Оформление и составление основных видов управленческих документов правила оформления делового письма

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации. Огромное кол-во писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Деловое письмо должно занимать не более одной страницы, это не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Важно, чтобы текст письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В связи с автоматизацией функций управления, информационных процессов во многих странах идет процесс унификации делового письма (в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения Zip-Cole, в США).

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется их полным набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2. эмблема организации (если не государственное предприятие);

3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4. код документа по ОКУД;

5. наименование организации (полное и сокращенное);

6. справочные данные об организации;

7. дата;

8. регистрационный номер документа;

9. ссылка на индекс и дату входящего документа;

10. адресат;

11. заголовок к тексту;

12. текст;

13. подпись;

14. ФИО и телефон исполнителя;

15. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида, Все остальные документы имеют названия («Акт», «Решение»).

Название организации сокращают только в том случае, если сокращенное название указано в документе. Нельзя произвольно сокращать название организации. Сокращенные названия образуются тремя способами:

1. по первым буквам слов, входящих в наименование (МВД); аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

2. по начальным слогам букв, входящих в наименование (Уралмаш);

3. смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй части – строчными (ВНИИдормаш); такие слова тоже пишутся слитно.

К обязательным реквизитам относятся почтовый и телеграфный адреса, дата (проставляется в верхнем левом углу).

Датой письма считается дата его подписания. Необходимо указывать № телефона, факса, № счета в банке. Даты в письме оформляются цифровым способом: 25.10.98 или 25.10.1998. Если используется одна цифра, то проставляется ноль: 12.01.02.

При ссылке на входящий документ не рекомендуется употребление слов «наш», «ваш». Наиболее рациональна следующая форма: На № _______от________. Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.10».

Адресат – наименование и адрес получателя письма, указывается в верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

В адресате название пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит»

А.Н.Смирнову

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного

Лесотехнического Университета

проф. В.Н.Старжинскому.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»

Г.Н.Некрасову

Скатерный пер., д 22,

Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву

ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

г. Новосибирск, 630102

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к текстудолжен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например:О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.

Текст– основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)

Отметка о наличии приложенияделается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»

на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин

Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ

Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.

Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

(или может быть бланк конкретного

должностного лица. Например, зам. министра)

Справочные данные организации

Заголовок письма

(начинается с предлогов «О» или «Об»)

ТЕКСТ

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя (или ФИО и номер телефона)