взрывоопасных товаров. Легковоспламеняющихся, состояние и отделку помещений и путей эвакуации. Инспекторами проводится инструктаж о мерах противопожарной безопасности, после чего работники аптеки расписываются в «журнале проведения инструктажа по противопожарной безопасности».

3. Энергонадзор. Основание — постановление Правительства «О государственном энергетическом надзоре РФ». Проверяется техническое состояние и безопасное обслуживание электрических и теплоизоляционных установок, рациональное и эффективное использование электрической и тепловой энергии, соответствие мощности оборудования электрическим сетям, своевременность и полнота расчётов за электроэнергию.

4.Госсанэпиднадзор. Осуществляется санэпидемстанциями. Проводятся плановые 1 раз в 2 года и. внеплановые проверки. Контролируют соблюдение санитарного режима в аптеке (требования приказа № 309).

5.Госконтроль соблюдения правил торговли. Основанием для проверки является закон РФ «О защите прав потребителей». Контролируют соблюдение требований о предоставлении информации о товаре, изготовителе, продавце, положений Постановления Правительства №55. Проверяют наличие у провизора документов, подтверждающих соответствие реализуемых товаров установленным требованиям.

6. Метрологический контроль. Проверяется состояние и применение всех средств измерения. Проверяются термометры (их исправность) 1 раз в год, гигрометры 1 раз в четыре года.

Ведомственный контроль

Лицензионный контроль - проводится лицензирующим органом в целях проверки полноты и достоверности сведений о соискателе лицензии, содержащихся в представленных соискателем лицензии заявлении и документах, возможности выполнения им лицензионных требований и условий, а также проверки сведений о лицензиате и соблюдения им лицензионных требований и условий при осуществлении лицензируемого вида деятельности. Проверка лицензирующим органом проводится путем сопоставления таких сведений со сведениями из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. Лицензирующий орган получает соответствующую информацию в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, от федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. К отношениям, связанным с проведением лицензирующим органом проверки возможности выполнения соискателем лицензии лицензионных требований и условий и проверки соблюдения лицензиатом указанных требований и условий при осуществлении лицензируемого вида деятельности, применяются положения Федерального закона от 8 августа 2001 года N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Результаты проверок оформляются актом в 2 экземплярах. Проверки проводятся должностным лицом на основании распоряжения контролирующего органа. Без такого распоряжения и служебного удостоверения сотрудник аптеки имеет право не впускать инспекторов в аптеку (приказ № 255 от 2003 г.). В аптеке имеется «журнал учёта мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора)».

Обязательно проводится внутренний контроль. Он проводится с целью выявления и предупреждения нарушений обязательных требований до государственного контроля, а также с целью повышения эффективности деятельности организации и поддержания её конкурентоспособности, проводится по инициативе руководителя аптеки.

Внутренний контроль осуществляется руководителем аптеки, за которым функции контроля закреплены приказом и должностной инструкцией. Этот вид контроля осуществляется по плану, результаты проверок оформляются актом в 2 экземплярах, один из которых остаётся в аптеке, а второй передаётся руководителю аптечной сети. В начале акта указывают дату и место составления акта, ФИО лиц, проводивших обследование, их должности, № и адрес аптеки. К этому виду контроля относится:

1. Проведение инвентаризации. Это комплекс работ по выявлению и документальному подтверждению фактического наличия имущества и финансовых обязательств; сопоставлению фактического наличия запасов имущества с данными бухгалтерского учёта; документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента запасов соответствующим показателям. Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственного лица. Количество инвентаризаций в отчётном году, даты проведения, список имущества, обязательств, проверяемых при каждой из них устанавливается руководителем организации (плановые инвентаризации).

2. Фармацевтическое обследование. Проверяется: контроль качества ЛС; правильность формирования цен; правила хранения ЛС, ИМН и др. товаров; культура обслуживания; соблюдение правил отпуска ЛС из аптеки; соблюдение санитарного режима, мер противопожарной безопасности и т.д.

3. Комплексный экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности аптеки: анализ рациональности использования прибыли, рациональность использования кадров, оптимальность нагрузки на специалистов, динамика основных экономических показателей -товарооборота, товарных запасов, издержек, прибыли, рентабельности.

4. Соблюдение трудовой дисциплины и правил безопасности труда.

Экономический анализ хозяйственно – финансовой деятельности

аптечной организации

Данные об экономической деятельности аптеки являются коммерческой тайной, поэтому для отчета я использовал придуманные мной данные и делал расчеты как на занятиях по УЭФ.

Показатели: