Задание-1

При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", т. е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neil - господину имя которого известно;

Dear Mrs Fella - замужней женщине;

Dear Miss Jones - незамужней женщине;

Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

Re- сокращение слова " regarding" (относительно);

In re -сокращение сочетания " In reqard to" (касательно);

Subject (предмет, тема, вопрос). Например:

Re: Выставка "Информтехника-96" или

In re: Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок необязательный реквизит, его указания является скорее правилом, хорошего тона.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной строки).

Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

36

от сложившейся практики в международной торговли тем или иным товаром)

• качество товара (выбор способа определения качества зависит от характера товара, от практики, сложившейся в международной торговле данным товаром: по стандарту, по специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре)

• цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации

цены).

Базисные условия места поставки:

•условия платежа (продавец заинтересован в надежности и быстроте получения платежа за продаваемый товар)

•сроки поставки

•характер тары и упаковки

•срок действия оферты.

Следует отметить, что оферта может быть твердой и свободной. Если письмо - оферта твердая, то она выражается словами:

"Предлагаем твердо", если свободная, то: "Предлагаем без обязательств".

Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. В тех случаях, когда между сторонами уже был заключен аналогичный контракт или применяются типовые (общие) условия поставки, оферта содержит только некоторые условия (например, наименование товара, количество, цена, срок поставки). В отношении остальных условий делается ссылка на ранее заключенный контракт или на типовые условия поставок, применяемые сторонами.

3.Письмо - запрос

Содержит практически все те же данные, что и письмо - оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, то есть откуда Вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается.

39

Можно попросить указать ее в оферте с указанием базиса, места

поставки.

4.Письмо - запрос информации о фирме.

Втаком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие Вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в

связи с чем Вы запрашиваете материал, т. е. в какой степени фирма может быть заинтересована в Вас.

5.Письмо - приглашение на переговоры.

Такое письмо должно быть направлено адресату заблаговременно (с учетом возможной задержки в пути). Желательно, что бы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для Вашего контрагента сроки приезда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в случае необходимости, вызов транспорта от Москвы до Вашего предприятия, вопрос билетов в оба конца, вопрос размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.)

6.Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос.

Внем указываются конкретные условия будущего контракта или предлагается проект контракта.

7.Письмо - рекомендация

Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов спецификации, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на № контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой представления рекомендации.

40

Все более широкое распространение в настоящее получают оперативные средства связи, в частности, факсимильная связь. С ее

помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются

разновидностью	переписки	между	деловыми		партнерами,
организациями.	Оформление	факса	осуществляется		аналогично
оформлению делового письма.
Отправитель	факса	должен	подучить	подтверждение
(CONFIRMATION	REPORT)	о том,	что информация		дошла до

получателя, в котором указывается: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа

«RESULTS», в которой ставится «ОК» (О-Key) если сообщение подучено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо

скопировать, т. к. факсовая бумага недолговечна. В дорогих

факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование необязательно. Пример оформления факса приведен в приложении Б.

Большая часть коммерческой переписки хранится 5 лет (статьи 158, 12, 223"Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит.

41

Практическая часть

1. Разработать письмо для конкретной организации (см. приложение

В)

2.Написать внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию (см. приложение Г)

3.Найти ошибки в оформлении писем и подготовить правильные варианты (см. приложение Д)

Всю теоретическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.

42

Оформление отчета.

1.Описать цель работы.

2.Дать характеристику письма и факсу

3.Представить документы, разработанные в ходе работы.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение деловой переписке. Какие основные два документа в ней можно выделить?

2.Что такое письмо, и как можно классифицировать письма?

3.Какие могут быть письма по содержанию и назначению? Дайте краткую характеристику каждому виду.

4.Какие реквизиты используются для написания письма?

5.Какие формы изложения текста используются в письме?

6.Из каких частей состоит текст письма?

7.Назовите основные способы работы с текстом письма?

8.Какие обращения могут иметь письма и факсы?

9.Какие письма подписывает руководитель и бухгалтер фирмы?

10.На сколько основных частей делится деловая переписка с точки зрения особенностей обработки?

11.Какая структура у делового письма международного образца?

12.Какие реквизиты имеет международное письмо?

13.Что такое факс?

14.Как оформляется факс?

43